Cómo las compras digitales ayudan a las empresas a cuidar a los empleados

Cuando las empresas de todo el mundo se vieron obligadas a participar este año en un experimento colectivo en el lugar de trabajo, las herramientas digitales acudieron al rescate, ayudando a los equipos a mantenerse conectados y a obtener lo que necesitaban para seguir avanzando. Ahora, meses después, los líderes aplican las lecciones aprendidas con una visión de largo plazo: replantear los procesos heredados para poner a los empleados en primer lugar.

Comprar es un caso concreto. Cuando estalló la pandemia, las empresas de repente necesitaron suministros nunca antes requeridos, como equipos informáticos para el trabajo remoto o equipo de protección personal para quienes estaban en el lugar de trabajo. Con los equipos descentralizados, los procesos de compra heredados no eran adecuados para el trabajo.

Las compras empresariales, que tradicionalmente dependen de sistemas manuales basados en papel, se han quedado rezagadas frente a la evolución digital de las compras personales, donde los usuarios están acostumbrados a tiendas integrales con una amplia selección, experiencias personalizadas y opciones de automatización que ahorran tiempo. Un estudio de Salesforce descubrió que las expectativas B2B reflejan los estándares B2C. El 82 % de los compradores comerciales encuestados desea la misma experiencia que cuando compra para sí mismo.¹

Así fue como dos compañías enfocadas en el crecimiento se vieron impulsadas por la pandemia a construir prácticas de compras digitales escalables que están transformando la experiencia de los empleados a largo plazo.

W2O quiere que los empleados compren en línea en el trabajo

Cuando W2O, el proveedor independiente líder de soluciones de marketing y comunicaciones basadas en análisis y habilitadas por tecnología para el sector de la salud trasladó a más de 1,400 empleados a trabajar desde casa, mientras la compañía atravesaba un período de rápido crecimiento. Una de sus mayores preocupaciones fue la incorporación de nuevos empleados. ¿Cómo podrían darles a los nuevos empleados una transición perfecta y positiva al equipo en un entorno remoto?

Al inicio de la pandemia, el dedicado personal de informática convirtió sus apartamentos en centros de envío improvisados para afrontar la emergencia de los cierres tempranos, atendiendo innumerables solicitudes de equipos del personal que instalaba oficinas en casa por primera vez. Pero necesitaban una solución más escalable y a largo plazo.

La respuesta fue construir una tienda personalizada en Amazon Business para los nuevos empleados, con equipos, muebles y suministros preautorizados. Amazon Business es independiente de Amazon.com. Mientras los compradores disfrutan de las compras y entregas familiares a las que están acostumbrados en Amazon, Amazon Business adapta la experiencia al ámbito laboral, con una selección relevante para los negocios, funciones de gestión como procesos de autorización, análisis de aprobación integrados y opciones de pago diseñadas para organizaciones.

Las nuevas contrataciones de W2O acceden a la tienda personalizada antes de comenzar, de modo que pueden elegir, comprar y recibir en sus hogares todo lo necesario para empezar a trabajar desde el primer día, un beneficio valioso considerando que planean incorporar a unos 500 empleados nuevos cada año.

La tienda para nuevos empleados tuvo tanto éxito que W2O decidió implementar una segunda, destinada a que los empleados actuales mejoren su experiencia en el hogar con artículos como auriculares con cancelación de ruido, iluminación para videoconferencias o pelotas de ejercicio. La variedad de opciones ha sido el principal impulsor del éxito de la tienda. “La adopción fue fácil porque las personas sienten que están ‘yendo de compras’ para el trabajo”, dice Carrie Galli, jefa de Crecimiento Organizacional y Planificación de W2O. “Y dado que todo en la tienda se encuentra en una ubicación preautorizada, los gerentes están recuperando el tiempo que solían pasar haciendo autorizaciones y procesando múltiples facturas, y se mantienen dentro del presupuesto”.

Las tiendas han brindado a W2O una forma más simple, digital y basada en datos de cuidar a su personal, lo que le permite seguir avanzando y gestionar el crecimiento durante un período de cambios inesperados. “El apoyo que brindamos a nuestros clientes es cien por ciento digital, por lo que tiene sentido que hagamos lo mismo por nuestros empleados”, dice Galli.

The Service Companies empodera a los trabajadores esenciales

Sin embargo, no todos los trabajos se pueden hacer de forma remota. Una fuerza laboral en el sitio tiene sus propios desafíos. The Service Companies, un proveedor nacional de servicios de instalaciones integradas para limpieza, personal de alimentos y bebidas, y mantenimiento de sistemas de construcción, cuenta con miembros del equipo que trabajan en el lugar en todo el país.

Cada ubicación tiene necesidades de suministro únicas que, antes de la COVID-19, eran gestionadas por un gerente de adquisiciones local. La reestructuración en respuesta a la pandemia eliminó la gestión local, dejando las compras en manos de los trabajadores en el sitio. Greg Lush, director de innovación de The Service Companies, piensa que la innovación debería beneficiar a las personas en todos los niveles. Vio una oportunidad para empoderar a las personas que mejor conocen sus necesidades de suministro, pero sabía que era necesaria una solución de fácil adopción para no restar al personal el tiempo que debía dedicar a otras tareas.

Las empresas de servicios implementaron Amazon Business para 5,000 empleados en 94 ubicaciones. Ahora, en lugar de enviar solicitudes de compra a un gerente corporativo, el personal tiene la facultad de pedir lo que necesita, de inmediato, a través de Amazon Business.

El aumento de la eficiencia ha sido inmediatamente evidente. Lush señala: “Nuestro proceso anterior consistía en llamar a una persona de adquisiciones, explicar lo que necesitábamos, esperar una respuesta, obtener un número de orden de compra (PO), hacer el pedido y enviarlo”. Ahora, un par de clics y el artículo está en camino. Hemos reducido el tiempo de los pedidos de 24 a 2 minutos, y disminuido drásticamente el lapso entre ‘necesitar’ y ‘tener’ de cuatro días a dos”.

Mientras los trabajadores en el lugar de trabajo ganan más libertad y flexibilidad, los gerentes aprovechan los controles en segundo plano para mantener el cumplimiento de los presupuestos y las políticas de compras. “Creemos que este producto les da a los gerentes y equipos del sitio el control directo de sus destinos. Están en el asiento del conductor, pero hemos definido el ancho de la carretera”, dice Lush.

Y en una industria que no es ampliamente conocida por la innovación técnica, el cambio está ayudando a The Service Companies a atraer talentos. “Para una empresa que emplea una fuerza laboral más joven y nativa en tecnología, las herramientas digitales son un diferenciador”, dice Lush.

Ya sea virtual o in situ, los líderes están aprovechando las herramientas digitales para brindarles a sus empleados una mejor experiencia. Al hacerlo, desbloquean el potencial de los empleados y adaptan las operaciones al nuevo mundo laboral.

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¹ Salesforce, “State of the Connected Customer”, segunda edición, 2018.

Esta historia fue producida por WIRED Brand Lab para Amazon Business.