Para organizaciones sin fines de lucro, el análisis de datos y la transformación digital maximizan las capacidades de adquisición

Los problemas de la cadena de suministro, la inflación, la pandemia y nuestro continuo sentido de incertidumbre aceleraron los esfuerzos de transformación digital en el espacio de adquisiciones. Cada vez más compradores B2B están aprovechando las tecnologías de compra electrónica para encontrar, comparar y comprar suministros en su rango de precios que estén en línea con sus valores fundamentales.

Un estudio reciente de Amazon Business de 440 compradores B2B en una variedad de sectores generó estos hallazgos:

• El 91 % afirman una preferencia por las compras en línea.
• El 58 % ahora realiza compras que deben entregarse directamente en la residencia personal de un empleado.
• El 84 % dice que su organización planea aumentar el presupuesto de compras reservado para las empresas negras u otras empresas de propiedad diversa.
• El 63 % dice que mejorar la sostenibilidad en sus prácticas de compra es un objetivo principal.
• El 55 % dice que es difícil obtener proveedores que sigan prácticas sostenibles. Entre este grupo, el 81 % está de acuerdo en que esta dificultad está impidiendo que su empresa alcance los objetivos de sostenibilidad de las adquisiciones.
• El 89 % dice que sería más probable que comprara productos sostenibles si fuera más fácil identificarlos.

Todas las empresas y organizaciones deben lidiar con la inflación y las interrupciones de la cadena de suministro, pero las organizaciones sin fines de lucro enfrentan desafíos únicos. Las sacudidas económicas y la pandemia de COVID-19 llevaron a una mayor demanda de organizaciones sin fines de lucro, debido a las mayores necesidades en las comunidades a las que prestan servicios.

Como se indicó en un artículo del 1 de junio de 2022 del National Philanthropic Trust, “las organizaciones sin fines de lucro son particularmente vulnerables a la inflación porque no pueden reaccionar al aumento de los precios de la manera en que lo hacen las empresas. Las organizaciones sin fines de lucro se quedan con una decisión difícil: qué servicios pueden y no pueden permitirse proporcionar. En un giro particularmente difícil, a medida que la inflación continúa aumentando, la necesidad de los servicios vitales que brindan las organizaciones sin fines de lucro (especialmente aquellos en servicios humanos) aumentará, pero estará menos disponible”.      

Una mayor utilización de la compra electrónica puede ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a superar los puntos débiles comunes, como acceder a una gama más amplia de proveedores y gestionar las compras distribuidas. Los avances tecnológicos, como la orden de compra y la factura, el almacenamiento y el intercambio, los flujos de trabajo de aprobación, la gestión de gastos y las capacidades de compra guiada, permiten eficiencias operativas en todas las organizaciones, no solo en adquisiciones.

A medida que la transformación digital continúa aumentando, los equipos de adquisiciones sin fines de lucro obtendrán beneficios significativos si refinan sus procesos, flujos de trabajo y estrategias digitales para aprovechar al máximo la adquisición electrónica.

Análisis de datos para organizaciones sin fines de lucro

El desafío que enfrentan las organizaciones cuando se trata de optimizar las compras es consolidar los gastos de múltiples fuentes para una visión holística del gasto. Al consolidar el gasto marginal a través de soluciones de compra como Amazon Business, las organizaciones pueden aumentar la visibilidad con herramientas de análisis para identificar oportunidades de ahorro de costos. Por ejemplo, con los productos comprados con frecuencia, las organizaciones ahora pueden ser más proactivas en la identificación de oportunidades de ahorro de costos con la compra al por mayor.  Los equipos de adquisiciones que no maximizan las tecnologías de adquisición electrónica podrían enfrentar desafíos operativos significativos que disminuyen la eficiencia. En medio de los desafíos de contratación, las organizaciones enfrentan recursos limitados en tiempo y dinero y deben encontrar formas de hacer más con menos.   

Las organizaciones sin fines de lucro pueden aprovechar los datos en una variedad de escenarios. En un artículo publicado por la Universidad de San Diego (USD), se observó que las organizaciones sin fines de lucro pueden obtener de las valiosas perspectivas que el análisis de datos puede ayudar a brindar.

