Cinco pasos para simplificar la preparación de impuestos de las pequeñas empresas

Presentar impuestos no es exactamente la idea de nadie de pasar un buen momento. Según una encuesta de la AARP, los estadounidenses preferirían pasar la noche en el aeropuerto, sentarse junto a un bebé que llora en un vuelo largo o someterse a un procedimiento odontológico en lugar de preparar sus declaraciones de impuestos.

Pero los impuestos se vuelven aún más complicados cuando se agrega una pequeña empresa a la mezcla. En primer lugar, si espera adeudar más de $1,000 en impuestos para su empresa, tendrá que pagar impuestos de forma trimestral. Más allá de eso, necesitará algunos documentos más a mano cuando presente sus impuestos para pequeñas empresas, incluidos extractos bancarios, registros de inventario y recibos. Demasiados recibos.

Si espera hasta el último minuto para reunir estos documentos, revisar sus recibos y preparar sus impuestos para pequeñas empresas, deseará estar durmiendo en un banco del aeropuerto. Dejando de lado la angustia emocional, es posible que no esté maximizando los deducibles de impuestos y créditos disponibles para los propietarios de pequeñas empresas, por lo que terminará pagando más de lo que debería.

Sin embargo, hay algunos pasos que puede implementar para que la temporada de impuestos sea un poco menos… gravable. Echemos un vistazo.

1. Mantenga sus registros tributarios organizados durante todo el año

Preparar sus registros tributarios para la temporada de impuestos es más fácil cuando mantiene registros limpios y organizados durante todo el año. De esta manera, no tendrá una prisa loca por organizar y conciliar sus registros tributarios a último momento. Apresurarse da como resultado errores y los errores le costarán, por lo general, el monto de los impuestos pagados en exceso o una auditoría del IRS.

Manténgase al día con el mantenimiento de la contabilidad y evite el estrés excesivo:

• Categorizar todos los gastos a medida que llegan para que estén organizados y sean fáciles de localizar. La categorización diligente de los gastos puede evitar que las transacciones se pasen por  alto.
• Registrar al beneficiario en todas las transacciones para que pueda rastrear y categorizar todos los gastos  con mayor facilidad. No tendrá que examinar sus recibos para determinar qué compró o dónde.
• Registrar los nombres de cada proveedor que paga, especialmente si paga con cheques. Es  fácil emitir un  cheque sin llevar un registro. Más allá de eso, deberá enviar  los formularios 1099 a cualquier proveedor o contratista pago, por lo que necesita sus nombres en los registros.
• Completar los balances anuales de los inventarios. Esto puede ser una molestia, especialmente si tiene un gran inventario, pero es importante tener un balance preciso de inventario para evitar inflar o desinflar sus  ingresos antes de los impuestos.
• Reservar dinero para impuestos o realizar pagos estimados trimestrales durante todo el  año. Si no está seguro de cuánto adeudará en impuestos, es una buena idea reservar al menos el 30 % de sus ingresos antes de los impuestos. Mantenga el dinero para impuestos separado así no  sentirá la tentación de gastarlo.

Mantenerse al tanto de estas pequeñas tareas de contabilidad durante todo el año hace que la preparación de impuestos sea un poco menos molesta. Al menos, se sentirá menos atraído a someterse a un procedimiento odontológico.

2. Prepare sus registros tributarios para la temporada de impuestos

A medida que se acerca la temporada de impuestos, deberá preparar sus registros tributarios y documentos para su presentación. Si ha sido diligente en el mantenimiento y la organización de sus registros tributarios durante todo el año (ver paso 1), ¡esto será fácil! Si no es así, ya sabe qué hacer de aquí en adelante.

Preparar sus registros tributarios para el temporada fiscal implica:

• Balances y conciliaciones.  Concilie sus cuentas bancarias comerciales hasta enero del año siguiente al  año de presentación para asegurarse de que se contabilicen todas las transacciones de diciembre. Haga que su balance general esté equilibrado, que no haya discrepancias y que sus registros coincidan con sus registros bancarios.
• Identificar todas las fuentes de ingresos. Especialmente los ingresos de intereses devengados, recuperación de una deducción anterior o ingresos inusuales como ganancias de lotería. Estas fuentes de ingresos pueden gravarse e informarse  de manera diferente.
• Observar cualquier contribución adicional. Invertir en una cuenta IRA puede dar lugar a una mayor deducción de impuestos. Además, puede realizar la contribución máxima a su propia cuenta hasta el día de la declaración tributaria, 15 de abril*, y aún contarla para el año anterior. Las contribuciones a una cuenta Roth IRA pueden no ser deducibles.

Una vez que haya conciliado sus registros tributarios, identificado sus fuentes de ingresos y realizado contribuciones IRA de último momento, es hora de reunir todo. Esto significa escanear y clasificar recibos, hacer copias digitales de registros impresos y volver a verificar sus datos.

Por supuesto, el uso de un software de contabilidad como QuickBooks Online puede agilizar este proceso al almacenar automáticamente recibos digitales, categorizar transacciones y resaltar discrepancias en sus registros tributarios.

