La información accionable facilita las compras de negocios más inteligentes

Durante décadas, la adquisición se percibía como una función del área administrativa centrada en la reducción de costos y la administración de proveedores. Pero esa perspectiva está cambiando a medida que las interrupciones en la cadena de suministro y los cambios en el comportamiento del consumidor afectan a la economía. Los líderes ahora comprenden el potencial de las adquisiciones para ofrecer niveles sin precedentes de eficiencia, información y capacidad estratégica en todo el negocio.

Sin embargo, aprovechar el potencial de las adquisiciones para generar valor requiere dominar diversas necesidades de los negocios globales e híbridos de hoy, navegar por un ecosistema de proveedores cada vez más complejo y lidiar con los amplios volúmenes de datos generados por una cadena de suministro que se digitaliza rápidamente. Las herramientas y tecnologías avanzadas de adquisición pueden respaldar los tres aspectos mencionados.

Las compras de los productos y servicios que una empresa necesita para respaldar sus operaciones diarias implican miles de decisiones individuales, desde un trabajador remoto que tiene que elegir un teclado de computadora hasta un experto en materiales que contrata proveedores. Mantener en funcionamiento el negocio requiere procesos y políticas de adquisiciones establecidos por un director de adquisiciones (CPO) y su equipo, quienes “alinean sus decisiones con los objetivos de la empresa, reaccionan a los cambios con rapidez y son lo suficientemente ágiles para asegurar que una empresa tenga los productos adecuados en el momento adecuado”, dice Rajiv Bhatnagar, director de Productos y Tecnología en Amazon Business.

Al mismo tiempo, afirma que la digitalización de la cadena de suministro ha creado “una selva de datos” que desafía a las adquisiciones a “aprovechar los datos, identificar tendencias y detectar anomalías” a una velocidad récord. La buena noticia es que las herramientas de análisis avanzado pueden abordar estos obstáculos y establecer un enfoque de adquisiciones basado en datos y simplificado. Recopilar la gran cantidad de datos producidos por la adquisición de la empresa y capacitar a los equipos de adquisiciones para reconocer y actuar sobre patrones en esos datos permite rapidez, agilidad y una toma de decisiones más inteligente.

Los ejecutivos de hoy en día recurren cada vez más a los datos y el análisis para facilitar una toma de decisiones más efectiva en un entorno de negocio desafiante y de rápido cambio. Los equipos de adquisición no son la excepción. De hecho, el 65 % de los profesionales de adquisiciones informan tener una iniciativa dirigida a mejorar los datos y el análisis, según el informe CPO Agenda de The Hackett Group en 2023.

Esto se fundamenta en que el análisis puede aumentar mucho la visibilidad de la cadena de suministro, mejorar el comportamiento de compra, fortalecer las asociaciones en la cadena de suministro e impulsar la productividad y sostenibilidad. Aquí se explica cómo.

Obtener una visibilidad completa de la actividad de compras

Obtener una visión completa de la adquisición en una organización grande es todo un desafío. “Las personas involucradas en el proceso de adquisiciones en diferentes niveles con diferentes objetivos necesitan una comprensión completa de todo el proceso”, dice Bhatnagar. Pero no es fácil, dadas las capas y capas de datos gestionados por los equipos de adquisiciones, desde los detalles individuales de la factura hasta los cambiantes precios de los proveedores. El hecho de que estos datos existen dentro y fuera de la organización de adquisición complica aún más las cosas.

Afortunadamente, las herramientas de análisis ofrecen una mayor visibilidad en la adquisición al consolidar datos de varias fuentes. Esto permite a los equipos de adquisiciones explotar el conjunto más completo de información de adquisiciones en busca de “oportunidades de optimización”, dice Bhatnagar. Por ejemplo, los equipos de adquisiciones pueden, con una visión clara de los datos de su organización, descubrir oportunidades de reducir la complejidad al consolidar proveedores o cambiar la repetición de pedidos pequeños a compras al por mayor para obtener más eficiencia en el costo.

Identificar patrones y responder rápidamente

Cuando se integra y analiza cuidadosamente en el tiempo, los datos de adquisiciones pueden revelar patrones significativos, indicaciones de comportamientos de compra cambiantes y tendencias emergentes. Estos patrones pueden ayudar a identificar categorías de productos con gastos superiores a lo normal, objetivos no cumplidos por compromisos con proveedores, o un patrón de retrasos en el suministro de productos esenciales para el negocio. El resultado, según Bhatnagar, es información que puede mejorar la gestión presupuestaria al permitir que los profesionales de adquisiciones “controlen el gasto no autorizado” y modifiquen el comportamiento de compra de una empresa.

Además de resaltar gastos difíciles de manejar, los datos de adquisiciones pueden ofrecer una visión del futuro. En la actualidad, el mundo avanza a un ritmo rápido, lo que requiere que las organizaciones reaccionen rápidamente a las cambiantes circunstancias de negocios. Sin embargo, solo el 25 % de las empresas afirman poder identificar y prever interrupciones en la cadena de suministro de manera oportuna “en gran medida”, según la encuesta de CPO Global de Deloitte en el 2023.

