Más allá de la eficiencia: Generar agilidad en la adquisición para la educación superior

Los líderes de la educación superior enfrentan un equilibrio constante. Los cambios en la matrícula, la restricción de los presupuestos y la rápida evolución de la tecnología generan presión para mantenerse ágiles sin perder la excelencia operativa. En este entorno, los equipos de adquisición están desempeñando un nuevo papel estratégico, ya que están yendo más allá de la reducción de costos para volverse facilitadores de agilidad institucional.

Las instituciones más ágiles comprenden que la agilidad en la adquisición no solo es una compra más rápida. Implica crear sistemas que anticipan las necesidades, optimizan cada dólar en tiempo real y facultan la toma de decisiones de todo el campus. Cuando los equipos de adquisición pueden redirigir el gasto hacia prioridades emergentes y a la vez mantener el cumplimiento y la transparencia, crean cierta resiliencia institucional: la capacidad de responder con confianza a lo que sea que surja.

Cerrar la brecha de la agilidad de la educación superior

La adquisición tradicional crea cuellos de botella precisamente cuando más se necesita agilidad: ciclos de autorización prolongados que demoran las compras críticas, sistemas fragmentados que evitan el análisis integral de gastos y visibilidad limitada que permite que los líderes tomen decisiones sin completar los datos financieros.

Hay mucho en juego. Cuando el 25 % de los presupuestos operativos pasa por el área de adquisiciones, y posiblemente más en instituciones con un alto nivel de subcontratación, la eficiencia influye directamente en la capacidad de responder con rapidez a circunstancias cambiantes.

Aunque hay un impulso alentador. En una encuesta de caso 3,500 líderes de adquisiciones y organizacionales, el 24 % de los líderes sénior identificó que “volverse más ágiles o resilientes” era una prioridad por encima de reducir el gasto (19 %). Esto indica un reconocimiento creciente de que la capacidad de adaptación impulsa el éxito institucional a largo plazo más que la mera reducción de costos.

Cinco pilares de la adquisición ágil

Entonces, ¿cómo pueden las instituciones realmente cerrar esta brecha de agilidad? Muchos líderes de adquisición están acudiendo a soluciones tecnológicas, y por un buen motivo. Las herramientas adecuadas pueden aumentar la agilidad en las operaciones del campus, pero solo cuando abundan los fundamentos adecuados. Estos cinco pilares proporcionan un marco para crear sistemas de adquisición que mejoren la respuesta institucional en lugar de ocultarla:

Sistemas unificados: las compras consolidadas transforman cómo operan los campus, al mejorar la experiencia del usuario, la transparencia de los gastos y la analítica. Los administradores deberán poder hacer un seguimiento de los patrones de compras de todo el campus, identificar oportunidades de ahorro y tomar decisiones impulsadas por los datos en todos los departamentos. Cuando la Universidad de Washington (UW) consolidó las compras en sus numerosos departamentos académicos mediante una única cuenta maestra, obtuvo la visibilidad y la gestión simplificada que anteriormente había sido imposible.

Interfaces simplificadas: una interfaz de compras centralizada elimina el trabajo manual y la complejidad, y permite que el personal se centre en actividades de mayor impacto a la vez que mantiene el control. Ray Hsu, director ejecutivo de servicios de adquisición en la Universidad de Washington, explica: “Imagina que administras el departamento de teatro y que tu taller de escenografía necesita encontrar diez cosas diferentes para equipar la próxima producción. Imagina cuántas fuentes diferentes tienes que visitar para encontrar disfraces, suministros y otras cosas para ese caso de uso. Centraliza eso”.

Compras alineadas: las herramientas adecuadas permiten la alineación con las cambiantes prioridades institucionales, que son objetivos sostenibles, negocios de minorías, requisitos de cumplimiento, mediante la selección de proveedores preferidos de un modo sin fricción para los compradores. Hsu describe cómo funciona esto en la UW: “Cuando las personas buscan artículos, ni siquiera saben que están buscando un producto sostenible. Simplemente les aparece en sus resultados de búsqueda, de esta manera respaldamos nuestra política sin que tengan que pensarlo”.

