Estrategia de adquisición inteligente: El secreto para superar las tensiones financieras en la atención de la salud

Debido a las restricciones económicas que afectan a toda la industria, las organizaciones sanitarias de todo el país someten sus decisiones de compras a un delicado escrutinio. Según las Perspectivas para los líderes comerciales en el sector sanitario para 2023 de JPMorgan Chase, el 67 % de los ejecutivos que experimentaron inflación identificaron su cadena de suministro como la fuente de incremento de los costos comerciales, no muy distinto de lo que pasa con los límites en la fuerza de trabajo.

Los líderes de las organizaciones se encuentran en una posición difícil en la que deben evitar una futura escasez de insumos, mientras tienen que lidiar con un indiscriminado aumento general de precios y procesos de pedido impredecibles. “Estamos observando más tensión que nunca en los departamentos de la cadena de suministro”, dice Bill Kopitke, gerente general y jefe de atención médica de Amazon Business. “Las organizaciones de atención de la salud tienen que enfrentar desafíos financieros que exigen cambios”.

Varios factores financieros influyen en la creciente presión que sufren las organizaciones proveedoras y sus equipos de adquisición, según explican los directivos de atención de la salud a Modern Healthcare. Estos desafíos incluyen:

• Elevados gastos laborales. Muchas organizaciones experimentaron reducciones sustanciales en las ganancias durante 2022, provocadas en gran medida por picos en los gastos de sueldos y jornales. Aunque comienzan a normalizarse tras un pico en el mes de septiembre, los costos relacionados con los contratos de trabajo continúan afectando la estabilidad financiera.
• Aumento de costos e inflación. Los sistemas de salud también están observando aumentos en los gastos de diversos insumos médicos, farmacéuticos y servicios adquiridos. Por ejemplo, citando “fuertes dificultades económicas”, Kaiser Permanente con sede en Oakland, California registró una pérdida neta de 4.500 millones de dólares en 2022. Y la Clínica Mayo con sede en Rochester, Minnesota registró un drástico incremento de 8,1% en gastos anuales de más de mil millones de dólares en 2021. Entre la subida de los costos en la fuerza laboral e interrupciones en la cadena de suministro que empeoran de manera progresiva, los analistas predicen que habrá una continua inflación de precios que impactará en la industria de la salud durante 2023
• Pérdidas operativas netas. El incremento en los gastos está superando al de los reembolsos, creando nuevos problemas financieros para los sistemas de salud, según Lori Kalic, socio y analista sénior de atención de la salud en RSM US LLP. Junto con la demora en los pagos por parte de pacientes y pagadores y en medio de la amenaza de recesión, el impacto negativo en el balance final de las organizaciones es innegable.

Cada uno de estos límites financieros aumenta la necesidad de que las organizaciones busquen oportunidades de ahorro de costos, especialmente en la cadena de suministro. De los encuestados por JPMorgan que indicaron que experimentan inflación, el 48% afirmó estar adaptándose mediante cambios en las compras.

La necesidad urgente de reevaluar las estrategias de compra

En las últimas décadas, la mejora económica impulsó a que los equipos de adquisición consoliden sus gastos para lograr ahorros de costos y eficiencias operativas, ya fuera a través de organizaciones de grupo de compras (GPO), distribuidores primarios o proveedores, según Kopitke. Sin embargo, ese enfoque aislado en el entorno actual produjo rendimientos decrecientes y consecuencias no deseadas. Es incapaz de satisfacer las exigencias de la crisis financiera actual.

Hoy en día, los directores financieros miran con lupa cada gasto que se realiza, y están más abiertos a explorar oportunidades de ahorro no tradicionales. Esto ha obligado a los equipos de adquisición a considerar opciones distintas de los modelos operativos actuales mientras encuentran un equilibrio con otras numerosas prioridades y limitaciones. Desafortunadamente, la práctica tradicional de adquisición, que se basa en ciclos de contratación a largo plazo, contratos estáticos y opciones limitadas, ya no cuenta con herramientas para hacer frente a las demandas en constante evolución.

