Resumen

La Universidad de Iowa fue fundada en 1847 y es la institución de educación superior más grande del estado de Iowa con 30 000 estudiantes inscritos. Como miembro de Big Ten Academic Alliance y una de las mejores 200 universidades a nivel global^{, su liderazgo busca liderar con el ejemplo buscando nuevas formas de aumentar la productividad para los estudiantes y el cuerpo docente.}

Centralización de las operaciones de compra y mejora

Deborah Zumbach, vicepresidenta adjunta y directora de Compras y Servicios Comerciales de la Universidad de Iowa, ha estado en la universidad desde 1991. Graduada de la universidad, comenzó como contadora temporal y creció dentro de la organización para supervisar 13 unidades de compras y adquisiciones, que abarcan todos los servicios financieros y comerciales en sus diversas actividades de gastos.

Zumbach ha simplificado la organización de adquisiciones, integrando a todos los empleados responsables de las transacciones financieras, las cuentas por pagar y las tarjetas de compra en una organización centralizada, conocida como servicios compartidos, para servir a toda la universidad. Esta simplificación dio como resultado una reducción del 65% de los compradores que necesitaban usar el sistema, de 4000 usuarios de tarjetas de compra que realizan transacciones y gastos a 2600 usuarios aprobados, todos pedidos a través de un proceso de aprobación a través de 80 solicitantes certificados para aprobar compras en nombre de la universidad.

Con una organización de esta escala, el próximo desafío de Zumbach fue automatizar el ecosistema de compras para facilitar que un personal más esbelto aumentara la producción de compras de 3000 transacciones por persona a entre 4500 y 7000. Para lograr esto de manera efectiva, Zumbach necesitaba encontrar maneras de reducir los procesos manuales, consolidar proveedores y centralizar las compras, al mismo tiempo que permitía que el personal aún mantuviera los acuerdos existentes.

Zumbach trabajó con Amazon Business a fin de realizar un análisis de proveedores, en el que se utilizan los datos de gastos de un cliente para resaltar temas y tendencias en los hábitos de compra, para demostrar cómo la universidad podría consolidar proveedores, aumentar la transparencia en los gastos y mejorar su efectividad. El análisis comercial de Amazon tuvo en cuenta los últimos 12 meses de datos de compra y los comparó con la disponibilidad en la tienda de Amazon Business para mostrar las áreas de oportunidad de reducción de costos y proveedores. Los resultados mostraron que la universidad tenía más de 19 000 viajes fuera de las instalaciones para comprar suministros, y que al consolidar este gasto en Amazon Business, podría potencialmente ahorrar $163.000 en costos de compra totales.

“Todos los que realizan pedidos en nombre de la universidad deben tener una forma uniforme de comprar, con los 2600 usuarios de tarjetas de compra y 80 solicitantes siguiendo este proceso para que podamos lograr la escala que estamos buscando, y tener la visibilidad y el control adecuados sobre todo lo que se compró para la universidad”, dijo Zumbach. “El futuro de las compras ágiles para las universidades no es un extenso proceso de solicitud de presupuestos (Request for Proposal, RFP) ni acuerdos maestros complicados con múltiples proveedores con la necesidad de administrar constantemente las listas de precios; se trata de obtener rápidamente lo que necesitamos en una tienda consolidada donde los proveedores compiten por el mejor precio y obtener datos valiosos para monitorear los gastos y descubrir perspectivas”.

Para las universidades financiadas por el estado que utilizan fondos públicos, los datos de compras consolidadas son un beneficio clave para los informes anuales y en curso. Al aprovechar la tienda de Amazon Business, las herramientas como la visibilidad de gastos permiten a la universidad ejecutar fácilmente un análisis integral de los gastos de forma continua y reducir la fricción comúnmente asociada con la ejecución de informes de proveedor por proveedor y el ingreso manual de datos. La herramienta Flujos de trabajo de aprobación permite que la universidad delegue revisiones y aprobaciones de gastos a aquellos que han recibido certificaciones de capacitación, creando un modelo de autoservicio dentro de la organización de adquisiciones donde el gasto en los pares se revisó y aprobó en función de la política de la universidad. Todo esto equivale a ahorros en el costo total de compra, tanto en tiempo como en presupuesto.

“Estoy enfocado en establecer nuevos estándares en la educación superior para agilizar las tareas y encontrar nuevas formas de construir cosas que las personas no saben que quieren hasta que las tienen”, dijo Zumbach. “Estas innovaciones digitales me han dado tiempo libre para mirar hacia el futuro. La forma en que operan las organizaciones de adquisiciones está cambiando con los avances en tecnología. Tengo la visión a futuro de hacer que la forma en que hacemos negocios sea más atractiva para una fuerza laboral más joven, que esté orientada al futuro, y que tenga un valor demostrable como el ahorro de costos”.

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