Escuela chárter Olive Grove
Un distrito escolar de California está reemplazando los procesos obsoletos para modernizar el abastecimiento.
Resumen
La escuela chárter Olive Grove, una escuela autónoma regional que ofrece un currículo combinado de educación en el hogar y en el aula opera en cinco centros de aprendizaje en el área de Santa Bárbara, California. Contrataron a Amazon Business para digitalizar y agilizar el proceso de compra de sus escuelas, mejorar la facturación y brindar a los maestros más control sobre los suministros que usan para ayudar a los estudiantes a convertirse en estudiantes motivados y apasionados por el aprendizaje de por vida.
Una escuela autónoma colaborativa busca una solución de compra innovadora
La escuela chárter Olive Grove construyó un modelo exclusivo que utiliza las fortalezas de los padres, maestros certificados y la comunidad para proporcionar una educación de alta calidad para alrededor de 900 estudiantes, desde preescolar hasta el nivel secundario. El proceso de adquisición del colegio no era óptimo. Los maestros y el personal querían una mejor manera de pedir suministros y la oficina del distrito quería una forma más fácil de administrar las compras escolares y el seguimiento de sus gastos.
En ese momento, el proceso de adquisición de Olive Grove era manual y demandaba mucho tiempo. Las listas de los maestros se enviaban al director de servicios fiscales, quien gestionaba todo el proceso, e incluso enviaba los pedidos de entrega de un centro de aprendizaje a otro, cuando era necesario. Las solicitudes ambiguas a veces causaron que se ordenaran artículos incorrectos (“papel” podría significar papel de copia, papel cuadriculado, etc.). La supervisión de los gastos dependía de una variedad de documentación de evidencia de compra. El tiempo usado para lidiar con los pedidos significaba que había menos tiempo dedicado para tareas relacionadas con las finanzas.
Un sistema de compra digitalizado para reemplazar un proceso manual de papel impreso
Al hacer las solicitudes, los maestros y el personal ya estaban utilizando Amazon Business porque este proporcionaba un fácil acceso a cientos de millones de productos y a una variedad de beneficios, incluidos los precios exclusivos para empresas. Sin embargo, dado que no pudieron realizar ni administrar sus propios pedidos, las solicitudes llegaron al director de servicios fiscales por correo electrónico, papel desechado y notas adhesivas, o simplemente durante una corta conversación.
Además, los artículos podrían haberse enviado directamente al campus de aprendizaje correcto o consolidado en un solo pedido y enviado a campus diferente. Con dos campus de aprendizaje a alrededor de 90 minutos de distancia entre sí, obtener suministros en las manos correctas fue un desafío de logística.
“Necesitábamos algo más fácil y ahorrar tiempo”, dijo Mari Michel, Directora de Servicios Fiscales de las Escuelas Chárter de Olive Grove. “También fue importante agregar nuevas personas y nuevos centros de aprendizaje en el futuro”.
Olive Grove se asoció con Amazon Business para reemplazar el proceso de compra en papel con el flujo de trabajo de compra digital de Amazon Business, creando una experiencia optimizada con un proceso de compra en línea que la gente ya entendía.
“Todos obtienen lo que necesitan fácil y rápidamente y el flujo de trabajo de compra digital simplifica mi trabajo y nos ahorra mucho tiempo. No puedo imaginar usar un proceso diferente ahora”.
— Mari Michel, Directora de Servicios Fiscales, Escuela Chárter de Olive Grove
Un sistema de compras a nivel escolar adaptado a las necesidades K-12 sin costo alguno
Amazon Business colaboró con el distrito para implementar un proceso digitalizado que ahorra tiempo y le da más control en las manos de cada centro de aprendizaje. Olive Grove ahora consolida más del 90 % de las compras de suministros escolares con Amazon Business para disfrutar de la eficiencia y el ahorro de tiempo. Olive Grove también eligió Business Prime para sus herramientas de elaboración de informes y, en pedidos elegibles, rápidos y con envío gratis directamente a cada ubicación.
Las ventajas:
- Cada director de los centros de aprendizaje puede presentar y gestionar los pedidos directamente en línea
- Los pedidos reflejan exactamente lo que los maestros necesitan, por lo que ya no habrá que adivinar
- El Director de Servicios Fiscales simplemente aprueba, codifica pedidos y los envía para su pago
- Los suministros son enviados directamente al centro de aprendizaje correspondiente
- Los pedidos se pagan mediante factura consolidada a través de una de las dos líneas de crédito
- Los servicios fiscales tienen una perspectiva clara sobre los gastos en diferentes centros y departamentos de aprendizaje
- El software de la cuenta comercial se implementa sin costo y es fácil de implementar
- Los usuarios obtienen ahorros de precios exclusivos para empresas
“Me sorprende que más colegios públicos y autónomos no estén usando Amazon Business”, declaró Michel. “Es diez veces más fácil. Definitivamente, lo recomendaría”.
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