3. Trabaje con un tenedor de libros

Si está pensando “solo estamos en el paso 3 y ya me siento abrumado”, no es el único. La mayoría de los propietarios de empresas no se sienten totalmente seguros cuando se trata de administrar sus registros tributarios y declarar impuestos. Y, seamos realistas, los impuestos comerciales son demasiado. Hay una razón por la que algunas personas preferirían sentarse junto a un bebé que llora durante un vuelo internacional que pensar en sus impuestos.

Es por eso que tenemos tenedores de libros. Un tenedor de libros puede ayudarlo a mantener sus registros tributarios limpios y organizados durante todo el año, lo que le proporciona más tiempo para hacer lo que mejor hace: dirigir su negocio. Además, pueden detectar errores y equivocaciones que podrían pasar desapercibidos por su ojo inexperto, con lo que también se ahorra dinero.

Si recién está comenzando, o no está en condiciones de pagar un servicio de contabilidad presencial, aún tiene algunas opciones:

• Utilice un software de contabilidad como QuickBooks Online para realizar un seguimiento  automático de los gastos, recibos, facturas, inventario y más. Aún tendrá que organizar y  mantener sus registros tributarios, pero el software automatiza la mayoría de los procesos habituales. Seguramente  es mejor que buscar en una caja de zapatos con recibos arrugados.
• Conéctese con un tenedor de libros virtual a través de un servicio como QuickBooks Live  Bookkeeping. Si utiliza un software de contabilidad, su tenedor de libros puede administrar fácilmente sus registros tributarios desde lejos. La comunicación es clave para asociarse con un tenedor de libros virtual o remoto.

Cuando llegue el momento de pagar impuestos, su tenedor de libros puede ayudarlo a preparar, organizar y empaquetar sus entregas para una presentación rápida y precisa. Y eso no tiene precio.

4. Organice sus entregas

Nos estamos acercando a la meta. Es hora de reunir todos los documentos y recibos que necesitará a fin de presentar sus impuestos para pequeñas empresas. Antes de presentarlos, asegúrese de tener los siguientes registros a mano:

• Declaración de impuestos del año anterior
• Información comercial, como clasificación comercial y estado fiscal
• Extractos bancarios para el año de presentación, incluidos los estados de cuenta mensuales de cualquier cuenta  asociada a la empresa y de cualquier tarjeta de crédito comercial, saldos de cuentas de préstamos y cualquier cargo de la empresa en cuentas personales
• Información de nómina
• Saldos de cuentas por cobrar
• Registros de inventario
• Recibos de gastos deducibles (incluidos los registros de millas)

Si recurre a un experto en impuestos, reúna a esos problemáticos y envíelos para que pueda presentarlos en su nombre.

5. ¡Archive! Y comience a pensar con anticipación.

Antes de enviar sus impuestos, eche un último vistazo. Revise por última vez sus libros completados y organizados. Si todo se ve bien, ¡archive!

Una vez que haya presentado la solicitud, realice los pagos de impuestos requeridos o de buena fe (si no pagó los impuestos estimados de forma trimestral) antes del 15 de abril*. En el futuro:

• Planifique dedicar al menos 30 minutos a la semana para revisar y mantener sus registros tributarios.
• Programe una revisión mensual de los registros tributarios del mes anterior para detectar cualquier error que  se le haya escapado.
• Reúnase con su tenedor de libros de manera trimestral (como mínimo) para mantenerse al tanto de la situación durante todo el año.

Su diligencia dará grandes frutos cuando llegue la temporada de impuestos. Pasará menos tiempo preparando sus registros tributarios para la temporada de impuestos y más tiempo haciendo crecer su negocio. Además, se sentirá tranquilo sabiendo que no está pagando de más en sus impuestos. Y eso, definitivamente, es mejor que pasar la noche en un aeropuerto.

Administre las compras comerciales con QuickBooks y Amazon

Administrar y categorizar transacciones comerciales es fácil con la aplicación Amazon Business Purchases para QuickBooks. Es la manera inteligente y sencilla de pasar todas sus compras de Amazon Business a QuickBooks, para que pueda revisar y organizar transacciones en un solo lugar. Consulte descripciones de productos, costos y desgloses de cargos para cada transacción, luego clasifíquelas y hágalas coincidir con sus transacciones bancarias de manera automática.

Esta aplicación solo funciona con cuentas de Amazon Business. Regístrese para obtener una cuenta gratuita de Amazon Business y acceder a una amplia selección de productos y herramientas para su empresa.

*El día fiscal suele ser el 15 de abril de cada año, a menos que ese día caiga en fin de semana o feriado, en ese caso, se traslade al siguiente día hábil.

Este contenido solo tiene fines informativos y no debe considerarse asesoramiento legal, contable o fiscal, ni un sustituto de dicho asesoramiento específico para la empresa. No se garantiza que la información sea integral en cuanto a cobertura o que sea adecuada para tratar la situación particular de un cliente. Amazon Business o Intuit Inc. no tiene la responsabilidad de actualizar o revisar la información aquí presente. En consecuencia, no se debe confiar en la información proporcionada como sustituto de la investigación independiente. Amazon Business e Intuit Inc no garantizan que el material aquí incluido siga siendo preciso ni que esté completamente libre de errores cuando se publique. Los lectores deben verificar las declaraciones antes de confiar en ellas.

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