Recopilación de registros comerciales. Revisión de los balances generales. Revisión de recibos. Recopilación de más registros. Revisión de más recibos. Prepararse para el día de los impuestos no solo parece tedioso, lo es. No es de extrañar que las pequeñas empresas informen que pasan alrededor de 2500 millones de horas trabajando en sus impuestos, lo que equivale a 1.25 millones de empleos de tiempo completo.¹

Es cierto que no hay secreto para evitar todo el trabajo (y los dolores de cabeza) que conlleva la preparación de impuestos para la pequeña o mediana empresa (PyME). Sin embargo, ya sea que contrate a un profesional de impuestos o los presente por su cuenta, estos consejos pueden ayudarlo a prepararse para el día de los impuestos y a aprovechar al máximo las posibles deducciones.

1. Tenga en cuenta estas deducciones comerciales comúnmente malinterpretadas

Como es de esperarse, los gastos comerciales y personales pueden combinarse fácilmente cuando usted es propietario de una PyME. Estas son tres áreas comunes que pueden crear confusión:  

• Viajes: El viaje diario al trabajo no es deducible, es un gasto personal. Sin embargo, viajar hacia y desde el trabajo para una reunión fuera de las instalaciones, sí lo es. Cuando se trata de viajar, pregúntese: “¿Es este viaje esencial para completar mi trabajo?” Si la respuesta es sí, también podría ser un gasto deducible.
• Oficina en casa: Si utiliza una parte de su casa exclusivamente para fines comerciales, puede deducir los gastos relacionados con ese espacio: el interés sobre la hipoteca, el seguro, los servicios públicos, las reparaciones y la amortización son todos deducibles. Pero, ¿qué sucede si la oficina en casa se convierte en la sala de recreación familiar? Los gastos de una oficina en casa solo pueden deducirse si el espacio se utiliza de manera exclusiva y regular para fines comerciales.
• Comidas y entretenimiento: Las comidas de negocios son parte integral del mantenimiento y la creación de relaciones sólidas con los clientes. Esos almuerzos y cenas no solo son una excelente manera de establecer una conexión con el cliente, sino que también se puede deducir el 50 por ciento del costo de la comida. Por otro lado, las comidas para fiestas y picnics de la compañía son totalmente deducibles. Sin embargo, ¿qué sucede si lleva a un cliente o a sus empleados a un partido de béisbol? Aunque están relacionados, los gastos de entretenimiento no son deducibles.

Consejo adicional: Como regla general, los gastos comerciales deducibles son gastos comunes y necesarios. Si no está seguro de si una compra constituye un gasto comercial, conserve el registro de la transacción y consulte a un contador profesional.

2. Elija un método de pago para las compras comerciales

Llevar un registro de cada compra puede ser engorroso, especialmente de las compras más pequeñas. Considere usar un método de pago para todos los gastos comerciales. Por ejemplo, puede usar una tarjeta de crédito para pequeñas empresas y obtener tarjetas complementarias para los empleados. Cuando llegue el momento de declarar los impuestos, todas las compras de la empresa se incluirán en las facturas mensuales.

Consejo adicional: Con la tarjeta American Express de Amazon Business Prime, puede obtener recompensas o seleccionar plazos de pago flexibles, como el 5 % de reintegro o pagos a 90 días en compras realizadas con una membresía Prime elegible en Amazon Business, AWS, Amazon.com y Whole Foods Market en los EE. UU. Obtenga el 5 % de reintegro en los primeros 120 000 USD en compras cada año calendario y el 1 % de reintegro a partir de entonces.

3. Tenga cuidado con las pequeñas deducciones: se acumulan

El código fiscal cambia con frecuencia, lo que dificulta saber qué es deducible de un año a otro. Si bien rara vez hay cambios drásticos en el código fiscal, usted puede asumir razonablemente que algunas compras se mantendrán deducibles y es posible no poder realizar nuevas deducciones, especialmente en compras más pequeñas, entre ellas:

• Gastos de caja chica: esos burritos de desayuno que compró con efectivo para una reunión matutina son más que un bocadillo sabroso,  son una deducción de impuestos. Lleve un registro de todas las compras en efectivo que realiza la organización.
• Documentar los gastos de preparación: Si la organización pagó a un profesional para que ayude a desarrollar un plan de negocios o completar una solicitud de préstamo, puede deducir esos gastos. ¿Los imprimió, cotejó y vinculó? Esos gastos también son deducibles.

Consejo adicional: Para una revisión completa de las deducciones, consulte la Publicación 535, Gastos comerciales del IRS o hable con un preparador de impuestos.

4. Recuerde realizar pagos de impuestos estimados trimestralmente

Las empresas que se espera que adeudarán más de 1000 USD en impuestos deben realizar pagos trimestrales al IRS. La mayoría de las pequeñas empresas, incluso las empresas unipersonales, se encuentran dentro de ese rango. Aunque pagar los impuestos estimados puede reducir su flujo de efectivo, es importante mantenerse al día con esos pagos. Al hacerlo, evitará las sanciones del IRS, es decir, el cobro de intereses sobre los impuestos atrasados.

Si le preocupa que la organización no pueda apartar suficiente efectivo a fin de realizar pagos estimados trimestralmente, considere solicitar una línea de crédito comercial para mantener el flujo de efectivo.

Consejo adicional: Consulte el calendario de impuestos del IRS. Use esta herramienta útil a fin de planificar todo el año fiscal y establecer recordatorios para cada pago de impuestos.

5. Considere usar el crédito para realizar compras grandes en torno a la temporada de impuestos

¿Ha postergado una compra grande de equipos o una inversión considerable porque la organización no tiene el efectivo disponible? Un enfoque es realizar la compra con términos de pago extendidos. De esa manera, puede demorar el pago hasta después del día de los impuestos y, al mismo tiempo, poder deducir la compra de los impuestos.

Consejo adicional: La tarjeta American Express de Amazon Business ofrece plazos de pago extendidos que permiten tomarse un tiempo adicional para pagar, sin intereses. Se aplican condiciones.

Hay muchos problemas que los propietarios de PyME abordan a diario, por lo que llevar un registro de cada gasto puede ser una tarea que se olvide rápidamente.

Al planificar con anticipación y usar herramientas que facilitan el seguimiento de cada compra, el tiempo para los impuestos puede manejarse y podrá concentrarse en las cosas que son más importantes para la organización: los clientes.  

¹https://web.archive.org/web/20180923062141/https:/smallbusiness.house.gov/uploadedfiles/9-14-16_williams_testimony.pdf