Acelerar la transformación en las adquisiciones

En una época de alteraciones generalizadas e incertidumbre económica, la agilidad está apareciendo como una cualidad clave de las funciones de adquisiciones exitosas. Los procesos de adquisiciones resultan fundamentales para optimizar los procesos, reducir los costos y permitirles a las organizaciones adaptarse con rapidez a las condiciones cambiantes.

Por ello, se anima cada vez más a los líderes de adquisiciones a que tomen medidas audaces para lograr una transformación digital que haga énfasis en crear impulso como base para lograr operaciones escalables y flexibles. Al priorizar la agilidad y fomentar la confianza, los CPO pueden posicionar sus funciones para lograr un éxito sostenido.

Amazon Business, que se apasiona por la invención y la innovación, desafía constantemente los límites de lo que adquisiciones, como función, puede hacer. CPO Strategy se sentó con la vicepresidenta de Amazon Business, Brenda Spoonemore, para conocer más sobre su trayectoria en adquisiciones, el compromiso de Amazon de responder a los desafíos que impone una cadena de suministro en constante evolución y aprovechar la tecnología para mantenerse competitivos y resilientes.  

Hola, Brenda, ¿podrías presentarte y explicar el rol que desempeña adquisiciones dentro de Amazon?  

Brenda Spoonemore: “Soy muy afortunada de trabajar para la empresa emergente más grande del mundo. Obviamente, Amazon ya lleva un tiempo existiendo, pero lo que realmente amo de la cultura aquí, y lo que ha hecho que me quede por más de 11 años, es cuán dedicados al consumidor estamos y cómo los equipos innovan constantemente para beneficiar al consumidor. La misión de continuamente elevar los estándares para brindarles la mejor experiencia posible a nuestros clientes me resulta realmente inspirador, me ayuda a sentirme conectada y a tener una actitud de urgencia en generar soluciones para mis clientes cada día”. 

¿Qué te inspiró personalmente para involucrarte en el ámbito de adquisiciones?

Brenda Spoonemore: “Me apasiona mucho la capacidad de Amazon de inventar soluciones en pos de los clientes, e inicialmente me interesó el desafío intelectual y de liderazgo que representaba generar la mejor experiencia de adquisiciones posible para negocios de todos los tamaños. Eso sigue siendo así, pero hay más: en mi segunda semana de trabajo en Amazon Business, un huracán de categoría alta azotó el sudeste de Estados Unidos. Nuestros clientes y sus empleados se vieron gravemente afectados, desde grandes organizaciones sin fines de lucro hasta negocios locales y fábricas. Comenzamos a recibir solicitudes urgentes de ayuda, que incluían palés de agua, fórmula para bebés, linternas y otros productos para asistir a las personas afectadas por la tormenta. En ese momento, me inspiró mucho el equipo de Amazon Business y el sentido de misión que teníamos todos y me sentí honrada por la confianza que nuestros clientes depositaban en nosotros para poder satisfacer sus necesidades en un momento de tanto estrés. El equipo realmente quiere apoyar a nuestros clientes todos los días, ya sea entregando productos de limpieza e higiene a una fábrica, laptops y productos de informática a una oficina o productos esenciales a familias en momentos de necesidad”. 

¿De qué forma los desafíos económicos actuales que vemos alrededor del mundo están reorientando las prioridades de adquisiciones para los CPO?

Brenda Spoonemore: “Todos hemos atravesado ciclos bastante importantes de alteraciones económicas durante los últimos años. Cuando las cadenas de suministro se ven amenazadas, las empresas se dan cuenta de cuán estratégicas son realmente sus oficinas de CPO. He escuchado mucho a los CPO hablar sobre cuán diferente se perciben sus roles y funciones dentro del grupo directivo estos días. Ya no se trata solo de reducir costos, sino más bien de crear una verdadera resiliencia estratégica. Por supuesto, gestionar los gastos es importante, pero reducir costos de un solo origen puede dejar a tu negocio expuesto a riesgos incluso más grandes. Los CPO están generando valor para sus organizaciones desde varios ángulos. Primero: diversificación de proveedores. Ampliar tu red de proveedores te prepara para adaptarte y mantener el negocio funcionando sin problemas no importa las circunstancias.

