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USO

USO mejora las operaciones para los miembros del servicio y sus familias.

Resumen

Durante casi 80 años, la United Service Organizations (USO) ha sido una organización líder al servicio de las mujeres y los hombres en el ejército de los EE. UU. y sus familias a lo largo de su tiempo en servicio. Desde el momento en que se unen, a través de sus asignaciones e implementaciones y a medida que regresan a sus comunidades, la USO trabaja para apoyarlos con una gama de programas especializados a fin de satisfacer sus necesidades. Con 250 ubicaciones en todo el mundo y en proceso de incorporar varios estatutos independientes bajo el paraguas de la empresa en los próximos dos años, el objetivo de su equipo de adquisiciones es centralizar las operaciones para consolidar proveedores, lograr precios más competitivos y crear eficiencias.

 

 

Una organización global sin fines de lucro requiere innovación de abastecimiento a gran escala

La USO no es parte del gobierno federal, sino que es una organización sin fines de lucro 501 (c)(3) con sede en Arlington, Virginia. Sus orígenes se remontan al inicio de la participación de Estados Unidos en la Segunda Guerra Mundial en 1941. El presidente Franklin D. Roosevelt buscó unir varias asociaciones de servicio en una sola organización para elevar la moral del ejército de los Estados Unidos. Hoy, la USO opera en 250 ubicaciones, se extiende a quince países en todos los continentes y cuenta con miles de empleados y voluntarios. En 2019, los centros de la USO se visitaron más de ocho millones de veces para recibir a cinco millones de militares en servicio activo y sus familias, quienes se beneficiaron de sus programas y servicios.  

 

Rick Quaintance y Tina Stockov, quienes se unieron en 2015, se encargan de las adquisiciones de la USO. Notaron inmediatamente que el proceso de abastecimiento y financiamiento era manual, requería mucho tiempo y se basaba en el papeleo. Para modernizar la organización, iniciaron una solicitud de presupuestos (RFP) para encontrar una solución de adquisición y pago que fuera fácil de usar, automatizada y compatible con su estructura de proceso existente.

 

A través de este proceso de solicitud de presupuestos, Quaintance y Stockov lideraron la implementación de una solución moderna de adquisición al pago con Coupa. También trabajaron con Amazon Business para habilitar un punchout, una solución tecnológica que permite a la USO obtener suministros de Amazon Business a través de Coupa. Lanzaron el punchout en 2017, primero en la sede y luego en toda la organización global en cinco meses. En la actualidad, casi el 80 por ciento de todos los gastos de la USO pasan por esta integración de compras electrónicas y entre el 80 y el 90 por ciento de todos los gastos se confirma como el mejor precio disponible, según el equipo de la USO. Amazon Business admite más de 110 plataformas de software diferentes para estas integraciones de punchout.

 

“Si bien la introducción de este nuevo proceso es un gran cambio estructural para la organización, casi todos lo aceptaron”, dijo Quaintance. “Cosas como aprobar facturas y conciliar recibos de gastos solían llevar de cinco a siete días y ahora se necesitan dos. Lo que solía ser un proceso manual que ocupaba gran parte de nuestro tiempo ahora está automatizado casi totalmente. Esto reduce los tiempos de procesamiento y nos permite proporcionar autonomía a los directores de los centros para obtener lo que necesitan de manera más rápida y eficiente”, dijo. “Además, esta nueva solución integrada también nos proporciona una mayor visibilidad de los gastos en la USO, un beneficio clave para una organización global sin fines de lucro que tiene que informar regularmente sobre cómo utiliza el dinero de los donantes en diferentes zonas horarias”.

 

Otro beneficio de esta automatización es la capacidad de permitir que todos los usuarios de toda la organización accedan a la tienda de Amazon Business para satisfacer sus necesidades únicas sin tener que buscar en catálogos de proveedores individuales. La USO también aprovecha los flujos de trabajo de aprobación, una característica de Amazon Business que permite a los administradores crear y escalar rápidamente los flujos de trabajo de compras que se ajustan a su estructura organizativa. Actualmente, hay aproximadamente 300 usuarios con esta característica y ayuda a los directores de centros de todo el mundo a revisar y aprobar los gastos, mediante la reducción de la carga de trabajo en la oficina principal.