“Al igual que las empresas con fines de lucro, las organizaciones sin fines de lucro requieren financiamiento y buscan formas de mejorar la eficiencia”, declaró el artículo de la USD. “El análisis de datos puede ayudar en ambos frentes, además de ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a identificar patrones de donaciones, lo que ayuda a predecir el comportamiento de los donantes con fines de planificación. Muchas organizaciones sin fines de lucro ya están bien preparadas para comenzar a usar los datos para su beneficio”. 

La USD dijo que el análisis de datos beneficia a las organizaciones sin fines de lucro en áreas como el reclutamiento y la retención de la gerencia; la recaudación y el alcance de fondos; la contabilidad y la presentación de informes; y la elaboración de presupuestos y pronósticos.

“Al modelar escenarios complejos, el análisis de datos puede ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a monitorear la salud financiera en tiempo real y hacer correcciones de cursos más rápido, lo que garantiza que se desperdicien menos recursos”, dijo la USD.

Al consolidar las compras en un solo lugar, las plataformas de comercio electrónico promueven una amplia gama de objetivos organizacionales sin fines de lucro. Las compras consolidadas permiten datos de compras en toda la organización, maximizando así la eficiencia y la alineación de la misión de los procesos de adquisición. Se requiere de un tiempo para que las decisiones de toda la organización se implementen y funcionen, especialmente en organizaciones sin fines de lucro más grandes. Pero con la tecnología adecuada, los compradores tienen la oportunidad de liderar el cambio en todas sus organizaciones. Las sofisticadas características de adquisición digital pueden empoderar a los compradores de organizaciones de todos los tamaños para que comiencen a marcar la diferencia con sus compras ahora.

Toys for Kids, la historia de éxito de una organización sin fines de lucro

La información consolidada en un sistema centralizado ha beneficiado a organizaciones como Toys for Kids. El jardinero de los Marineros de Seattle, Dave Henderson y Rick Rizzs, locutor de radio del equipo durante mucho tiempo, comenzaron Toys for Kids en 1995 mediante la recolección de donaciones con una gorra de béisbol y la compra de juguetes para 300 niños locales sin hogar. Hoy, la Directora Ejecutiva, Heather Jones, aumenta el alcance de Toys for Kids, con el uso de Amazon Business para entregar resultados a escala para que la organización pueda expandirse a fin de ofrecer útiles escolares, comidas escolares y más, a los niños necesitados.

Jones dice que herramientas como la  Visibilidad de gastos  y la  Compra guiada (Características de Business Prime) le permiten tener una imagen clara de toda la organización. Es capaz de establecer fácilmente los presupuestos de cada agencia, asegurarse de que se ajusten a ellos y detectar las tendencias para planificar el próximo año. “Mis agencias pueden ver toda la información del pedido en un solo lugar.” dijo Jones.

“El nombre suena como si solo nos enfocamos en los juguetes, pero siento que la gente olvida que estos niños necesitan ayuda durante todo el año”. El próximo año, espera proporcionar a todas las agencias el presupuesto necesario para comprar suministros para el regreso a la escuela como parte del programa de mochilas. En este momento, Jones maneja todo el proceso por sí misma: compra todos los suministros, empaca y entrega las mochilas.

Consolidar las compras y una mayor visibilidad de sus gastos puede empoderar a las organizaciones para que sirvan mejor a su comunidad. Con estos ahorros de costos y tiempo, las organizaciones sin fines de lucro pueden enfocarse en expandir su impacto y misión.

Análisis de datos y responsabilidad social

Mirando hacia el nuevo año, el análisis de datos puede ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a ejecutar estrategias de compra inteligentes que amplíen el dinero y demuestren responsabilidad fiscal a los donantes.

Al mismo tiempo, el análisis de datos puede ayudar a las organizaciones en sus búsquedas de iniciativas sociales, como apoyar a empresas de propiedad diversa y aumentar las compras de productos con certificaciones de sostenibilidad.