Segundo: tecnología. Las capacidades digitales están transformando las adquisiciones, dándote visibilidad en tiempo real de tu cadena de suministro para que puedas detectar riesgos e ineficiencias antes de que se vuelvan problemas más complejos. Con analíticas avanzadas, puedes tomar decisiones más inteligentes y rápidas y, al consolidar tus datos de adquisiciones, puedes impulsar el valor de las analíticas y la IA generativa para detectar tendencias en las compras, alertar sobre posibles fraudes y abusos y así aumentar el control e impulsar la estrategia corporativa hacia la responsabilidad social, lo cual incluye objetivos de compras a pequeños negocios y de productos ecológicos. Todo esto significa que gestionar los costos e crear ahorros es solo un paso para los CPO en 2025, ahora que la función de adquisiciones es la que genera estabilidad comercial e impulsa los objetivos clave estratégicos para cada organización”. 

¿Cuáles podrías decir que son las tendencias globales en adquisiciones con más impacto que han impulsado estos cambios?

Brenda Spoonemore: “Las adquisiciones están cambiando rápido y la tecnología está abriendo el camino, pero no se trata solo de eso. Herramientas como la inteligencia artificial, las analíticas en tiempo real y el modelado predictivo están ayudando a los CPO a mantenerse competitivos, pero incluso la mejor tecnología es solo tan buena como las personas que la usan. Las habilidades que se priorizaron durante los últimos 20 años no van a lograr que ninguno de nuestros equipos esté preparado para alteraciones en tiempo real. De hecho, lo que funcionaba hace 6 meses no es lo que funcionará hoy. Ya no se trata de reducir más y más las cifras, se trata de crear un equipo altamente analítico y orientado a la acción que pueda tomar decisiones estratégicas rápidas y llevar la información a la acción. Y es allí donde muchas organizaciones de adquisiciones enfrentan desafíos: la brecha de habilidades se está agrandando y las empresas que progresen serán las que cuenten con equipos ágiles e innovadores que puedan pensar de forma estratégica y actuar con rapidez”.

Con una creciente demanda de habilidades nuevas en toda la industria, ¿de qué forma los CPO superan la brecha en la fuerza laboral?

Brenda Spoonemore: “Excelente pregunta. La brecha en las habilidades es real, pero no imposible superarla. Contratar a personas con pensamiento analítico es un buen comienzo, pero para realmente superar la brecha, las organizaciones necesitan reimaginar su enfoque. Hay algunas acciones clave que se pueden realizar: Primero, crear equipos que puedan actuar rápido y pensar en grande. No se trata solamente de analistas de datos, se trata de personas que tomen decisiones y que sepan cómo convertir la información en acciones de impacto. Eso significa invertir en una combinación de talentos correctos, datos confiables y herramientas avanzadas para lograr velocidad y precisión. Segundo, consolidar tus datos genera información más precisa y más datos prácticos.

Acelerar la efectividad de tu equipo va más allá de simplemente actualizar los sistemas o agregar nuevos roles. Se trata de fomentar una cultura que prospere en base a la colaboración, la innovación y la capacidad de tomar decisiones y después darles a tus equipos los recursos para que puedan tomar decisiones informadas con rapidez. Al invertir en tu gente, en tus procesos y en tecnología, no solo cerrarás esa brecha de habilidades, sino que también posicionarás a tu equipo de adquisiciones para que lidere con agilidad y confianza en un mundo que cambia a gran velocidad”.

¿Cuáles son las tecnologías que los líderes de adquisiciones deberían priorizar para mantenerse competitivos y resilientes?

Brenda Spoonemore: “Los CPO más hábiles con los que he hablado, ya sea que estén comenzando su transformación digital o que ya estén bien avanzados en ella, están sumamente comprometidos con soluciones digitales de extremo a extremo. No se trata solamente de automatizar procesos; se trata de crear una función de adquisiciones que esté más conectada y sea más ágil más resiliente para enfrentar el cambio constante. Como dijimos antes, si todavía no lo has hecho, este es el momento para invertir en tecnologías como analíticas avanzadas, gestión de gastos impulsada por IA y sistemas de colaboración con proveedores. Estas herramientas no solo te ayudan a reaccionar a los cambios, sino que les permiten a ti y a tu equipo anticipar las alteraciones, optimizar los costos y crear un mayor valor en todo el negocio. Una forma de pensarlo es primero enfocarte en áreas donde la tecnología pueda tener un impacto inmediato. Por ejemplo, las soluciones que centralizan los datos de los proveedores y la actividad de compras pueden proporcionar visibilidad de los gastos, lo cual es sumamente necesario, y detectar oportunidades de generar eficiencia.

En Amazon Business, vemos que los equipos de adquisiciones usan estas herramientas para hacer que el proceso de compras sea más eficiente y para establecer relaciones más profundas y confiables con los proveedores. Nuestro equipo de Servicios profesionales trabaja con organizaciones para identificar sus desafíos específicos y guiarlos en el recorrido de la transformación digital. Incluso si gestionas este proceso por tu cuenta, enfocarte en las herramientas que unifican los datos y mejoran los procesos de adquisiciones puede impulsar un gran progreso.

