Escuelas locales de Lakota
Un sistema escolar en Ohio atiende las necesidades únicas de sus operaciones en el aula.
Resumen
En un innovador distrito escolar de gran prestigio en el Condado de Butler, Ohio, las escuelas locales de Lakota se inscribieron en Amazon Business para renovar su proceso de compras con la idea de que cuanto más eficiente sea la oficina interna, más tiempo y dinero puede dedicarse a las clases.
Un engorroso proceso de compra derivado de la falta de centralización
Las escuelas locales de Lakota se enorgullecen de ofrecer a cada estudiante la oportunidad de explorar sus pasiones, al ofrecer una amplia gama de programas y espacios de colaboración innovadores para 16 500 estudiantes. Su proceso de compra reflejaba la estructura del distrito: 23 escuelas que actuaban de forma independiente para abastecerse de insumos con el fin de apoyar un entorno de aprendizaje sólido.
La falta de centralización fomentó un flujo de trabajo muy bajo. Los profesores y el personal debían examinar a varios vendedores para encontrar los artículos adecuados a los precios más bajos. Sus listas de deseos se entregaban al director del departamento de la escuela, quien se las pasaba al gerente de la oficina para que las descifrara, procesara y ordenara. El sector de finanzas monitoreaba los gastos en su sistema de contabilidad, pero no podía identificar lo que todos compraban.
Para facilitarle a los profesores y al personal la obtención de los artículos que necesitaban y al mismo tiempo dar al área de adquisiciones una visión más detallada de los gastos y sus patrones, Lakota se inscribió en Amazon Business.
Crear un entorno centralizado con una experiencia de usuario de primera calidad
Lakota estaba empezando a pensar en la mejor manera de enfocar su desafío de adquisición casi al mismo tiempo que se estaba lanzando Amazon Business. Como uno de los primeros en adoptarlo, Lakota pudo participar en las pruebas de la versión beta y proporcionó información sobre muchos de los productos y características que acabaría implementando. Esto le ayudó a Lakota a revisar el proceso de cómo las personas harían los pedidos, el proceso/flujo de trabajo, el método de pago, los límites de cumplimiento, las aprobaciones, los informes y otras características.
La capacidad de integrarse con un sistema de adquisición electrónica también fue esencial. Amazon Business tenía la flexibilidad de integrarse con el sistema preferido de Lakota para el flujo de aprobación y otros aspectos del proceso de adquisición que se producían tras bastidores. El objetivo era un proceso eficiente y efectivo.
“Siempre hay un lado comercial en las escuelas”, dijo Chris Passarge, jefa de operaciones de las escuelas locales de Lakota. “Hay toda una operación tras bastidores que ayuda a respaldar lo que sucede en el aula. Cuanto más eficientes seamos como operación interna, más dinero se puede destinar a las aulas”. Amazon Business también está asociado con OMNIA (anteriormente U.S. Communities), un programa nacional de compras cooperativas utilizado por los distritos de educación K-12 para asegurarse de obtener precios competitivos, lo cual es importante para un distrito tan grande como el de Lakota.
“Nuestros usuarios están bastante contentos con el vasto surtido, la disponibilidad y la puntualidad de las entregas. Es muy parecido a una asociación y eso es muy importante. Diría que nuestra asociación con nuestro asesor de clientes es lo que realmente marca la diferencia. Desempeña un papel fundamental en nuestro éxito. Le recomendamos Amazon Business a otras personas, sin lugar a dudas”.
— Veronica Gayotin, gerente de compras del distrito para las escuelas locales de Lakota
Un proceso de adquisición sin complicaciones que reduce los costos tangibles e intangibles
Amazon Business proporciona un servicio que se integra perfectamente con el sistema de adquisiciones electrónicas del distrito, lo que crea un flujo de trabajo integral que es simple y fácil de mejorar mediante nuevas características con el transcurso del tiempo.
Las ventajas:
- Los jefes de departamento pueden ordenar específicamente lo que se necesita para el aula
- Los conserjes, enfermeras y otros miembros fundamentales del personal pueden comprar artículos directamente
- Los pedidos quedan protegidos contra los cambios de inventario y de precios
- El sector de finanzas tiene un panorama detallado de los patrones de gasto
- Los pedidos se pagan mediante una orden de compra consolidada a través de la oficina de finanzas
- El tiempo de respuesta de la aprobación se redujo de dos semanas a dos días o menos
“Nuestros jefes de departamento tienen acceso a Amazon Business. Nuestros principales conserjes y enfermeras también tienen acceso. Se terminaron las semanas de espera para conseguir lo que se necesita. Se acabaron los viajes a la ferretería que interrumpían el día. Pueden ingresar directamente a Amazon Business desde sus computadoras y hacerlo en el acto”, dijo Passarge.
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