Cómo obtener más valor de los datos de adquisiciones digitales

Las organizaciones recurren a soluciones de adquisiciones digitales para acceder a datos que previamente no estaban disponibles o estructurados y para obtener una mejor visibilidad y control sobre sus gastos. Sin embargo, aunque estas soluciones han mejorado la eficiencia en la toma de decisiones de compras empresariales inteligentes, muchas organizaciones no saben aprovechar algunos beneficios, en especial en lo que respecta al uso de datos.

Aún existen brechas significativas en muchos de los datos completos que se recopilan; por ejemplo, según la investigación realizada por Harvard Business Review Analytic Services (HRB-AS), solo el 54 % de las organizaciones recopilan datos totales de gastos. Muchos de los encuestados en esa investigación desean obtener más de la digitalización de sus procesos y tecnologías de adquisiciones de lo que logran en la actualidad, incluido un aumento en la eficiencia operativa (72 %), una reducción de costos (58 %) y una mejora en la recopilación y análisis de datos (42 %).

Los equipos de adquisiciones de mejor rendimiento, aquellos que logran avances significativos en la transición de trabajos tácticos a operaciones de adquisiciones más ágiles, escalables y digitalmente habilitadas, son los que están obteniendo el mayor valor del análisis avanzado y la visualización de sus datos, según la Encuesta global de directores de adquisiciones de 2023 de Deloitte. Estas organizaciones demuestran que el camino hacia un mayor uso de datos en el abastecimiento estratégico, transacciones y proveedores en adquisiciones requiere capacidades de análisis avanzadas que posibiliten una toma de decisiones predictiva y proactiva.

Hay muchas cosas que las organizaciones de adquisición pueden hacer para cerrar esa brecha y comenzar a generar información accionable sobre sus gastos.

La brecha de beneficios de la digitalización

La transformación digital se ha acelerado en la mayoría de las organizaciones. De hecho, es la segunda estrategia de adquisiciones más citada por los directores de adquisiciones estudiados por Deloitte.

Sin embargo, muchos necesitan maximizar los beneficios de los datos nuevos. Según Gartner, “La inversión actual en tecnologías de adquisiciones se inclina fuertemente hacia tecnologías fundamentales que facilitan el trabajo central”, pero se centra menos en las inversiones en tecnologías avanzadas de vanguardia, como el análisis.

Llevar la digitalización al siguiente nivel implica volverse más predictivo y proactivo con los datos que generan esas plataformas. Las organizaciones de adquisición necesitan la capacidad de:

• Acceder rápidamente a datos detallados y confiables.
• Obtener información accionable de los datos para tomar acciones inmediatas.
• Adoptar procesos para actuar rápidamente sobre información accionable.

Cómo obtener más de los datos de adquisiciones

Las organizaciones exitosas están comenzando a potenciar sus adquisiciones mediante técnicas de análisis más profundas en diversas disciplinas de adquisiciones. Las prácticas recomendadas emergentes en la adquisición, como la visibilidad de gastos, Guided Buying y la visualización de datos, los ayuda a desbloquear la capacidad de:

1)  Obtener una visión general de los gastos para tomar decisiones más estratégicas y proactivas.

No puedes gestionar lo que no puedes medir o ni siquiera ver. Los paneles de análisis de adquisiciones son esenciales para obtener una visión en tiempo real de datos sobre el gasto como quién, qué, por qué, dónde y cuándo.

Esta visión general no solo brinda una perspectiva a las organizaciones de adquisición, sino que también les ayuda a comprender y administrar mejor el gasto. Por ejemplo, ver el gasto total con un proveedor informa sobre las negociaciones con ese proveedor. Compartir las perspectivas con equipos facilita la colaboración en las reducciones o en la identificación de oportunidades para ahorrar. Aplicar herramientas de visualización de datos a estos datos ayuda a comprender mejor los hábitos de gasto de una manera más accesible para los usuarios.

Cuando la división  Pacifica Senior Living de Pacifica Companies comenzó a aprovechar la Visibilidad de gastos en sus 96 comunidades de atención a través de Business Prime (una función paga), el personal de compras pudo tomar decisiones presupuestarias inteligentes, identificar áreas para mejorar el cumplimiento de las políticas de compras y descubrir otras oportunidades de ahorro. 