“Cosas como aprobar facturas y conciliar recibos de gastos solían llevar de cinco a siete días y ahora se necesitan dos. Lo que solía ser un proceso manual que ocupaba gran parte de nuestro tiempo ahora está automatizado casi totalmente. Esto reduce los tiempos de procesamiento y nos permite proporcionar autonomía a los directores de los centros para obtener lo que necesitan de manera más rápida y eficiente”.

— Rick Quaintance, Director Principal de Administración de Contratos y Adquisiciones, USO

“Cualquiera que quiera acceder a Amazon Business puede hacerlo”, señaló Stockov. “Lo que hicimos es permitir que cada director de centro administre sus propios presupuestos regionales y todas las compras se dirijan a él para su revisión y aprobación. Por ejemplo, tenemos diez centros en el Suroeste de Asia e identificamos diez aprobadores, con la creación de un modelo de autoservicio para nuestros centros”, dijo.

 

Más allá de las operaciones mejoradas de la automatización, la USO también se beneficia de la capacidad de obtener entregas rápidas y gratuitas en las ubicaciones que Amazon Business atiende en la actualidad, con Business Prime. Según Stockov, los suministros que solían obtenerse de otros proveedores en dos a cinco semanas, ahora, en muchos casos, llegan en dos días, sin incurrir en costos de envío. Con estos ahorros, la USO puede obtener los suministros necesarios para los miembros del servicio y las familias. “Los envíos rápidos y gratuitos que recibimos con Business Prime han sido enormes”, dijo Stockov.

 

“Nuestros centros no solo compran suministros para el bienestar de los militares y sus familias, sino también para las necesidades de entretenimiento, como juegos para niños, televisores y libros”, señaló Stockov. “Un gran esfuerzo para nosotros es el Bob Hope Legacy Reading Program, una asociación entre Bob Hope Legacy y la USO, que hace posible que los hijos de militares sumen libros a su biblioteca y así su ser querido en el extranjero puede ingresar a cualquier centro, grabarse leyendo el libro y compartir este cuento con sus hijos en casa”, dijo Stockov.

“Lo que hicimos es permitir que cada director de centro administre sus propios presupuestos regionales y todas las compras se dirijan a él para su revisión y aprobación. Por ejemplo, tenemos diez centros en el Suroeste de Asia e identificamos diez aprobadores, con la creación de un modelo de autoservicio para nuestros centros”.

— Tina Stockov, gerente de adquisiciones, USO

Amazon Business ayuda a organizaciones sin fines de lucro de cualquier tamaño

Mantenerse ágil y flexible ayuda a las organizaciones sin fines de lucro a responder a las cambiantes necesidades de la comunidad. Cada dólar gastado en una organización sin fines de lucro constituye una elección entre financiar al personal, las operaciones o los programas. En los EE. UU., Amazon Business presta servicios a 75 mil organizaciones sin fines de lucro, incluidas las 30 organizaciones benéficas más grandes, 28 mil organizaciones religiosas y operaciones globales como la USO. Desde el programa de compras exentas de impuestos de Amazon, hasta las aprobaciones de flujo de trabajo y análisis avanzado, Amazon creó características para aumentar la colaboración teniendo en cuenta las necesidades de las organizaciones sin fines de lucro.

 

Para el equipo de adquisiciones de la USO, su objetivo final es fomentar la colaboración en toda la organización. Como sucede en numerosas organizaciones grandes, los departamentos buscan encontrar formas de trabajar juntos de manera más eficiente. Los líderes en adquisición como Quaintance y Stockov creen que es esencial facilitar que los equipos realicen sus funciones juntos, ya que dependen el uno del otro.

 

“La automatización de los procesos para que funcionen conjuntamente entre compras, finanzas y nuestros centros en todo el mundo, lo que hace que todo funcione de manera más eficiente, nos permite ahorrar tiempo y dinero que puede volver a invertirse en programas y servicios para aquellos a quienes servimos. Esa es la marca que quiero dejar en la USO que perdurará en el futuro”, dijo Quaintance.

 

 

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