Para cualquier empresa, la capacidad de hacer un seguimiento los gastos y controlarlos con precisión afecta todo de forma directa, desde la contabilidad hasta la conformidad normativa. Si falta esto, es como tener una imagen incompleta. Por suerte, hay una gama de características disponibles para automatizar y agregar inteligencia a las compras a fin de ayudar a crear un proceso de adquisición moderno y holístico en cualquier tamaño de empresa, comenta Patrick Connaughton, director de investigación de Gartner.

“La tecnología permite deshacerse de las ineficiencias”, dice. “Los procesos altamente manuales implican que solo una fracción muy pequeña de las compras indirectas, aquellas cosas requeridas para la operación diaria de la empresa, en realidad se revisan y consideran de manera estratégica. Y eso realmente ha comenzado a cambiar”.

Eliminar esas ineficiencias brinda a las personas la oportunidad de participar en más funciones de nivel superior donde el talento puede brillar. Para ese proceso, son fundamentales los productos integrados que mejoran la utilidad de las soluciones de compra y pueden adaptarse y escalarse a fin de satisfacer a las empresas y los empleados donde se encuentran. “Se crean en torno al usuario y hacen que las soluciones sean más intuitivas y que se puedan buscar y encontrar cosas con rapidez”, dice Connaughton. “En lugar de revisar las facturas y asegurarse de que los pedidos estén dentro de la política, permiten que las personas se concentren en la estrategia”.

Integración en acción

Las integraciones orientadas también son un componente clave de la experiencia de usuario, lo que mejora la utilidad de las soluciones de compra. Para Intuit, fabricante de TurboTax, QuickBooks y Mint, atender a los 5,7 millones de empresas que utilizan el conjunto de software QuickBooks significó integrar los datos de adquisición en la plataforma. “Muchos clientes de QuickBooks también son clientes de Amazon Business y lo que escuchamos de ellos fue que la conciliación de las compras en Amazon Business en QuickBooks debía hacerse de forma manual”, dice Blake Adams, director de asociaciones estratégicas en Intuit, líder del mercado en software de contabilidad para pequeñas empresas. “Les tomaba demasiado tiempo”.

Ahora, las compras realizadas a través de Amazon Business se importan de forma automática a QuickBooks, incluidos datos importantes sobre categorización, costos y tarifas. Agiliza la conciliación y genera una mayor visibilidad de los gastos, al cambiar las horas de contabilidad que se emplean mejor en el crecimiento y la innovación. “En Amazon, trabajamos a partir de las necesidades de nuestros clientes y para encontrar formas de facilitar las compras en Amazon Business”, dice David Stout, jefe de asociaciones globales en Amazon Business. “Una forma en la que ayudamos a elevar a los líderes empresariales y empoderarlos para que dediquen más tiempo a enfocarse en los impulsores estratégicos del negocio y menos tiempo en el proceso, es a través de nuestras integraciones con sistemas críticos de gestión empresarial. Por ejemplo, nuestra integración con Intuit QuickBooks Online es un reflejo de nuestro compromiso de resolver algunos de los desafíos que enfrentan nuestros clientes”.

Estos tipos de integraciones inteligentes orientadas al cliente ayudan a Amazon Business a proporcionar un acceso más simple a información crucial. Con él, el mismo espíritu emprendedor que lanzó el negocio permite a esos propietarios y a sus equipos, personas que a menudo realizan varias tareas y no son expertos en la cadena de suministro, operar con precisión e impulsar el crecimiento.

“La claridad significa que, luego, puede tomar medidas”, dice Adams. “Ya sea que esté reduciendo los costos u optimizando las operaciones”.

Acceder a las herramientas correctas en el momento correcto

Intuit es una de las diversas herramientas que se integran con facilidad en la experiencia de compra de Amazon Business. Otras soluciones disponibles a través de Amazon Business incluyen más de 110 sistemas de adquisición electrónica. Uno de ellos es Coupa, líder mundial en la compra de software. Las empresas utilizan su plataforma de administración de gastos comerciales para proporcionar mayor visibilidad de los gastos. Integraciones que personalizan y mejoran la experiencia de usuario en la compra de silos descompuestos y ayudan a limitar el gasto innecesario, comenta Roger Goulart, vicepresidente sénior de desarrollo comercial y alianzas en Coupa. “Independientemente del tamaño del cliente, todos necesitan encontrar y comprar artículos rápidamente”, dice. “Si ese proceso no es simple o no cumple con las expectativas que una persona tiene para comprar bienes, esta podría comprar a través de un proveedor externo y entonces usted tendría menos control y visibilidad en el proceso de adquisición”.

La integración con Amazon Business permite a Coupa mejorar el tradicional “punchout” de comercio electrónico, el mecanismo por el cual los compradores acceden al catálogo en línea de un vendedor, al eliminar la necesidad de navegar por múltiples sitios y consolidar las opciones de productos en una experiencia perfecta entre Coupa y Amazon Business. Significa que las empresas pueden integrar y escalar las compras para aprovechar los beneficios de Amazon Business sin hacer cambios potencialmente disruptivos en los sistemas y procesos existentes.

“La integración de Amazon Business y Coupa hace que la adquisición de bienes y servicios en el trabajo sea similar a la forma en que compramos artículos en nuestra vida diaria”, dice Goulart. “La experiencia de usuario integrada hace que la adquisición sea completamente fluida. Los usuarios tienen opciones sobre dónde comprar, mientras siguen teniendo acceso a los productos preferidos de la empresa. El equipo de adquisiciones puede configurar esta integración para mostrar las opciones que ayudan a cumplir los objetivos estratégicos de la compañía”.

Con Amazon Business, la eficiencia se proporciona de diversas maneras, desde capacidades de inicio de sesión único para empleados hasta la capacidad de conectar equipos en toda la empresa en una sola cuenta. Los controles adicionales de la autoridad de la cuenta pueden ayudar a proporcionar una mayor visibilidad de los gastos y administración, al adaptar soluciones a las necesidades con aún más precisión. La capacidad de hacer un seguimiento y controlar con precisión los gastos afecta todo, desde la contabilidad hasta la conformidad normativa y ayuda a las empresas de cualquier tamaño a garantizar que los recursos, incluidos el capital y la mano de obra, se implementen de manera estratégica como una herramienta para el crecimiento.

“Es posible avanzar en los objetivos comerciales a través de las compras”, dice Alex Gagnon, vicepresidente de Amazon Business Worldwide. “Nuestros clientes quieren proporcionar a los empleados una experiencia de Amazon, pero lo hacen dentro del proceso y los controles proporcionados a través de los sistemas de adquisición. Las integraciones permiten esto a la vez que ofrecen el ahorro de costos y la mayor eficiencia que los líderes en adquisición buscan impulsar. En pocas palabras, estas integraciones facilitan que nuestros clientes logren sus objetivos”.