“El análisis basado en el aprendizaje automático puede buscar patrones mucho más rápido”, dice Bhatnagar. “Una vez que ha detectado un patrón, puede tomar medidas”. Al detectar patrones en los datos de adquisiciones que podrían indicar interrupciones en la cadena de suministro, aumentos inminentes de precios o nuevos impulsores de costos, los equipos de adquisiciones pueden tener en cuenta de manera proactiva los cambios en el mercado. Por ejemplo, un equipo podría habilitar la reposición automática de un producto esencial que probablemente se vea afectado por complicaciones en la cadena de suministro.

Compartir en todo el ecosistema de socios

El análisis de datos permite a los equipos de adquisiciones “identificar algunos de los desafíos y reaccionar ante ellos en tiempo real”, dice Bhatnagar. Pero en una era de interconexión, ninguna organización actúa sola. En cambio, los ecosistemas de proveedores actuales son redes profundamente interconectadas de socios en la cadena de suministro con interdependencias complejas.

Por esta razón, compartir la información basada en datos con los proveedores ayuda a las organizaciones a identificar mejor las causas de retrasos o pedidos inexactos y a trabajar de manera colaborativa para superar obstáculos. Tal “disciplina y control” sobre los datos, según Bhatnagar, no solo crea una única fuente de verdad para todos los socios de la cadena de suministro, sino que también ayuda a eliminar las acusaciones mutuas, al mismo tiempo que capacita a los equipos de adquisiciones para negociar términos beneficiosos con los proveedores.

Mejorar la productividad y la satisfacción de los empleados

La búsqueda de oportunidades de ahorro, la negociación con proveedores y la respuesta a interrupciones en la cadena de suministro (actividades que consumen mucho tiempo) pueden tener un impacto negativo en la productividad de un equipo de adquisiciones. Sin embargo, al depender del análisis para descubrir y compartir patrones significativos en los datos, los equipos de adquisiciones pueden cambiar el enfoque de tareas de bajo valor a la toma de decisiones críticas para el negocio.

La transición de los equipos de adquisiciones a trabajos de mayor impacto conduce a una mejor experiencia general para los empleados. “Al utilizar el análisis, los empleados se sienten más productivos y saben que están aportando más valor a su trabajo”, afirma Bhatnagar.

Otro aspecto positivo de elevar el ánimo de los empleados es la mejora en la retención del talento. Después de todo, los trabajadores que sienten que aportan valor y tienen un propósito son más propensos a permanecer con un empleador. Este es un gran beneficio en un momento en que casi la mitad (46 %) de los CPO citan la pérdida de talento crítico como un riesgo alto o moderado, según la encuesta de CPO Global de Deloitte de 2023.

Cumplir con métricas de conformidad y objetivos organizacionales

El análisis de las adquisiciones también puede cumplir con un compromiso más amplio de cambiar la forma en que se compran productos y se contratan servicios.

Según una Encuesta Global de McKinsey sobre temas ambientales, sociales y de gobernanza (ESG), más del 90 % de las organizaciones afirman que ESG está en su agenda. Sin embargo, el 40 % de los CPO en la encuesta de Deloitte informa que sus empresas de adquisición necesitan definir o medir su propio conjunto de factores ESG relevantes.

Las herramientas de adquisiciones pueden cerrar esta brecha al permitir que los equipos de adquisiciones busquen certificaciones de proveedores o productos y generen informes de credenciales para ayudarles a orientar las compras de su organización hacia objetivos financieros, de políticas o de ESG. Pueden desarrollar procesos de autorización flexibles pero resistentes, designar compras restringidas y fuera de la política, y fomentar la selección de productos sostenibles o la preferencia por proveedores locales o de propiedad de minorías.

“Un informe de credenciales realmente puede permitir que las organizaciones mejoren su visibilidad en [iniciativas de] sostenibilidad cuando están buscando credenciales del vendedor o acreditaciones de cumplimiento”, dice Bhatnagar. “Pueden realizar un seguimiento de todos sus gastos, ya sea con vendedores diversos o pequeños vendedores, según sus objetivos para la organización”.

Brindar la adquisición del futuro

El análisis avanzado puede liberar a los equipos de adquisiciones para obtener perspectivas significativas de sus datos, información que puede impulsar resultados comerciales tangibles, como un ecosistema de proveedores más sólido, una mayor productividad de los empleados y un planeta más verde.

A medida que las cadenas de suministro se vuelven cada vez más complejas y el ecosistema se digitaliza más, la adquisición basada en datos se volverá crítica. Ante la creciente inestabilidad económica, la escasez de talento y la interrupción tecnológica, las capacidades de análisis avanzado permitirán la próxima generación de adquisiciones.

Publicación original de MIT Technology Review.