Escuelas del Condado de Berkeley
Cómo moderniza el abastecimiento y cómo la reinversión le permitió ahorrar tiempo para la misión de aprendizaje.
Resumen
Las Escuelas del Condado de Berkeley, el segundo distrito escolar más grande en Virginia Occidental, adoptó Amazon Business para digitalizar y simplificar la solicitud de útiles escolares y el proceso de compra para cada una de sus 32 escuelas, de modo que sus maestros y el personal puedan centrar toda su atención en la misión educativa.
Dar tiempo a los maestros y al personal para dedicarse a la educación
Las Escuelas del Condado de Berkeley se esfuerzan por proporcionar una excelente educación a cada uno de sus 19 500 estudiantes. Con esa misión en mente, el distrito buscó reducir la carga administrativa de sus maestros y personal digitalizando y simplificando el proceso de solicitud de útiles escolares.
Anteriormente, el proceso de Berkeley a menudo requería un esfuerzo manual adicional para comunicar los deseos y necesidades del personal a las autoridades de compras. Cuando los miembros del personal solicitaron suministros, enviaron formularios de aprobación en papel con solicitudes de compra a una autoridad de compras del departamento, quien luego buscó el artículo, estableció el carrito y realizó el pedido, a menudo teniendo que descifrar lo que se entiende por artículos ambiguos como “carpetas”. En algunos casos, los maestros debían conducir a través de todo el distrito para acceder a una cuenta de Prime de un departamento para establecer su propio carro y usar la tarjeta P del departamento para realizar la compra. Para simplificar los pedidos y darle al distrito una manera sencilla para realizar compras, Berkeley se asoció con Amazon Business.
Un proceso de solicitud digitalizado que simplifica el pedido y la conciliación
El distrito no tiene un departamento de compras centralizado, ya que prefiere mantener separadas las autoridades de adquisición para las escuelas individuales, fondos Título 1, educación especial y los departamentos curriculares, entre otros. Esta autonomía garantiza que las decisiones son realizadas por aquellos que comprenden mejor los requisitos específicos asociados con cada uno. Sin embargo, esto fomentó flujos de trabajo dispares y reconciliaciones complicadas. La compra de un artículo podría incluir múltiples transacciones con tarjetas de crédito de varias fuentes. El distrito quería mantener la estructura autónoma, pero el proceso de solicitud necesitaba modernizarse.
Los maestros y el personal utilizaban varias tiendas, una de las cuales era Amazon.com, para investigar y comprar suministros. Preferían Amazon.com debido a su familiaridad con la experiencia en línea y la amplia selección. Sin embargo, esto no estaba alineado con sus necesidades de organización, ni les daba el control sobre sus propios pedidos. Finanzas quería una forma de conciliar compras y consolidar proveedores.
Berkeley se asoció con Amazon Business para reducir el tiempo de los pedidos y crear un proceso simplificado con una experiencia de compra en línea familiar y de confianza.
“Cuando los maestros necesitaban suministros rápidamente, se comunicaban con una autoridad de compra para obtener una tarjeta de crédito, conducían a la tienda para realizar una compra y luego viajaban de vuelta al colegio con sus artículos. Es mucho tiempo desperdiciado que podría ser invertido en la educación. “Con Amazon Business, los maestros crean una lista en su computadora del salón de clase y la envían. Los flujos de trabajo comienzan a funcionar de inmediato, lo que agiliza las autorizaciones. Los maestros obtienen exactamente lo que necesitan y en solo dos días”.
— Bradley Sponaugle, asistente de tesorería, Escuelas del Condado de Berkeley
Replicando las fuentes de financiamiento de la escuela y reemplazando el proceso en papel
Amazon Business colaboró con Berkeley para desarrollar un proceso de compra de extremo a extremo que se adaptara a la estructura de financiación del distrito, incluyendo la configuración de varios procesos únicos de flujo de trabajo de aprobación, las mejores prácticas y las listas de negocios. Amazon Business proporciona un sistema de compra en todo el distrito, que migra el proceso de solicitud casi en línea desde un proceso de solicitud en papel que requiere un flujo de trabajo con copias físicas, servicios de mensajería internos y firmas de tinta húmeda.
Las ventajas:
• Los maestros y el personal pueden pedir exactamente lo que se necesita de forma fácil y rápida
• El flujo de trabajo aprobado digitalizado refleja la estructura del departamento y la estructura de financiamiento
• El tiempo entre el pedido y la entrega se reduce de dos semanas a dos días
• Las órdenes de compra proporcionan una perspectiva clara para gastos y presupuestos
• Las herramientas de análisis facilitan la conciliación mensual
• La supervisión centralizada permite transiciones del personal sin interrupciones
“Los maestros y el personal ahora pueden construir una lista precisa en línea y enviarla a la autoridad de compra, quien solo debe hacer clic en un botón para crear un pedido. Eso es estupendo”, dijo Bradley Sponaugle, Asistente de Tesorería para las Escuelas del Condado de Berkeley. “Dado que cada compra con tarjeta de crédito viene con un número de orden de compra correspondiente, podemos rastrear ambos fácilmente”.
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