Resumen de Reshape: Aprenda sobre presupuestos y gastos inteligentes

Durante el segundo día de Amazon Business Reshape, Blaine Eberhart, líder de ventas comerciales y lanzamiento al mercado de hotelería, minoristas y bienes raíces en Amazon Business, organizó un panel de debate: Aprenda sobre presupuestos y gastos inteligentes. Aquí, se unió a Daniel Lee, gerente sénior de productos de Business Prime, Jackie Cavanaugh, jefa de ventas sin fines de lucro, y Alex Joseph, jefe de gestión de productos para facturación de la experiencia de pagos entre empresas. La sesión profundizó sobre cómo los clientes pueden combinar las funciones de Amazon Business y Business Prime, obtener una visión general de los gastos y usar esta información con el fin de empoderar a sus equipos para gastar de manera flexible, hacer un seguimiento del rendimiento y el cumplimiento de las políticas de gasto y soñar en grande. A continuación, se presenta un resumen de la sesión de 30 minutos.

Blaine Eberhart: Daniel, se ha dicho que Business Prime está modernizando las adquisiciones. ¿Dónde entra en juego Business Prime con el fin de ayudar a las organizaciones a aprovechar los datos de gastos para impulsar el cambio?

Daniel Lee: Cuando pienso en los datos de gastos, creo que es importante considerar que Amazon Business tiene clientes en todo el mundo, de diferentes formas y tamaños, que tienen diversas necesidades. Si observa una organización comercial, suele enfocarse en reducir costos, optimizar eficiencias y aumentar los márgenes de ganancias. Por otro lado, una agencia gubernamental se centra principalmente en el cumplimiento de las políticas de gasto y en aprovechar el dinero de los contribuyentes para garantizar que el dinero se asigne a los lugares correctos. Teniendo en cuenta todos los tipos de organizaciones que existen, los datos son fundamentales. Si no puede ver realmente lo que sus compradores están comprando y su actividad, entonces no tiene forma de rastrear y ver cómo se desempeña o progresa su organización.

En Amazon, nos enseñan a trabajar desde el cliente; así es cómo desarrollamos Amazon Business Analytics y Spend Visibility. Cada una de estas herramientas permite a los clientes combinar patrones de compra y hábitos de gasto para tomar decisiones comerciales proactivas e informadas en entornos claros.

Hemos recibido comentarios de uno de nuestros clientes que hace uso de Spend Visibility, quien dijo que los datos son realmente precisos. Ahora puede enfocarse en el significado de sus datos, en lugar de dedicar más tiempo a descubrir si los datos son correctos. Esto permitió que los líderes realicen cambios en las políticas y mejoras operativas más inteligentes.

Blaine Eberhart: Ahora, Jackie: ¿de qué manera las organizaciones del sector público aprovechan los datos de gastos y cuáles son algunas de las iniciativas que Amazon Business pretende lograr para servir mejor a este sector?

Jackie Cavanaugh: Vemos dos temas principales en el sector público con Spend Visibility‭, Compra guiada y Políticas de compras y aprobaciones. El primero es que los administradores y los equipos de finanzas buscan ver lo que esperan. Buscan ver si sus compradores hacen compras conformes dentro de las políticas establecidas por la organización y compran productos que han aparecido gracias al uso de Compra guiada. Por ejemplo, con el cumplimiento en torno a las cunas en la educación de la primera infancia, hay muchas reglas estrictas en torno al tamaño, las especificaciones y el espacio entre las barras, todas importantes y resaltadas en los paneles de‭ Spend Visibility.

Lo más importante es que esto libera a los departamentos para que regresen a su rol principal. Oímos anécdotas de nuestros clientes de educación, en las que los maestros solían hacer una lista de los artículos que necesitaban y la enviaban para su solicitud. Algunos de los artículos se rechazaban, por lo que el pedido volvía al inicio del proceso de aprobación una vez más. Esto les hacía perder una semana y media solo en el flujo de trabajo de aprobación.

Con las medidas de seguridad adecuadas que ofrecen las Políticas de compra y aprobaciones y Compra guiada, las organizaciones tienen el camino adecuado para descubrir productos ya aprobados. Esto reduce el tiempo dedicado a buscar y aprobar artículos, al tiempo que permite a los maestros regresar a las aulas con los suministros que necesitan, más rápido.

Blaine Eberhart: Alex, con todo este mayor gasto organizacional agregado a Amazon Business, ¿dónde vemos que las soluciones de pago y la facturación tienen un impacto en los clientes?

