Tres maneras en que las empresas de servicios públicos pueden simplificar la adquisición con soluciones digitales

Con tantas cosas alteradas en nuestro mundo, pocas industrias son tan vitales para mantener la continuidad como la energía y los servicios públicos. Estas compañías han estado en la primera línea y han respondido primero durante la pandemia y los desastres naturales para mantener la estabilidad de los hogares, los empleos y las comunidades.

Mantener las luces encendidas en 2020 ha sido un desafío. Veamos cómo el Covid-19 ha acelerado la necesidad de impulsar el ahorro de costos y mejorar los procesos de las empresas de servicios públicos. Luego, analizaremos tres maneras en las que las empresas de servicios públicos con visión de futuro están implementando soluciones de compra digital para ayudar a reducir costos, equipar mejor a su fuerza laboral y simplificar las operaciones.

La COVID-19 aceleró la necesidad de cambio

La pandemia del coronavirus ha requerido una flexibilidad sin precedentes, para la cual no se diseñaron procesos de adquisición heredados.

El impacto de la COVID-19 comenzó a principios de marzo, cuando las empresas de energía y servicios públicos se vieron obligadas a crear dos grupos de empleados: aquellos que fueron enviados a trabajar desde casa y aquellos que aún debían presentarse en un sitio de trabajo para mantener las operaciones. Ambos grupos requerían un apoyo único para hacer su trabajo de manera segura y eficaz. 

Una fuerza de trabajo virtual ahora necesitaba que se envíen a sus hogares equipos de TI, suministros y muebles. Para los empleados que permanecieron en sus sitios de trabajo, la seguridad y la protección contra infecciones se convirtieron en una necesidad esencial. Además del EPP estándar, como guantes, anteojos y chalecos de seguridad, de repente necesitaban desinfectante para manos, guantes de nitrilo, termómetros y mascarillas faciales. Los trabajadores de misión crítica debieron ser aislados en caso de que las tasas de infección aumentaran. Las empresas necesitaban catres, alimentos congelados, mini refrigeradores y más para equipar a los trabajadores para vivir en el sitio.

El apoyo a ambas bases de empleados aumentó los costos y la complejidad operativa. Los gerentes de compras de repente descubrieron que tenían una visibilidad y un control muy limitados de lo que los empleados compraban, ya que aumentaba el uso de tarjetas de compra en tiendas minoristas en línea y tiendas físicas. Muchos artículos simplemente no estaban disponibles en la base de suministro existente de la compañía, por lo que se debía examinar e incorporar a los nuevos proveedores. 

Así como se acumularon los costos, los ingresos tuvieron un gran impacto. Los datos de la Administración de Información Energética de los EE. UU., compilados por el New York Times, mostraron que el consumo eléctrico promedio cayó un 8 por ciento al inicio de la paralización, ya que empresas de todo el país cerraron sus oficinas.¹ La investigación de Brattle Group sugiere que la reducción en la carga dio como resultado una posible pérdida de ingresos netos para los servicios públicos de hasta el 30 por ciento.² Las morosidades comenzaron a llegar a los clientes que no podían pagar sus cuentas. En un entorno como este, algunas industrias pueden optar por cerrar o reducir la oferta, pero varios gobiernos estatales continúan respaldando las moratorias para evitar desconexiones.³

Con la acumulación de desafíos en la primera línea, los servicios públicos están bajo una enorme presión para modernizar sus operaciones.

Estas son tres maneras en que las innovaciones digitales están ayudando a los proveedores de servicios públicos a reducir costos, equipar eficientemente a los empleados y simplificar las operaciones para reducir la complejidad para una industria en flujo.

1.     Reduzca los costos en compras menores

Debido a que el gasto repetitivo ocurre por fuera de los proveedores contratados, puede ser difícil de controlar. Procesar cientos de órdenes de compra y facturas, y configurar nuevos proveedores en el sistema es una tarea que requiere mucho tiempo. Las tarjetas de compra a menudo proporcionan visibilidad limitada a nivel de artículo. Y dado que muchas transacciones ocurren en persona, la productividad se ve afectada.