“Dado que las organizaciones tienen el desafío de reducir los costos, hay que romper esquemas respecto de qué estuvieron comprando y a quién le estuvieron comprando”, indica Kopitke. “Se preguntan, ¿Podríamos comprar un insumo similar a un precio mejor en otro lugar? ¿Tenemos demasiados intermediarios? ¿Existe un mejor modelo de despacho?' Se cuestiona todo, desde la cirugía médica y el capital, hasta los productos empresariales como computadoras portátiles”.

Deficiencias comunes de los proveedores y oportunidades clave

En medio de un mayor escrutinio, es tentador para los líderes recortar los gastos precipitadamente y tener relación con múltiples proveedores para tratar de asegurarse de pagar los precios más bajos posibles. Pero este enfoque podría causar más complicaciones a largo plazo, como variaciones clínicas y una visibilidad limitada del gasto real. Los equipos de adquisición ya trabajan con recursos de personal limitados, y añadir fragmentación al proceso de compras, por ejemplo, introduciendo varios contratos, plazos y puntos de precio, exacerbaría la cuestión.

Las organizaciones de atención de la salud no pueden permitirse seguir adelante con el negocio como hasta ahora. Kopitke dijo que regularmente escucha quejas de los clientes sobre asignaciones, retrasos en la cadena de suministro u operadores tradicionales que no evolucionan su modelo para cubrir las necesidades. Como la inestabilidad de la cadena de suministro sanitario persiste en 2023 y entrará en 2024, a los proveedores no les queda más remedio que encontrar estrategias de compra alternativas e innovadoras. “Es probable que sigan produciéndose crisis, eventos catastróficos y otras disrupciones en la cadena de suministro, y posiblemente continúen ocurriendo con una mayor frecuencia en el futuro. Es más importante que nunca que las organizaciones de atención de la salud desarrollen cadenas de suministro resilientes que puedan soportar estas interrupciones y emerger con más fuerza”, concluyeron los analistas de Deloitte.

Una gestión resiliente de una cadena de suministro requerirá de una agilidad que los procesos de adquisición existentes, que dependen de contratos, no pueden ofrecer. Por lo tanto, las organizaciones de atención sanitaria están cada vez más abiertas a encontrar sustitutos y precios más bajos al margen del gasto contractual.

Innovación para obtener flexibilidad en la cadena de suministro en medio de la inestabilidad

Al remodelar su estrategia de adquisición, los líderes deben adoptar un enfoque de múltiples frentes definido por un modelo operativo de costos simplificados, compras digitalizadas y la flexibilidad de actuar según el valor. Amazon, a través de Amazon Business, está ayudando a crear una nueva era en la cadena de suministro capaz de alcanzar estos tres objetivos. Amazon Business ha desarrollado nuevas capacidades para las categorías de gastos contractuales y al por mayor, que abarcan una amplia selección de suministros esenciales, desde materiales médicos hasta periféricos como artículos de oficina, informática y para salas de descanso.

Modelo operativo simplificado de costos

Para asegurarse de poder comprar todo el inventario necesario a precios competitivos, los clientes de Amazon Business pueden comparar fácilmente los productos de los distintos proveedores. Aunque un solo proveedor tenga inventario suficiente para satisfacer un pedido completo, los clientes de Amazon Empresas pueden combinar ofertas de varios proveedores.

Por ejemplo, si usted quiere comprar 800 teclados, pero el proveedor que más baratos los tiene no tiene cantidad suficiente para completar el pedido, la herramienta de compra al por mayor Bulk Buying Tool (BBT) le ayuda a adquirir un inventario mayor a un costo menor; entonces, obtiene 500 del proveedor de menor costo y 300 del que los ofrece a un costo mayor.

“La posibilidad de ir a la tienda de Amazon Business para ver ofertas comparativas, además de ver rápidamente el precio y las especificaciones, permite asegurarse de que los sistemas de salud no estén artificialmente limitados”, indicó Kopitke. “Pueden aprovisionarse rápidamente para tener la resiliencia que necesitan”. Amazon Business también ayuda a los responsables de adquisición a documentar los gastos, algo que actualmente deben realizar de manera más coherente y clara, en medio de las diversas presiones financieras que sufren los sistemas de salud.