El segundo beneficio de la centralización de datos es que puedes aprovechar información más proactiva. Amazon Business recientemente lanzó la primera generación de informes de “anomalías de gasto” que analiza los patrones de compras de tu organización, las ubicaciones de entrega y otros atributos para señalar categorías de gastos para inspección de control. Esto ayuda a impulsar la eficiencia al permitirle a tu equipo dedicar el tiempo a áreas en las que pueden generar más impacto. La transformación digital es un proceso continuo, pero el valor es claro. Con las tecnologías adecuadas, las organizaciones pueden tomar decisiones más informadas con mayor rapidez, fortalecer las relaciones con los proveedores, impulsar el control de gastos y mantenerse competitivos en mercados impredecibles”.

¿Cuáles son algunas de las formas en las que ves que la tecnología ayuda a los equipos de adquisiciones a optimizar sus gastos gestionados?

Brenda Spoonemore: “La tecnología juega un papel sumamente importante en optimizar los gastos gestionados, pero la magia en realidad sucede cuando te enfocas en dos elementos clave: la diversificación de proveedores y la consolidación de datos. Cuando la tecnología conecta todos tus sistemas y elimina los datos aislados que están esparcidos en diferentes hojas de datos o plataformas, obtienes una visibilidad inigualable de a dónde va tu dinero. Este nivel de visibilidad ayuda a tu equipo a rápidamente detectar ineficiencias, descubrir oportunidades de ahorro y cambiar de rumbo cuando las prioridades comerciales cambian. Al mismo tiempo, diversificar tu base de proveedores te ayuda a reducir el riesgo y a mantenerte más ágil. Depender excesivamente de solo algunos proveedores puede limitar tu flexibilidad, en especial si hay alteraciones o problemas de desempeño.

Trabajar con una combinación más amplia de proveedores significa que no solo mitigas el riesgo, sino que además creas flexibilidad para adaptar tu estrategia de abastecimiento para responder a los objetivos comerciales que van evolucionando. Las herramientas que se integran sin problemas con el sistema de adquisiciones electrónicas que uses, como Amazon Business, reúnen estas dos cosas. Extraen datos de compras de las plataformas que ya tienes y te conectan con una red de proveedores aprobados grande. ¿El resultado? Una única vista procesable de tus gastos y elecciones, para que tu equipo pueda dedicar menos tiempo a discutir sobre informes y más a impulsar valor estratégico.

Además, ten en cuenta que esas herramientas de análisis de datos y aplicaciones de IA generativa arrojan más información mientras más datos tienen, por eso la consolidación de datos te ayuda a aprovechar mejor tus analíticas. Un cliente con el que mi equipo ha estado trabajando está impulsando una consolidación de compras sin precedentes en un amplio conjunto de clientes internos tanto para prestar mejores servicios de compras a nivel interno y para obtener ahorros de costos importantes y un control transparente de sus gastos. Es un cambio radical”. 

¿Qué consejo les darías a los líderes de adquisiciones que podrían sentirse estancados en las primeras etapas del cambio?

Brenda Spoonemore: “Muchos líderes de adquisiciones pueden no sentirse listos para una transformación sustancial, pero se puede comenzar con pasos pequeños y empezar a hacer el trabajo preliminar hoy mismo. Podría ser tan simple como introducir catálogos digitales para guiar a los empleados hacia proveedores preferidos o usar una herramienta de IA para analizar los gastos en un área de tu negocio. Estos pequeños pasos pueden requerir un esfuerzo inicial, pero optimizan el proceso, reducen los costos operativos y crea resultados medibles a lo largo del tiempo.

Lo que es más importante, generan confianza e impulso dentro de tu organización y comienzan a entrenar a tu equipo para adaptarse en ciclos más breves. El pensamiento estratégico no se trata de esperar el momento perfecto; se trata de plantar semillas hoy para prepararnos para mañana. Mientras antes des el primer paso, mejor posicionado estará tu equipo para adaptarse, crecer y capitalizarse de oportunidades futuras. Cada CPO con el que he hablado en los últimos 6 meses comprende que la velocidad del cambio ha aumentado; ahora se trata de redoblar la apuesta en la efectividad del equipo y en la tecnología para obtener resultados organizativos a un ritmo que los ponga un paso más adelante que la competencia”. 

Publicado originalmente en CPOstrategy.