Muchos proveedores de servicios públicos están reduciendo los costos y ganando eficiencia al cambiar el gasto repetitivo a una tienda en línea. Cuando se reúnen diversos proveedores en una sola tienda, como solemos hacer para compras personales, esto reduce la complejidad de comprar para una organización, puede reducir costos y es más eficiente que hacer viajes a una tienda física.

Por ejemplo, las empresas y organizaciones del sector público que compran a través de Amazon Business obtienen acceso a cientos de miles de vendedores en categorías como MRO, suministros de oficina y EPP. Los compradores pueden comparar fácilmente y elegir el mejor precio entre diversos proveedores dentro de una sola interfaz. Pueden beneficiarse de las eficiencias del proceso de un solo pago y de la visibilidad completa de las compras, con detalles a nivel de artículo.

2.     Equipe a una fuerza laboral de amplio rango más rápido

Las empresas de servicios públicos están buscando formas más eficientes de obtener suministros para una variedad de usuarios finales en amplias geografías. Las soluciones digitales ayudan a los trabajadores de campo, trabajadores de oficina y empleados que trabajan desde casa a obtener lo que necesitan más rápido.

La misma tecnología de aprendizaje automático (ML) que ha transformado las compras personales ahora está acelerando la forma en que las personas compran para trabajar. Amazon Business aplica ML para personalizar y seleccionar la experiencia de compra para los compradores comerciales a fin de que puedan encontrar y comprar rápidamente lo que necesitan, mitigando los costos de mano de obra y el riesgo asociado con los viajes a las tiendas. 

Al aprovechar la logística líder en la industria de Amazon, los compradores pueden recibir la mayoría de los artículos donde sea que se necesiten en dos días o menos con una membresía elegible de Business Prime.

3.     Simplifique las operaciones y mantenga el control

No es raro que una empresa de servicios públicos tenga decenas de miles de usuarios de tarjetas de compra. El simple hecho de gestionar el cumplimiento de las políticas de compra internas y mantener la visibilidad en una población de compras tan masiva se ha vuelto extraordinariamente complejo. Las empresas de servicios públicos están equilibrando el empoderamiento con el control al confiar en la tecnología de automatización para agilizar los procesos. Los flujos de trabajo de aprobación, los nuevos pedidos automatizados y las barreras de seguridad para ayudar a mantener el cumplimiento de las políticas de compra internas se pueden incorporar directamente a la experiencia de compra en línea, de manera que trabajen juntos para reducir los plazos de entrega.

La tecnología también está mejorando la visibilidad. Los potentes análisis de aprendizaje automático pueden evaluar los datos de adquisición para aprender los patrones de compra de una organización y proporcionar información. Impulsado por Amazon Quicksight basado en la nube, la visibilidad de gastos convierte los datos de compra en visualizaciones que los gerentes pueden usar con el fin de tomar decisiones de presupuesto y optimizar los ahorros.

A medida que las empresas de servicios públicos trabajan para mantener el poder a través de una pandemia y desastres naturales, muchas están avanzando hacia un nuevo estándar de compra para servir mejor a las comunidades que confían en ellas.

“En los próximos 20 años, habrá más innovación en el sector de servicios públicos que la que ha ocurrido hasta la fecha desde el momento de Thomas Edison”, dice el centro global de energía y servicios públicos de PwC.⁴ Las empresas de servicios públicos se están adaptando al mundo cambiante y se preparan para el futuro confiando en las innovaciones digitales que transforman la adquisición.  

1. Bui, Q. y Woflers, J. “Otra manera de ver la recesión: El uso de energía está muy bajo”. El New York Times. 8 de abril de 2020.
2. “Los economistas de Brattle publican una evaluación actualizada hasta junio de 2020 sobre los impactos de la COVID-19 en la industria energética”. El Grupo Brattle. Julio de 2020.
3. Szybist, M. “PA necesita asistencia con la factura de servicios públicos para evitar cortes masivos”. NRDC. 4 de septiembre de 2020.
4. “Capturar el valor de la interrupción”. Energía y servicios públicos globales de PwC. Consultado en octubre de 2020.