“Hay un lugar centralizado para aprovisionarse, comparar ofertas, adquirir productos y llevar a cabo un análisis de gastos en tiempo real”, afirma Kopitke. “Los anticuados sistemas que utilizan los hospitales para la adquisición tienen ofertas con cadenas de suministro estáticas que presentan demoras y datos incompletos sobre el gasto. Estamos estableciendo una nueva forma de lograr transparencia en la cadena de suministro”.

Compras digitalizadas

La carga de trabajo para equipos de adquisición se ha tornado más compleja en los últimos años, a menudo sin contar con recursos adicionales para ponerse al día. Por lo tanto, simplificar los procesos y eliminar las barreras es fundamental para que los equipos de adquisición puedan cumplir con la demanda de manera realista.

La solución de Amazon Business para los gastos mayoristas garantiza que las organizaciones tengan suministros adecuados a mano, a pesar de las interrupciones, consolidando el inventario de múltiples proveedores si un único proveedor no cuenta con el inventario necesario. Lo más importante, los compradores pueden adquirir y llevar un registro de grandes compras en un solo lugar, en vez de reunir varias órdenes por separado de distintos proveedores.

Mientras Amazon Business les permite a los clientes agilizar las compras, esto no significa que tengan una selección limitada. “Las personas se sorprenden cuando se dan cuenta de que las ofertas se equiparan en gran medida a lo que estuvieron comprando hoy en día, y de que incluso contamos con una selección mayor de insumos médicos que pueden conseguir a un precio menor, incluidos los costos de envío", indicó Kopitke.

Flexibilidad para actuar según el valor

Además de las ofertas al por mayor estándar existentes, las organizaciones pueden solicitar una cotización personalizada con la herramienta Solicitar cotización (Request for Quote, RFQ) de Amazon Business. A través de la Solicitud de cotización, las organizaciones de la salud pueden solicitar un precio con descuento en compras de SKU simples superiores a 10,000 dólares o 999 unidades, lo que ayuda a respaldar las compras al contado y las compras al por mayor. Con la herramienta de Solicitar cotización, los compradores pueden enviar una oferta al por mayor con sus términos especificados y los vendedores pueden responder con una oferta que coincida. Entonces, los compradores pueden decidir realizar su pedido de compra.

La herramienta responde a las necesidades de los compradores que buscan un mejor precio o un descuento al por mayor cuando compran por volumen. También es una solución eficaz si una organización necesita servicios de entrega o de instalación, que pueden resultar atractivos para entidades más grandes y con múltiples instalaciones.

Mejora de las cadenas de suministro del sector de la salud

Amazon Business ofrece un modelo de compras radicalmente diferente del que ahora utilizan las organizaciones de atención médica. Su enfoque orientado al futuro incorpora transparencia digital, rapidez y calidad, todo lo que ayuda a los equipos de adquisición a optimizar los gastos.

“Hemos creado ofertas y propuestas valiosas dentro de categorías contractuales para actualizar el antiguo modelo del Siglo XX en el que se decía ‘creamos una selección personalizada de ofertas con una solicitud de presupuestos, luego se configura y nos olvidamos de ello’”, afirmó Kopitke. “¿Esto sigue funcionando? Tenemos los costos de atención médica más altos del mundo y necesitamos modernizar nuestro funcionamiento”.

Al cambiar al modelo innovador ofrecido por Amazon Business, las organizaciones pueden encontrar un verdadero camino hacia el ahorro sostenible de costos mientras se aseguran de tener el inventario adecuado en el lugar y momento precisos. Amazon Business ha profundizado su conocimiento de la atención médica gracias a la estrecha colaboración con sus clientes, combinando estas perspectivas con expertos en logística para ayudar a iniciar una nueva era en los sistemas de salud.

“Tenemos una cartera de clientes fuerte y en crecimiento, lo que irrumpe con la cadena de suministro en la atención médica actual”, indicó Kopitke. “Tenemos la fuerte sensación de que los clientes quieren trabajar con nosotros de una nueva manera Es obvio que el modelo actual no cierra la brecha y queremos ayudar a inventarlo y simplificarlo para el beneficio individual de cada uno”.

Publicado originalmente en Modern Healthcare