Revolución de la adquisición con datos: Análisis de Amazon Business

Desbloqueo de datos y análisis de adquisición

Los datos participan en casi todos los aspectos de nuestras vidas, y la adquisición profesional no es una excepción. A medida que las culturas organizativas y las herramientas avanzan, desbloquear el potencial de los datos y el análisis producirá ideas novedosas y una capacidad mejorada para gestionar los ciclos completos de adquisición lo que, finalmente, mejorará la experiencia del cliente.

Todd Heimes, director de Amazon Business a nivel mundial, lidera equipos que ayudan a negocios de todos los tamaños a optimizar las operaciones de compras y ahorrar en suministros cotidianos. Recientemente, compartió información sobre las cuatro maneras más importantes en que la función de adquisición puede sacar provecho del análisis de datos continuo y aumentado, con el análisis de mercado encabezando la lista. “Aquí, los datos se pueden utilizar para analizar las fluctuaciones de precios”, comenta. “Esto significa que los profesionales de adquisición pueden encontrar las opciones más rentables y utilizar eso para motivar a los proveedores a ofrecer mejores ofertas”.

Evaluación de proveedores

Otra área es la evaluación de proveedores, donde se pueden evaluar los niveles de rendimiento actuales y anteriores de los proveedores y utilizarlos para predecir el rendimiento futuro. Esto puede ayudar a los equipos de adquisición a tomar la decisión sobre si seguir con los proveedores actuales o buscar nuevos. Los datos también se pueden utilizar para prever la demanda, lo que ayuda a las organizaciones a calcular sus necesidades futuras, comprar en las cantidades adecuadas y en el momento justo, cuando los precios sean más bajos.

“Finalmente, el área más crucial es el análisis de gastos”, dice Heimes. “Al examinar datos históricos y el rendimiento de su equipo, es posible obtener un mejor panorama sobre en qué está gastando. Cuando combina todos estos elementos para analizar tanto las condiciones pasadas como la demanda futura, puede reducir bastante el riesgo y mejorar el rendimiento de la función de adquisición, además de establecer relaciones más sólidas con los proveedores”.

Incluso el uso de datos puede brindar beneficios inesperados. “Si cuenta con una previsión de demanda precisa, esto le permitirá establecer mejores niveles de inventario”, señala Heimes. “Muchos de nuestros clientes traen suministros a diferentes ubicaciones. Es importante tener claro dónde y en qué plazo pueden entregar sus proveedores, porque ayuda a tener un inventario justo a tiempo, incluso para sus suministros indirectos”.

Los datos también pueden ayudar a las organizaciones a cumplir sus objetivos de sostenibilidad y diversidad. “Hablamos todos los días con clientes que nos dicen que están tratando de hacer que su función de adquisición sea más sostenible, diversa y responsable”, dice. “Animamos a nuestros clientes a considerar el uso de macrodatos para lograr este objetivo. Pueden evaluar a cada uno de sus proveedores en cuanto a estos diferentes aspectos y decidir a quién comprarle según diferentes requisitos de cumplimiento”.

Evaluación de sus prácticas de datos actuales

Un desafío en la adquisición es identificar las métricas adecuadas en las que enfocarse, dada la gran cantidad de datos que se capturan cada día. Heimes cree que hay una serie de pasos que pueden ayudar a los profesionales de adquisición a asegurarse de que están dirigiendo sus esfuerzos hacia las áreas correctas:

• Defina sus objetivos con claridad. Estos pueden ser ahorros de costos, reducción de riesgos, mejores relaciones con los proveedores o procesos mejorados.
• Colabore con las partes interesadas tanto dentro como fuera de la adquisición, esto ayudará a comprender sus necesidades y su rol para alcanzar los objetivos de la organización. Estos podrían incluir a los equipos de finanzas, operaciones o gestión de proveedores.
• Examine los datos históricos para comprender las tendencias clave, los impulsores de costos y los indicadores de rendimiento, a fin de identificar posibles áreas de mejora. Tome nota de cualquier pregunta a la que no pueda encontrar respuesta, ya que esto puede ser una oportunidad para agregar un proceso nuevo o cambiar uno existente.
• Compare su rendimiento actual con los estándares de la industria y las prácticas recomendadas. Esto también le permitirá identificar áreas de mejora.
• Concéntrese en las áreas más críticas, aquellas en las que se pueda generar el mayor impacto en la organización o mitigar los riesgos más significativos. Estas podrían incluir el tiempo de entrega y el cumplimiento del proveedor o los costos totales.
• Colabore con los proveedores. Asegúrese de comprender algunos de los problemas que están enfrentando, que pueden ser los causantes de algunas de las métricas de bajo rendimiento. Se puede modificar y su impacto se puede supervisar.
• Asegure la accesibilidad a los datos para evitar brechas. Esto significa asegurarse de que pueda recibir actualizaciones que necesita regularmente y registrarlas con precisión.
• Conozca qué herramientas y tecnología utilizará. Existen muchas opciones diferentes disponibles, por lo que es importante tomarse el tiempo para elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades y capacidades.

Junto con este proceso de mejora de datos y digitalización, es importante que la función de adquisición y otras áreas de negocio puedan adoptar la transformación digital. “Adoptar un enfoque basado en datos para la adquisición puede ser un desafío significativo”, dice Heimes. “A menudo, existen limitaciones de recursos, por lo que es importante establecer las expectativas adecuadas y trabajar para invertir recursos en el uso de datos”. Esto podría incluir la financiación para la capacitación del personal y también asegurar que se implementen medidas de seguridad y privacidad de datos para evitar cualquier filtración, lo que podría causar problemas significativos para el negocio.

Herramientas de Analítica de Amazon Business

Con herramientas como Analítica de Amazon Business y Visibilidad de gastos (una característica de Business Prime), Amazon Business permite a los profesionales de adquisición aprovechar el poder de los datos al proporcionar análisis de su historial de compras, pedidos, conciliación y más, todo en una sola ubicación de fácil acceso. Esto incluye herramientas para gestionar el flujo de efectivo, como la conciliación de 3 vías, el pago por factura o el Programa de Exención de Impuestos de Amazon. Amazon Business permite a las organizaciones dirigir a los compradores de la empresa hacia productos o vendedores seleccionados según ciertos criterios, como negocios pequeños, diversos o locales, así como productos con certificaciones de sostenibilidad, y supervisar mejoras.

Heimes cree que el uso efectivo de los datos puede, en última instancia, ayudar a los negocios a crear su propia cultura centrada en el cliente. “Al unir estas dos cosas, puede tener la base de proveedores adecuada con los niveles de inventario correctos y la mejor eficiencia de proveedores, y luego puede aplicarlo en su experiencia del cliente”, dice. A su vez, esto puede llevar a lo que él llama una “cultura de experimentación e innovación”, donde los negocios están en mejores condiciones de probar nuevos productos, servicios o formas de trabajar.

Para la función de adquisición en sí, una cultura basada en datos significa tener procesos internos más eficientes y la oportunidad de generar un valor adicional para el negocio. “A menudo, los procesos se vuelven ineficientes con el tiempo”, dice Heimes. “La capacidad de prever la demanda de manera más efectiva o usar análisis predictivos significa tener procesos de toma de decisiones más acertados y una mejor comprensión de dónde desplegar los recursos. Es un momento emocionante para trabajar en la adquisición”.

Este artículo apareció originalmente en USA Today.