La responsabilidad social, incluidos los esfuerzos en torno a la diversidad y la sostenibilidad, son extremadamente importantes para las organizaciones sin fines de lucro orientadas a la misión. Según el Consejo de Liderazgo de Compras Sostenibles sin fines de lucro, la sostenibilidad incluye la administración social, económica y ambiental. Define las compras sostenibles como “compras que construyen comunidades, economías y entornos saludables en todas las cadenas de suministro locales y globales”.

Peggy Brannigan, directora de Sostenibilidad Ambiental Global en LinkedIn, dice que “en todo el campo de las organizaciones sin fines de lucro, muchos de nosotros estamos buscando formas de incorporar la sostenibilidad en nuestro trabajo. Es por eso que las organizaciones sin fines de lucro deben comenzar a defender la sostenibilidad ambiental y conectarse con pares, redes y grupos con objetivos compartidos”.

La Agencia de Desarrollo Comercial Minoritario (MBDA), una rama del Departamento de Comercio de los EE. UU., ha observado que las empresas propiedad de minorías expanden y diversifican la base fiscal, creando comunidades sostenibles con una tasa constante de crecimiento económico.

“Para 2044, la prosperidad del país dependerá aún más de las minorías, el segmento de más rápido crecimiento de la población”, afirma la MBDA en su sitio web. “El emprendimiento es un camino seguro hacia la creación de riqueza y una economía nacional próspera. En la actualidad, las empresas comerciales minoritarias de los EE. UU. representan el 29 % de todas las empresas, pero solo el 11 % ha pagado a los empleados. Si las MBE obtuvieran paridad empresarial, la economía de los EE. UU. lograría 13 millones más de empleos”.

Optimizar las compras y alcanzar los objetivos de responsabilidad social no son mutuamente excluyentes. Con los tipos adecuados de herramientas de compra electrónica, las organizaciones pueden utilizar funciones de búsqueda y filtro para encontrar productos de proveedores certificados que también están dentro de su rango de precios. Teniendo en cuenta que el punto problemático citado con más frecuencia por los compradores comerciales durante los últimos 12 meses fue acceder a una gama más amplia de productos en su rango de precios, la adquisición electrónica puede ayudar a las organizaciones a acceder a más proveedores, reducir costos y gastos en diversidad.

“A los compradores les puede resultar difícil identificar si un proveedor tiene ciertas certificaciones, como productos que producen emisiones de carbono netas neutras o contienen menos materiales de embalaje”, dijo Mike Kernish, director y gerente general de Cuentas del Sector Público de Amazon Business. “La adquisición digital a través de Amazon Business simplifica el proceso de encontrar empresas con certificaciones relacionadas con la sostenibilidad al hacer que las certificaciones sean fáciles de buscar e inmediatamente visibles”.

Oportunidad en el Año Nuevo

Año tras año, las tendencias de transformación digital permanecen en el centro de atención. La mayoría de las organizaciones ahora se han dado cuenta de que este tipo de transformación es continua. Más bien, la madurez digital y la resiliencia requieren una optimización constante basada en nuevas tecnologías y perspectivas.

Muchas organizaciones que han experimentado más de un año de trabajo remoto comprenden el imperativo de alinearse con los objetivos operativos e integrar flujos de trabajo digitales para cumplir con estos objetivos. Los procesos obsoletos pueden haber sido manejables, aunque ineficientes, en el pasado. Pero una fuerza laboral distribuida probablemente seguirá siendo permanente en cierta medida dadas las crecientes preferencias por opciones de trabajo flexibles y el creciente uso de tecnologías que permiten a muchos empleados hacer su trabajo desde cualquier lugar. Con este cambio en marcha, la optimización y digitalización de los flujos de trabajo se está volviendo cada vez más importante.

Los líderes de adquisiciones tienen la oportunidad de impulsar la alineación e integración en sus organizaciones mediante la implementación de soluciones digitales que no solo permitan una mayor eficiencia entre equipos, sino que también permitan a los usuarios individuales asumir roles más estratégicos.

Publicado originalmente en el boletín digital Nonprofit Times 2022. Haga clic aquí para ver.