Alex Joseph: Es interesante explorarlo, porque toda esta expectativa por la transformación digital es por una buena razón. Y está ocurriendo en TI para los clientes empresariales. Pagar por factura presenta una solución digital y hace que las empresas puedan hacer su configuración de manera más simple y sin complicaciones. En primer lugar, es clave observar la optimización del flujo de caja, y en segundo lugar, el cumplimiento. ¿Cómo puede usarlo como herramienta para cumplir con las políticas de la organización? Y en tercer lugar, la eficiencia en sus operaciones.

Pagar por factura es un plazo de pago para usted durante 30 días. Comienza después del envío y lo obtiene sin intereses ni tarifas adicionales. Y si también es cliente de Business Prime, tiene la oportunidad de solicitar un plazo de pago extendido de hasta 60 días. Esta solución lo coloca en la delantera en la optimización del flujo de caja como empresa. Y, por supuesto, Amazon Business le da la opción de usar cualquier método de pago de su elección, incluidas tarjetas de crédito o transferencias electrónicas de fondos. Sin embargo, Pagar por factura le brinda la flexibilidad anual para reducir parte de la complejidad a la hora de lidiar con tarjetas de compra y los procesos de control de gastos.

Si observa el cumplimiento, los datos son muy importantes. Desea obtener acceso a los datos y supervisar los hábitos de gasto, y Spend Visibility realmente lo ayuda a lograrlo.

Pagar por factura también le brinda una vista en conjunto de sus gastos. Tiene una línea de compra para toda la organización y puede ver cuánto se gasta. Además, si lo desea, puede solicitar un aumento en su línea de compra o puede solicitar una disminución en su línea de compra durante un periodo definido. Si existe un aspecto estacional en sus gastos, también puede elegir controlar los gastos durante ese tiempo.

Cuando se trata de eficiencia y operaciones, hay varias características en Pagar por factura que pueden ayudarlo a simplificar su proceso de compra. Por ejemplo, la consolidación de facturas; ya está consolidada entre proveedores, pero también puede consolidarse en un período de tiempo si es mensual o quincenal.

Uno de nuestros clientes, BP, una compañía global de energía, tuvo que modernizar las adquisiciones y simplificar sus operaciones de ahorro de costos. Usaban Pagar por factura y luego cambiaron a la consolidación mensual de facturas, y eso redujo su número de facturas de 500 a menos de 10 por mes. Ese es un gran salto.

Blaine Eberhart: ¿Qué sugerencia puede hacerles a los líderes en adquisición que quieren hacer algunas de estas cosas, pero no tienen idea por dónde comenzar? Alex, comenzaré contigo.

Alex Joseph: Amazon Business existe para ayudar a los clientes a mejorar y simplificar sus procesos de adquisición. Si usted es una empresa grande y desea integrar sus sistemas como SAP Ariba o QuickBooks para trabajar dentro de las aplicaciones de adquisición, Amazon Business puede integrarse con ellas y recibir sus facturas de manera electrónica.

Y cuando trabaja con métodos de pago y Pagar por factura, tiene varias herramientas a su disposición para asegurarse de que el costo administrativo sea menor y no tenga que lidiar con el esfuerzo normal de conciliación o el esfuerzo de control de gastos que viene con las tarjetas de compra al hacer uso de Pagar por factura.

Jackie Cavanaugh: No se complique demasiado. Trabaje con su asesor de clientes, infórmele sus prioridades principales y él puede ayudarlo a trabajar desde allí. Contamos con un enorme equipo de servicios profesionales que puede ayudar a los clientes con la gestión del cambio de usuarios finales y mucho más. Hemos realizado algunos proyectos increíbles para los clientes con ellos, así que hágales saber qué le interesa y qué proyecto le gustaría comenzar, y será bastante sencillo a partir de allí.

Daniel Lee: Hay dos cosas que mencionaré desde un principio: una es que no se puede manejar lo que no se puede medir. Por ese motivo, los datos son increíblemente importantes, y creo que esto también es importante para su vida cotidiana. La otra cosa es que las intenciones son buenas, pero los mecanismos son mejores. Si puede obtener las herramientas adecuadas para hacer un seguimiento de sus datos y la experiencia adecuada para sus compradores con los datos que puede recopilar, de hecho, puede configurar revisiones semanales o mensuales e identificar indicadores clave de rendimiento (key performance indicators, KPI) donde puede destacar los aspectos positivos de sus operaciones de adquisición, pero también ver áreas de oportunidad. Al poder hacer esto, puede reiterar constantemente sus procesos e identificar dónde puede hacer cambios. Y no necesariamente pasará de cero a perfecto de la noche a la mañana, pero tendrá un proceso de mejora continua. Con el tiempo, esto le permitirá lograr las metas que está estableciendo en toda la organización, las cuales se vuelven más complejas a medida que incorpora cada vez más de estas iniciativas a sus compradores y empleados.