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USO

El USO mejora las operaciones para los miembros del servicio y sus familias.

Resumen

Durante casi 80 años, las organizaciones de servicios de United (United Service Organizations, USO) han sido una organización líder que sirve a las mujeres y hombres del ejército estadounidense y sus familias a lo largo de su tiempo en uniforme. Desde el momento en que se unen, a través de sus tareas y despliegues, y a medida que vuelven a sus comunidades, el USO trabaja para apoyarles con una gama de programas especializados para respaldar sus necesidades. Con 250 ubicaciones en todo el mundo y en el proceso de incorporar varios cargadores independientes bajo la paraguas corporativa en los próximos dos años, el objetivo de su equipo de compras es centralizar las operaciones para consolidar los proveedores, conseguir precios más competitivos y crear eficiencias.

 

 

Una organización sin ánimo de lucro global requiere una innovación de abastecimiento a gran escala

El USO no forma parte del gobierno federal, sino que es una organización sin ánimo de lucro 501(c)(3) con sede en Arlington, Virginia. Sus orígenes se remontan al inicio de la participación de América en la Segunda Guerra Mundial en 1941. El presidente Franklin D. Roosevelt intentó unir varias asociaciones de servicios en una organización para elevar la moral del ejército de los Estados Unidos. En la actualidad, el USO opera 250 ubicaciones, se extiende a quince países en cada continente y cuenta con miles de empleados y voluntarios. En 2019, se visitaron los centros de USO más de ocho millones de veces, sirviendo a cinco millones de miembros militares de trabajo activo y sus familias, todo ello beneficiándose de sus programas y servicios.  

 

Rick Quaintance y Tina Stockov aprovisionan el uso de la UTILIZACIÓN, ambos en 2015. Inmediatamente, observaron que el proceso de abastecimiento y finanzas era manual, de tiempo intenso y de papeleo. Para modernizar la organización, iniciaron una solicitud de propuesta (RFP) para encontrar una solución de compra a pagar que sería fácil de usar, automatizada y compatible con su estructura de procesos existente.

 

A través de este proceso de RFP, Quaintance y Stockov dirigieron la implementación de una solución moderna de compra a pagar con Coupa. También trabajaron con Amazon Business para permitir un punchout: una solución tecnológica que permite al USO obtener suministros de Amazon Business a través de Coupa. Lanzaron el punchout en 2017, primero a la sede central y a toda la organización global en cinco meses. En la actualidad, casi el 80 por ciento de todos los gastos de USO pasan por esta integración de compras electrónicas, y entre el 80 y el 90 por ciento de todos los gastos se confirma mejor, según el equipo de USO. Amazon Business admite más de 110 plataformas de software diferentes para estas integraciones punchout.

 

“Aunque la introducción de este nuevo proceso es un cambio estructural grande para la organización, la mayoría de todos los ha adoptado”, dijo Quaintance. “Cosas como aprobar facturas y conciliar recibos de gastos utilizados para llevar de cinco a siete días, y ahora necesitan dos. Lo que se utilizó para ser un proceso manual que ocupase gran parte de nuestro tiempo es casi totalmente automatizado. Esto reduce los tiempos de procesamiento y nos permite proporcionar autonomía a los directores del centro para obtener lo que necesitan de forma más rápida y eficiente", declaró. “Además, esta nueva solución integrada nos proporciona una mayor visibilidad del gasto en el USO, un beneficio clave para una organización sin ánimo de lucro global que tiene que informar regularmente sobre cómo utilizamos los dólares de donantes en múltiples zonas horarias”.

 

Otro beneficio para esta automatización es la capacidad de permitir a todos los usuarios de toda la organización acceder a la tienda de Amazon Business para obtener sus necesidades únicas sin tener que buscar a través de catálogos de proveedores individuales. El uso también está aprovechando los flujos de trabajo de aprobación, una característica de Amazon Business que permite a los administradores crear y escalar rápidamente flujos de trabajo de compra que se ajusten a su estructura organizativa. Actualmente, hay aproximadamente 300 usuarios con esta característica y ayuda a los directores del centro de todo el mundo a revisar y aprobar el gasto, reduciendo la carga de trabajo en la oficina principal.