2)  Automatizar los procesos de adquisición para artículos de gran volumen y transacciones repetitivas con el fin de impulsar la eficiencia..

El aprendizaje automático es perfecto para tareas que incluyen la identificación de productos alternativos rentables, la automatización de procesos de licitación competitiva y la simplificación y automatización de conciliaciones.

Según Boston Consulting Group, “El uso de la inteligencia artificial para automatizar decisiones elimina roles redundantes y libera el tiempo de los gerentes para tareas que agregan valor”. 

Otra área en que la IA puede ayudar en la adquisición es la mejora de la experiencia de búsqueda y la visibilidad de los productos para los administradores y compradores. Características como las recomendaciones de productos impulsadas por inteligencia artificial que se encuentran en Amazon Business pueden ayudar a las organizaciones a encontrar los mismos artículos o similares a precios más bajos o con disponibilidad de descuentos.

3)  Implementar restricciones en los gastos de los empleados para lograr mayores ahorros.

Los gastos no autorizados y los gastos marginales pueden causar grandes problemas en cualquier presupuesto. Sin embargo, Guided Buying y los controles de gastos no solo establecen parámetros para esas compras. También pueden asegurar que el gasto respalde los objetivos de la empresa, como la compra de bienes locales o de origen sostenible.

Administrar las compras de una fuerza laboral grande y dispersa puede ser una tarea compleja. Un sistema de compra basado en tarjetas diseñado para aliviar la carga estaba causando problemas de cumplimiento, administración y conciliación para el distrito Seminole County Public School y sus más de 7,000 maestros. Desde que empezaron a utilizar la herramienta de Administración de presupuesto de Amazon Business, los maestros ahora pueden utilizar su presupuesto asignado para los suministros a través de un portal de compras familiar y sin complicaciones, lo que aporta conveniencia y control al distrito. 

4)  Mejora la selección de proveedores y el cumplimiento para relaciones con proveedores más productivas.

Solo el 24 % de los encuestados en la encuesta HBR-AS utilizan la mayoría de los datos que recopilan sobre proveedores de una manera que facilite la toma de decisiones. Reconocen su importancia; el 54 % de los encuestados considera la capacidad de cambiar rápidamente de proveedores como uno de los mayores desafíos. Sin embargo, el 31 % califica la capacidad actual de su organización para cambiar rápidamente de proveedor en respuesta a una interrupción como deficiente o muy deficiente.

Aplicar análisis a los datos de proveedores ayuda a las organizaciones de adquisición a tomar decisiones más estratégicas sobre la selección de proveedores. Por ejemplo, pueden señalar problemas de cumplimiento por parte de los proveedores para minimizar interrupciones y ahorrar tiempo. Con el aprendizaje automático, también se puede mejorar significativamente la evaluación y selección de proveedores.

Pacifica Senior Living utilizó análisis de proveedores para reemplazar aproximadamente el 95 % de los numerosos proveedores dispersos que utilizaba en toda la organización con un listado centralizado de proveedores. Esto no solo permite a la organización aprovechar su poder de compra, sino que también ayuda a la empresa a expandirse a medida que adquiere nuevas propiedades y opera su programa de compras de manera mucho más eficiente. 

Se puede acceder a las prácticas recomendadas del análisis de adquisiciones discutidas aquí mediante la implementación del análisis SaaS de terceros sobre las soluciones de adquisiciones actuales para obtener un análisis más profundo y accionable. Muchas de estas tecnologías emergentes trabajan para mejorar el valor de los sistemas heredados, requieren una inversión mínima, tienen bajos requisitos de integración y tienen periodos de retorno medidos en semanas en lugar de meses.

Optimización de los datos de adquisición para las compras empresariales inteligentes

La adopción de soluciones de digitalización ya ha comenzado a producir datos esenciales de adquisiciones para muchas organizaciones. Sin embargo, gran parte de los datos que recopilan ahora necesitan aprovecharse mejor. La implementación de aplicaciones de análisis avanzadas sobre las soluciones actuales facilita la toma de decisiones de adquisición más proactivas y accionables, lo que permite que la función de adquisiciones brinde soluciones de compras empresariales inteligentes a las organizaciones.

Publicado originalmente en Supply Chain Dive.