4 consejos simples sobre administración del tiempo para propietarios de pequeñas empresas

Si usted es un propietario único o si tiene varios empleados, comprender las diferentes estrategias de administración del tiempo, y usarlas, puede ayudarlo a aumentar la productividad y la rentabilidad de su pequeña empresa. Estos 4 consejos de administración del tiempo están diseñados para ayudarlo a trabajar de manera más inteligente, en lugar de trabajar más duro.

1: Encontrar y usar un método de priorización

No es necesario que planifique cada minuto (o incluso cada hora) de cada día para administrar su tiempo de manera eficaz. En cambio, observe su día y su semana en grandes bloques: ¿Qué debe hacer hoy, mañana, al final de la semana laboral?

Si bien existen muchas estrategias diferentes de administración del tiempo, a continuación se presentan algunos enfoques comunes y cómo podría usarlos en su negocio:

Método ABC:¹ Este método simple le pide que clasifique cada tarea como A, B o C. Una vez que haya completado ese paso, revise todos los elementos A antes de pasar a B y, finalmente, a C.

• Si se encuentra distraído por tareas de baja prioridad y termina el día con grandes tareas que cuelgan de su cabeza, el método ABC puede ayudarlo a concentrarse en las cosas importantes mientras guarda esas tareas más pequeñas para más adelante en el día cuando se está quedando sin energía.
• Ejemplo de negocio: El propietario de una tienda de flores puede sentarse por la mañana antes de que abra la tienda y decidir que tiene 3 cosas por hacer: volver a fijar los precios de los floreros viejos, recortar los sueldos de los empleados y revisar las opciones de su mayorista para el Día de la Madre. El propietario puede asignar A a la salida de cheques, B a la identificación de las flores que desea comprar y C a la remarcación de precios de floreros. Con esa lista en su lugar, el propietario tiene una orden para ocuparse de cada tarea.

El principio de Pareto: También conocida como la regla 80/20, esta estrategia ayuda a identificar las actividades que tendrán el mayor retorno del esfuerzo.

• Si tiende a ser arrasado por el perfeccionismo, este método puede ayudarlo a dirigir su atención hacia la realización de tareas cruciales en lugar de desviar horas de ajuste de cada proyecto o documento.
• Ejemplo de negocio: El mismo propietario de la tienda de flores revisa sus ofertas de productos y el tiempo asociado con cada uno. Aunque los arreglos florales para funerales componen la mayor parte de sus pedidos, pasa el 30 % de su día creando arreglos para cumpleaños. Al utilizar el Principio de Pareto, el propietario puede reconfigurar sus prioridades, centrando su tiempo y energía en las actividades que tienen el mayor retorno de la inversión.

El método POESC:² Este enfoque holístico para la gestión del tiempo  sigue  cinco pasos : priorizar, organizar, agilizar, economizar y contribuir.

• A diferencia de los otros dos métodos, esta estrategia implica más que solo alcanzar productividad. Esta estrategia implica trabajar para alcanzar sus metas. 
• Ejemplo de negocio: Debido a que el método POESC se centra en las tareas diarias, semanales y mensuales, el propietario de la tienda de flores considera lo que le gustaría lograr a fines de marzo. Él identifica la declaración de impuestos temprano como una prioridad. Utilizando el método POESC, divide esa gran tarea en un conjunto de tareas más pequeñas que no serán su prioridad principal día a día, pero lo acercarán más y más a que se presenten sus impuestos de manera anticipada.

2: Encontrar maneras de delegar responsabilidades comerciales

Como propietario de una pequeña empresa, es probable que desee participar en la mayor cantidad de decisiones comerciales diarias que sea posible. Aunque esa inclinación es comprensible, no es posible participar en todo a medida que su negocio crece.

El hecho de que se sienta cómodo o no al delegar responsabilidades probablemente dependerá de la experiencia de sus empleados en el manejo de tareas similares. Como regla general, casi siempre se pueden delegar las siguientes responsabilidades comerciales:

• Tareas administrativas: Reservas de vuelos, alojamiento en hoteles, administración de la bandeja de entrada de la compañía, atención a las quejas de los clientes y programación de citas: la lista de tareas administrativas puede continuar. 
• Contabilidad y teneduría de libros: Mantener registros financieros y preparar materiales impositivos son una parte esencial del negocio, pero eso no significa que usted deba ser quien haga esa contabilidad. Si es posible, contrate a un contador calificado para que revise periódicamente sus libros y prepare sus declaraciones de impuestos.
• Comercialización: Desde la supervisión de las páginas de redes sociales de su organización hasta el diseño de artículos de papelería de marca, puede ser fácil microgestionar el desarrollo de material promocional. En cambio, concentre su energía en revisar los productos finales en lugar de todos los pasos intermedios.

3: Minimice las distracciones para aumentar la productividad laboral

A pesar de nuestros mejores esfuerzos, las distracciones son solo una parte del trabajo. Las notificaciones por correo electrónico, los mensajes de Slack, los mensajes de texto y las alertas de redes sociales solo facilitan la desconcentración. Dividir el tiempo en bloques puede ayudarle a reducir las distracciones, liberar su ancho de banda mental y permitirle trabajar de manera más productiva.

En lugar de intentar hacer varias cosas a la vez, divida su día (o semana) en bloques que dedica a una cosa a la vez.

Mientras divide su día en bloques, considere dedicar un período de tiempo establecido a la siguiente tarea:

• Comunicación asíncrona: En lugar de revisar y responder a los mensajes a medida que aparecen en la pantalla, reserve tiempo por la mañana, al mediodía y por la tarde para revisar y responder a los mensajes de una vez.
• Relajación y distracción: Es poco realista esperar que cualquiera, incluido usted mismo, siga siendo productivo el 100 % de la jornada laboral. Cuando configure su cronograma diario, recuerde reservar tiempo para los descansos regulares. Ese tiempo lejos de su escritorio no solo lo hará más feliz, sino que también puede ayudarlo a hacer más cosas. 

4: Separar los gastos comerciales

Mantener separadas sus compras comerciales y personales puede agilizar su declaración  de impuestos y facilitar el seguimiento de los gastos durante todo el año.

Una manera fácil de hacer un seguimiento de los gastos de su empresa es solicitar una tarjeta de crédito para pequeñas empresas y usarla para todas las compras relacionadas con la empresa. Cuando necesite ver lo que ha gastado, simplemente puede descargar un registro de sus transacciones comerciales. Y con la tarjeta American Express de Amazon Business Prime, puede obtener recompensas o seleccionar plazos de pago flexibles, como el 5 % de reintegro o pagos a 90 días en compras realizadas con una membresía Prime elegible en Amazon Business, AWS, Amazon.com y Whole Foods Market en los EE. UU. Obtenga el 5 % de reintegro en los primeros 120 000 USD en compras cada año calendario y el 1 % de reintegro a partir de entonces. Se aplican condiciones. 

¹https://success.oregonstate.edu/sites/success.oregonstate.edu/files/LearningCorner/Tools/prioritize_-_3_methods_20.pdf

²https://learn.org/articles/POSEC_The_Acroynm_That_Could_Change_Your_Life.html