“Cosas como aprobar facturas y conciliar recibos de gastos utilizados para llevar de cinco a siete días, y ahora necesitan dos. Lo que se utilizó para ser un proceso manual que ocupase gran parte de nuestro tiempo es casi totalmente automatizado. Esto reduce los tiempos de procesamiento y nos permite proporcionar autonomía a los directores del centro para obtener lo que necesitan de forma más rápida y eficiente".

— Rick Quaintance, director sénior de gestión de contratos y compras, USO

“Cualquier persona que quiera acceder a Amazon Business puede tener”, dijo Stockov. “Lo que hemos hecho es permitir a cada director de centro gestionar sus propios presupuestos regionales, y todas las compras van al director del centro para revisar y aprobar. Por ejemplo, contamos con diez centros en el suroeste de Asia y hemos identificado diez aprobadores, creando un modelo de autoservicio para nuestros centros", declaró.

 

Más allá de las operaciones mejoradas de la automatización, el USO también se beneficia de la capacidad de obtener una entrega rápida y gratuita en las ubicaciones de Amazon Business Services, con Business Prime. Según Stockov, los suministros que se usaron de dos a cinco semanas para obtener de otros proveedores, ahora, en muchos casos, llegaron a dos días, sin incurrir en costes de envío. Con estos ahorros, el USO es capaz de abastecer los suministros necesarios para los miembros de servicio y las familias. "El envío rápido y gratuito que estamos obteniendo con el Prime Business ha sido enorme", declaró Stockov.

 

“Nuestros centros no solo están comprando suministros para el bienestar del ejército y sus familias, sino también para las necesidades de entretenimiento, como juegos infantiles, TV y libros”, dijo Stockov. “Un gran esfuerzo para nosotros es el programa de lectura heredada Bob Hope, una asociación entre el legado de Bob Hope y el USO, que hace posible que los niños militares añadan libros a su biblioteca, y su ser querido en el extranjero puede entrar en cualquier centro, grabar el libro y compartir esta historia con sus hijos en casa”, dijo Stockov.

“Lo que hemos hecho es permitir a cada director de centro gestionar sus propios presupuestos regionales, y todas las compras van al director del centro para revisar y aprobar. Por ejemplo, contamos con diez centros en el sudoeste de Asia y hemos identificado diez aprobadores, creando un modelo de autoservicio para nuestros centros".

— Tina Stockov, Gerente de compras, USO

Amazon Business ayuda a organizaciones sin ánimo de lucro de cualquier tamaño

Mantenerse ágil y flexible ayuda a que las organizaciones sin ánimo de lucro respondan a las cambiantes necesidades de la comunidad. Cada dólar gastado en una organización sin fines de lucro constituye una elección entre financiar el personal, las operaciones o los programas. En EE. UU., Amazon Business ofrece 75 mil organizaciones sin ánimo de lucro, incluidas las 30 organizaciones benéficas más grandes, 2800 organizaciones basadas en la fe y operaciones globales como el USO. Desde el Programa de compras exentas de impuestos de Amazon hasta las aprobaciones de flujo de trabajo y los análisis avanzados, Amazon ha creado funciones para aumentar la colaboración con las necesidades de la organización sin fines de lucro.

 

Para el equipo de compras de USO, su objetivo final es fomentar la colaboración en toda la organización. Como en muchas organizaciones grandes, los departamentos buscan encontrar formas de trabajar juntos de forma más eficiente. Los líderes de compras como Quaintance y Stockov creen que es esencial hacer más fácil a los equipos llevar a cabo sus funciones juntos, dada su confianza entre sí.

 

“Mediante la automatización de procesos para trabajar interdisciplinariamente entre adquisiciones, finanzas y nuestros centros de todo el mundo, haciendo que las cosas funcionen de forma más eficiente, nos ahorra tiempo y dinero que pueden reinvertirse en programas y servicios para aquellos que trabajamos. Esa es la marca que quiero dejar en el USO que continuará en el futuro”, dijo Quaintance.

 

 

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