Las emergencias ocurren: estas son algunas lecciones que hemos aprendido para estar más preparados

Con la COVID-19, fuimos testigos de un cambio a escala mundial de la noche a la mañana. Entre otras cosas, me di cuenta de que si bien uno puede prepararse para una amplia variedad de emergencias, nunca podrá anticiparse a todo. Por ejemplo, vi cadenas de suministro globales que parecían fuertes y tenían dificultades por satisfacer las demandas (¿quién puede olvidarse de la escasez de papel higiénico?). El hecho de continuar viviendo esto nos ha enseñado a todos algunas lecciones valiosas sobre la preparación para emergencias.

¿Qué aprendimos en Amazon Business? Aunque la siguiente no es una lista completa, he detallado algunas de las conclusiones más importantes que estamos incorporando en nuestra estrategia de preparación para emergencias.

1. Identifique posibles tipos de emergencias y respuestas apropiadas

Es imposible pensar en todo, pero trate de abordar todas las emergencias potenciales (y realistas) que podrían amenazar la seguridad de los trabajadores. Las emergencias pueden variar desde un asesino activo hasta el clima estacional, un desastre natural o una pandemia global. Es importante sopesar las vulnerabilidades según la ubicación de su personal; los miembros de un personal que trabaja de manera remota pueden prepararse de manera diferente a los que realizan sus tareas en una ubicación física central. Por ejemplo, yo trabajo en una oficina en Seattle y nos hemos preparado para un posible terremoto. Puede parecer atemorizante pensar en estas situaciones peligrosas, pero la clave de la preparación es reconocer y planificar tantas situaciones como sea posible.

Consejo: Cada plan de emergencia debe tener una respuesta organizacional documentada que se investigue cuidadosamente y que se alinee con todos los protocolos federales o estatales. Incluya información sobre dónde ubicar los suministros (alimentos, agua o artículos médicos) que se almacenan en el sitio y un cronograma de cuándo renovar esos recursos.

2. Diseñe una estrategia de comunicación

La comunicación es fundamental y, durante las emergencias, es importante tener en cuenta que los mensajes pueden variar según la ubicación o la persona. Si su organización tiene muchas oficinas en diversas regiones geográficas, es posible que no sea adecuado bombardear a la toda la empresa sobre una emergencia específica de una sola ciudad. Del mismo modo, un mensaje destinado a un equipo de seguridad puede provocar pánico a un público más generalizado. Una buena planificación ante una emergencia incluye una estructura clara sobre cómo enviar una comunicación masiva y los principios para adecuar el contenido, el público al que se dirige y la frecuencia de un mensaje.

Consejo: Incluya un cronograma de pruebas periódicas para las herramientas de comunicación masiva.

3. Establezca roles de liderazgo y capacitaciones obligatorias para los empleados

Tener un plan de emergencia es excelente. Sin embargo, para implementar estos planes, necesita un equipo capacitado de líderes en respuesta ante emergencias y un mecanismo de capacitación de personal. Los planes de emergencia deben describir a los líderes en respuesta ante emergencias actuales (personas que se ofrecen como voluntarios además de las responsabilidades principales o los profesionales de respuesta ante emergencias) y sus respectivas responsabilidades. Estos planes también deben detallar el ritmo de capacitación del personal en general. Esto puede incluir un cronograma de simulacros (escape de incendio, refugio en el lugar, etc.) o la frecuencia de la capacitación formal. Algunas empresas exigen que los empleados realicen una capacitación virtual anual sobre cómo prepararse o responder ante emergencias. Durante estas capacitaciones, los empleados aprenden sobre consejos de seguridad personal, protocolos para emergencias específicas y prácticas recomendadas.

Consejo: Recomiende a los empleados que guarden medicamentos, refrigerios y zapatos cómodos en sus escritorios en todo momento.

Recuerde que prepararse para una emergencia es más abarcativo que lo que he descrito anteriormente, pero estos tres pasos son un buen punto de partida. Consulte la guía del Consejo Nacional de Seguridad sobre preparación para emergencias a fin de obtener más información.

Amazon Business está a su disposición para ayudar. Puede mantenerse preparado durante la pandemia y proteger a sus clientes y empleados si visita el enlace a continuación.