Comparación inteligente: los mecanismos de comparación de precios, entrega y proveedores ayudan a los compradores a identificar fácilmente sus opciones más rentables sin buscar múltiples fuentes ni lidiar con hojas de cálculo. El tiempo ahorrado en la investigación se traduce en respuestas más rápidas cuando cambian las prioridades.

Monitoreo en tiempo real: los sistemas proactivos detectan los excesos en los gastos o los problemas en el cumplimiento de la política antes de que se conviertan en problemas, lo que les da a los administradores un margen para centrarse en oportunidades estratégicas.

Efecto en el mundo real

El ejemplo de la Universidad de Washington ilustra cómo funcionan estos pilares juntos en la práctica. Más allá del proceso de compra simplificada que se describió anteriormente, la transformación también reveló lecciones más profundas sobre la creación de agilidad sostenible.

Cuando la UW decidió modernizar su adquisición, enfrentó un desafío familiar: el personal ya compraba de varios proveedores sin monitoreo central. En lugar de cambiar la conducta del personal, la universidad introdujo un sistema centralizado que preservó la flexibilidad que los departamentos valoraban a la vez que agregó la visibilidad y el control que la universidad necesitaba.

“Hay un dicho, ‘Quiero tener una experiencia Amazon’. Pensamos, vayamos a lo real y llevemos Amazon a nuestro campus”, recuerda Hsu.

El cambio trajo más que eficiencia operativa. “Con la Analítica de Amazon Business, puedo visualizar información en un panel intuitivo y tener una conversación con mi jefe: ‘Así podemos hacer todo de una vez’”, dice Hsu. Esa visibilidad cambia el modo en que ocurre la conversión de adquisición, que va de la resolución de problemas reactiva a los debates estratégicos proactivos.

Quizás lo que es más importante, la UW descubrió que la agilidad no requiere forzar el cambio de conducta. Cuando los sistemas adecuados generan cumplimiento y prácticas recomendadas en los procesos diarios, la adopción se da de manera natural. El departamento de teatro obtiene lo que necesita más rápidamente. Los objetivos de sostenibilidad se alcanzan mediante las políticas preferidas. Y los líderes de adquisición obtienen la información estratégica que necesitan para guiar las prioridades institucionales.

Generar agilidad sostenible

La generación de más agilidad en las operaciones de adquisición comienza con algunos aspectos básicos clave:

Comienza con la visibilidad de los gastos. Comprende hacia dónde va tu dinero. Con un 25 % de presupuestos operativos gastado en bienes y servicios, la visibilidad es esencial para la asignación ágil de recursos.

Centraliza para tener control. Tal como dice Hsu, “Hay posibilidad de que tus clientes internos ya estén comprando de Amazon de una manera descentralizada y sin administrar. Mi sugerencia es centralizar esa administración en un sistema unificado”.

Simplifica la experiencia del usuario Haz que el cumplimiento y las prácticas recomendadas sean fluidos. “Hazlo fácil para que no sea una decisión consciente, sino que forma parte de su experiencia de compra cotidiana”, recomienda Hsu.

Concéntrate en la consolidación. Busca oportunidades para consolidar los procesos. “Escucha a los proveedores de soluciones que son expertos en esta área e implementa sus sugerencias cuando tenga sentido para tu organización”, agrega Hsu.

Agilidad como ventaja institucional

La adquisición ágil permite tanto la optimización de recursos como una respuesta más rápida ante las oportunidades. El objetivo no es solo comprar de manera eficiente, sino que la adquisición mejore la toma de decisiones.

Cuando los equipos de adquisición puedan redirigir sus recursos rápidamente, detectar ahorros en tiempo real y adherir a las políticas de compras del campus, liberan a sus instituciones para que se centren en la misión y busquen oportunidades a medida que surgen.

Publicado originalmente en Higher Ed Dive.