Al finalizar el año escolar, lo que realmente importa es gastar con inteligencia: consejos para planificar el cierre del año fiscal

A medida que termina el año escolar, estudiantes y profesores comienzan a esperar el verano, cuando podrán disfrutar de un merecido descanso. Sin embargo, para muchos administradores, el cierre del año escolar representa un momento clave para la planificación presupuestaria.

Cada verano, muchos consejos escolares se reúnen para definir y aprobar los presupuestos del ciclo escolar siguiente. Según la Iniciativa de Datos Educativos, las escuelas públicas de nivel primario y secundario gastan anualmente un total de 666,900 millones de dólares, lo que equivale a un promedio de 13,185 dólares por alumno. En el ámbito de la educación superior, esta cifra se duplica: según la Iniciativa de Datos Educativos (EDI, por sus siglas en inglés), las escuelas y universidades públicas gastan en promedio 28,976 dólares por alumno.

Aunque el monto del presupuesto puede variar, los administradores escolares de todo el país deben planificar meticulosamente cada dólar de sus fondos, desde los salarios del cuerpo docente hasta los marcadores para pizarra. Entonces, ¿por dónde empezar?

1. Revisa el presupuesto del año anterior

El primer paso en la planificación de los gastos del próximo año es entender cuán preciso puede ser tu presupuesto. ¿Hay grandes brechas entre los gastos estimados y los reales? Quizás subestimaste tu inventario y ahora tienes grandes cantidades de insumos para el aula acumulados, que están juntando polvo.

Tener una visión general de cómo tu organización realiza gastos es crucial para este proceso de revisión. Disponible para los miembros de Business Prime, el sistema basado en la nube de Visibilidad de gastos te permite analizar tus gastos mediante visualizaciones de datos, lo que puede ayudarte a tomar decisiones presupuestarias inteligentes, identificar fácilmente problemas de cumplimiento y detectar oportunidades futuras de ahorro.

2. Crea objetivos

Después de revisar los gastos históricos, es hora de reevaluar tus prioridades para el próximo año escolar. Estos pueden verse influenciados por las tendencias de inscripción, los objetivos de responsabilidad social y factores macroeconómicos como la inflación.

Según el Centro Nacional de Estadísticas Educativas, las escuelas públicas suelen recibir entre el 30 % y el 50 % de sus fondos provenientes de impuestos locales sobre la propiedad. Aunque las tasas de inflación pueden variar diariamente, los impuestos a la propiedad se ajustan una vez al año, lo que significa que los ingresos escolares pueden quedar rezagados frente a esos aumentos. Tener una imagen completa de en qué gastarás tu dinero es crucial para enfrentar condiciones económicas desafiantes.

¿Qué artículos de alto costo debe planificar comprar tu distrito o institución? Quizás tu departamento de TI se prepara para actualizar sus dispositivos o está planificando mejoras en el campus. .Para compras individuales de SKU o adquisiciones de gran volumen, la herramienta de solicitud de cotización de Amazon Business permite que tu equipo se despreocupe, mientras nosotros encontramos proveedores mayoristas previamente autorizados que ofrecen precios competitivos.

3. Contar con una implementación adecuada de tecnología

La tecnología está en constante evolución y mejora, lo que implica que algunas soluciones pueden volverse obsoletas en cuestión de meses o pocos años. Según Forbes, la tecnología obsoleta puede perjudicar a tu organización mucho más de lo que piensas. El colaborador de Forbes, Chris Cancialosi, afirma: “La tecnología obsoleta o las soluciones descuidadas limitan tu capacidad de responder a las necesidades de tu organización y a los cambios del mercado”.

.En la encuesta de investigación 2023 de Worldwide Business Research, que abordó temas de adquisiciones, cadena de suministro y liderazgo en gestión de riesgos, el 49 % de los encuestados indicó que el ingreso manual de datos es uno de los tres principales desafíos al evaluar las prácticas comerciales de los proveedores. Otras barreras principales incluyen datos deficientes o incompletos (46%), el enriquecimiento de datos (42%) y los esfuerzos relacionados con la transformación digital (39%).

Dado que la gestión del cambio representa un desafío para muchos responsables de adquisiciones, lo mejor es no esperar hasta la mitad del año escolar para iniciar la transición a un nuevo sistema. Si estás considerando implementar una nueva tecnología, como la integración de PunchOut o el inicio de sesión único (SSO), ahora es el momento ideal para comenzar.

4. Encuentra los proveedores adecuados

Por supuesto, el precio es solo uno de los elementos a considerar al momento de planificar tu presupuesto de adquisiciones. Según una encuesta realizada por la Asociación Nacional de Adquisiciones Educativas (NAEP), más del 58 % de las oficinas de adquisiciones también son responsables de la diversidad de proveedores. Muchas escuelas también tienen objetivos específicos para adquirir productos de origen local y artículos con certificaciones sostenibles.

Abastecerse a través de proveedores que cumplan con estos criterios puede ser, a menudo, un verdadero dolor de cabeza para los administradores y el personal. Incluido con Business Prime,Guided Buying es una función de Amazon Business que puede fomentar compras alineadas con objetivos ambientales, sociales y de gobernanza (ESG), al transformar las políticas de adquisición en señales visuales fáciles de seguir para los compradores.

La planificación y autorización del presupuesto puede ser un proceso engorroso; sin embargo, si se siguen estas pautas, puedes ayudar a tu organización a eliminar cuellos de botella y prepararse para el éxito en el próximo año escolar.