Publicación de invitado: La mejora de la empresa de adquisición ExxonMobil para el éxito a largo plazo

He estado trabajando en ExxonMobil por más de quince años y actualmente dirijo las compras globales de mantenimiento, reparaciones y operaciones (MRO). Con el paso de los años, he hecho todo lo posible para ayudarnos a lograr varios desafíos. Aunque es imposible prepararse para todo, sobrevivir las crisis y administrarse en los momentos buenos tienen al menos una cosa en común: las organizaciones que sufren una transformación digital en sus procesos de adquisición están mejor equipadas para mantener la continuidad comercial en los momentos buenos y los malos.

En los últimos meses, organizaciones de todos los tamaños e industrias han puesto en práctica sus planes de continuidad comercial, incluida la realización de ajustes en su cadena de suministro y la facilitación de arreglos de trabajo alternativo. Una cosa que se dejó en claro para los líderes en adquisición durante este momento es cuán preparados estamos para navegar por circunstancias imprevistas y cómo los procesos que hemos creado con anticipación nos ayudan o entorpecen en momentos difíciles. A medida que las tendencias de compras en los últimos años se inclinaron hacia el avance de la transformación digital y la automatización, muchas empresas de adquisición, incluidos nuestros equipos en ExxonMobil. han estado trabajando para establecer soluciones modernas que nos ayuden a operar de forma más eficaz, independientemente del entorno en el que estamos trabajando. 

Operaciones de MRO en una escala global

Nuestro grupo de MRO supervisa una cantidad significativa de las transacciones de compra de ExxonMobil globalmente, inclusive una parte del capital y los gastos de operaciones de compra de ExxonMobil. Para las operaciones en nuestra escala, estamos investigando cada vez más la tecnología que nos puede ayudar a mejorar las operaciones y deleitar a nuestros clientes. Como expertos comerciales dentro de ExxonMobil, nos concentramos en entender lo que le importa al negocio, cómo proporcionar los productos y servicios apropiados y qué tipos de opciones y contratos son necesarios para adquirir materiales y servicios que permitan que las operaciones y proyectos se desarrollen sin inconvenientes, pero siempre se puede mejorar y la tecnología digital juega un rol cada vez más importante.

Por ejemplo, recientemente hemos implementado una solución en la nube para tener todos nuestros contratos en un solo lugar, lo que permite que la mayoría de nuestros usuarios finales puedan realizar solicitudes en una plataforma sencilla de usar. Este sistema basado en la nube permite que los usuarios accedan a contratos y efectúen transacciones automáticamente, independientemente de su ubicación y ha reemplazado la necesidad de procesos manuales. Pero una cantidad significativa de las transacciones de MRO de ExxonMobil se consideran “casuales” para la compra de artículos consumibles de bajo costo, como herramientas pequeñas, equipo básico de laboratorio, suministros de oficina, tuercas y pernos pequeños, suministros eléctricos básicos y algunos equipos de protección personal (PPE). El tiempo dedicado a encontrar, contratar e informar los gastos de estos tipos de artículos podría ser mejor invertido en otros esfuerzos más estratégicos.

Además, para las transacciones casuales, no teníamos el nivel de visibilidad de la competitividad del precio, como si lo teníamos en nuestros gastos de contrato más estratégicos. Al consolidar todas estas transacciones en nuestro nuevo sistema de compras al pago y permitirles a los usuarios registrarse en Amazon Business para comprar productos consumibles de MRO, hemos podido aumentar la automatización de estas compras de rutina y obtener más visibilidad en estas transacciones. Además, la tienda que ofrece Amazon Business permite a nuestros clientes comparar varios proveedores de consumibles de MRO en un solo lugar y así encontrar fácilmente un precio competitivo, lo que da como resultado una reducción de los costos de transacción.

También hemos trabajado con el laboratorio de soluciones de Machine Learning (ML) de Amazon para desarrollar una prueba de concepto destinada a maximizar la utilización de contratos y obtener una mayor reducción de costos. Un enfoque aprovecha Amazon SageMaker para mejorar la identificación de los elementos del catálogo que mejor se adapten a las entradas de texto libre en el sistema de adquisiciones electrónicas de ExxonMobil, Smart by GEP. Cuando las descripciones de los elementos del catálogo no están disponibles, utilizamos Amazon Comprehend para crear un modelo de clasificación personalizado a fin de asignar entradas de texto libre a los acuerdos de contrato con proveedores.

Hemos recibido comentarios positivos de los clientes. Muchos destacan que la capacidad de crear equipos dentro de Amazon aumenta la colaboración, permite una mayor visibilidad del gasto grupal, administra el cumplimiento al establecer límites de gastos y guía a los usuarios hacia los artículos aprobados, para nombrar sólo algunos. Más importante aún, estos procesos han ayudado a que nuestro equipo mantenga nuestras operaciones en todo el mundo, a medida que el clima mundial actual presenta desafíos para nuestra cadena de suministro. Al configurar nuestro sistema de compras con el conjunto adecuado de herramientas digitales y alinearlo con cadenas de suministro confiables, pudimos asegurar nuestra continuidad comercial.

Como profesional de compras, a menudo hablo sobre el costo total que tiene la propiedad de artículos y servicios. Sin embargo, he notado que los líderes en adquisición no le prestan suficiente atención al costo de extremo a extremo para satisfacer las solicitudes de sus clientes. Hemos adoptado soluciones tecnológicas que podrían reducir el costo total de las compras para una organización en cuanto a tiempo y presupuesto. Por ejemplo, si usted está comprando un objeto costoso como una turbina, el costo y la calidad son los factores más importantes. Pero, si compra seguido artículos económicos, usted debe enfocarse en el costo total de dichas transacciones. Esto significa considerar el costo de llevar el material del proveedor al usuario final. Transformar sus procesos de adquisición digitalmente puede ayudarlo a lidiar con problemas complejos relacionados con el costo, la escala y las cadenas de suministro.

Estas cuestiones, entre otras, son factores persistentes de las organizaciones que un sistema de compra moderno y digital puede ayudar a resolver. Sin embargo, es el trabajo de nuestros líderes mostrar a sus organizaciones que la compra puede ir más allá de solo el precio de los artículos. De hecho, es un modelo integral de cómo comprar lo que sus clientes necesitan de principio a fin, de una manera que tenga sentido para ellos, reduzca el reciclaje y aporte valor al balance final. Descubrí que, en tiempos más o menos desafiantes, tecnologías y soluciones como Amazon Business pueden ayudar a reducir el costo de transacciones y mejorar las compras como un conductor de valor.