Sólidas estrategias de compra para el sector público

Las compras públicas enfrentaron interrupciones críticas en respuesta al COVID-19; desde un déficit de ingresos y amenazas presupuestarias, hasta la falta de suministros para los trabajadores esenciales y la necesidad creciente de una fuerza laboral remota. Ahora, las organizaciones gubernamentales están buscando una solución de compra a largo plazo, más sustentable, que también permita equilibrar las demandas a corto plazo. Para facilitar este cambio, algunos de nuestros clientes gubernamentales federales, estatales y locales se enfocaron en tres iniciativas para abordar los desafíos actuales y prepararse para lo que se viene:

• Optimizar el dinero de los contribuyentes con nuevos presupuestos operativos.
• Mantener a las comunidades saludables y seguras.
• Lograr la resiliencia económica a través de iniciativas de diversidad de proveedores.

Optimizar el dinero de los contribuyentes con nuevos presupuestos operativos.

La pérdida de ingresos fiscales junto con el aumento de los gastos en respuesta al COVID-19 significa que el sector público tendrá que controlar sus gastos más de cerca para estirar los presupuestos limitados. Hemos escuchado inquietudes en torno a que con el aumento de los costos operativos y las nuevas responsabilidades será difícil ahorrar tiempo al comprar bienes a la vez que se consigue el mejor precio.

Los líderes de los departamentos quieren capacitar a los consumidores finales—quienes ahora suelen ser remotos—para que puedan comprar suministros rápidamente, sin perder la visibilidad, ni poner en riesgo los controles necesarios para cumplir con las políticas y pautas en cambio. A menudo, esas compras se realizan fuera del contrato o no son gestionadas, lo que puede sumar considerablemente. “Puede parecer que estas compras se traducen en una pequeña cantidad de dinero, pero cuando se suma todo pueden equivaler a millones de dólares sobre los que no tenemos una visibilidad clara y debemos estar seguros de que no haya lugar para el fraude”, dijo Chris Hughes, Presidente de la Oficina de Adquisiciones del Estado de Utah. 

A fin de reducir el tiempo del ciclo de compras, minimizar los costos y administrar los gastos fuera del contrato, los compradores del sector público pueden hacer lo siguiente:

• Aprovechar los contratos por licitación de cooperativas como OMNIA Partners y PEPPM.
• Comprar con OC abiertas y facturación mediante un control de presupuesto en tiempo real, configuraciones de presupuesto limitadas en el tiempo, aprobaciones administrativas e informes para hacer un seguimiento de los gastos de fondos específicos.
• Evaluar oportunidades de ahorro para categorías de compra comunes como artículos de oficina, periféricos de TI y MRO.

Mantener a las comunidades saludables y seguras.

Independientemente de las restricciones de presupuesto, los Gobiernos desempeñan un papel fundamental en la reapertura de las comunidades y el apoyo seguro de iniciativas comerciales. Hemos escuchado a líderes del sector público describir las necesidades cambiantes de los empleados y de aquellos a quienes prestan sus servicios, lo que pone a prueba el rol de las compras para cumplir con la demanda creciente. La respuesta urgente al COVID-19 dejó a muchos departamentos luchando para conseguir equipo de protección personal (EPP) y suministros médicos cuando los proveedores tradicionales se quedaron sin stock.

Los departamentos de salud, policía, bomberos y emergencias, especialmente, buscan satisfacer las crecientes necesidades ocupacionales en torno a la salud y la seguridad. A su vez, establecen y mantienen un alto estándar constante en torno al uso del EPP en el lugar de trabajo.

Los compradores gubernamentales buscan cada vez más nuevas fuentes de suministro. Para cumplir esta demanda sin precedentes, Amazon Business lanzó suministros para combatir el COVID-19, que brinda más de 100 millones de artículos para la salud y la seguridad. Y seguimos capacitando a los nuevos equipos del sector público. 

“Como usted sabe, el suministro de equipos de protección personal (EPP) es escaso y tener a un socio como Amazon Business que ayude a satisfacer las necesidades de EPP de nuestros operadores en las primeras líneas mejorará nuestra efectividad operativa ante la respuesta a esta crisis”, dijo Robert P. Taylor, Director Asistente de la Administración Financiera, Departamento de Seguridad Nacional de EE. UU.

Continuamos expandiendo la selección de productos para proteger a los trabajadores de primera línea y los empleados que regresan al trabajo con EPP & artículos esenciales de seguridad en el lugar de trabajo. Con ofertas al por mayor y descuentos por cantidad, los compradores gubernamentales pueden ahorrar incluso en esos artículos en demanda urgente.

Lograr la resiliencia económica a través de iniciativas de diversidad de proveedores.

A través de todo este cambio, el sector público se encuentra en una posición única para respaldar a pequeñas empresas, en especial a las personas afectadas por la incertidumbre económica. Un informe reciente de Censeo Consulting determinó que el 93 % de las pequeñas empresas enfrentan obstáculos para hacer negocios con el Gobierno. Los obstáculos incluyen procesos complejos e ineficientes y una comunicación deficiente. Un socio estratégico de comercio electrónico puede ayudar a superar esos obstáculos al consolidar soluciones de compras y proporcionar un lugar donde compradores y vendedores pueden comunicarse. Mientras más eficiente seamos para conectar a las pequeñas empresas con los compradores gubernamentales, mayor será el impacto económico en nuestras comunidades.

Con tiendas en línea, de múltiples vendedores como Amazon Business, se puede simplificar la adquisición de productos que se compran usualmente en una variedad de categorías. Un proveedor estratégico entre empresas le permite a las organizaciones del sector público escalar fácilmente sus iniciativas de “compras locales” y otras iniciativas de diversidad de proveedores.

“Nos emociona colaborar con Amazon Business para crear una solución que ayude a nuestra comunidad de negocios locales y pequeños a encontrar oportunidades de trabajo con el Gobierno de nuestra ciudad. Ahora, más que nunca, debemos alentar y apoyar a nuestros proveedores independientes y a los negocios familiares” dijo Francis Suarez, Alcalde de la Ciudad de Miami.

Estamos aquí para ayudar a que las organizaciones gubernamentales y las organizaciones sin fines de lucro prosperen a pesar de la incertidumbre, por eso apoyamos las estrategias de compra ágiles. Acceda a más recursos que lo ayuden a optimizar los costos, controlar las ganancias y adaptar las compras a escala, mientras vuelve a ponerse en funcionamiento.