Empoderamiento de líderes estatales y locales: un enfoque moderno para la adquisición

El extenso alcance de las adquisiciones gubernamentales, que abarca desde productos de oficina hasta equipos especializados para socorristas, impacta de manera directa sobre cada agencia y sus partes interesadas. Sin embargo, los líderes de los Gobiernos estatales y locales enfrentan un desafío en común: los procesos de adquisición para tomar decisiones de Smart Business Buying. El papeleo manual, los retrasos burocráticos y los sistemas de catálogos obsoletos ralentizan los servicios esenciales, agotan los recursos y obstaculizan la capacidad de las oficinas para servir eficazmente a sus comunidades.

Afortunadamente, existe una solución moderna: establecer asociaciones estratégicas con proveedores de adquisiciones, lo que modera estos desafíos y se alinea con los objetivos departamentales. A medida que se acerca el fin del año fiscal, se solicita una asignación presupuestaria y de gastos eficiente.

La clave para la eficiencia y la eficacia

Estas asociaciones son vitales para introducir tecnología que agilice las compras, que garantice que las adquisiciones sean rentables y se alineen con los objetivos de la misión. Esto es particularmente importante a medida que se acerca el fin del año fiscal, cuando surge la necesidad urgente de optimizar el uso del presupuesto y de asignar fondos de manera eficiente sin comprometer la calidad de los bienes y servicios adquiridos.

Estas soluciones de adquisición ofrecen una amplia gama de productos y servicios, e incluyen análisis que resaltan los hábitos de gasto. Soluciones como Amazon Business simplifican el proceso de adquisición, garantizan compras que cumplan con las políticas, ahorran tiempo y permiten a los empleados gubernamentales concentrarse en tareas estratégicas durante el atareado período del fin del año fiscal.

Un enfoque integral

Uno de los desafíos que aún enfrentan las organizaciones del sector público es la tendencia a pasar por alto el “gasto marginal” (transacciones más pequeñas, a menudo personalizadas) mientras aumentan el índice del gasto administrativo.

La consolidación de las compras en un sistema unificado facilita un mayor control sobre el gasto general y ayuda a hacer cumplir las políticas de compra. Esto es precisamente útil para entidades gubernamentales que operan bajo estrictas restricciones presupuestarias y requieren informes detallados para garantizar el cumplimiento y la transparencia.

Por ejemplo, el estado de Utah afrontó desafíos de gastos fuera de contrato de productos de oficina. Para ganar visibilidad y control, implementó Amazon Business. Esta solución le permitió realizar un seguimiento y autorizar todos los gastos, impulsar el cumplimiento de los códigos de adquisiciones, aprovechar Business Prime, una característica paga, para una entrega rápida, reducir el riesgo de fraude y mejorar la eficiencia de las agencias remotas.

De modo similar, el estado de Oklahoma también adoptó Amazon Business para simplificar el proceso de compra para sus organismos estatales. Los compradores del estado ahora pueden encontrar lo que necesitan de una manera rápida y eficaz. Las herramientas basadas en análisis también facilitaron la planificación estratégica a nivel estatal y brindaron a la Oficina de Administración y Servicios Empresariales una comprensión más clara de sus hábitos de gasto.

El recorrido del cliente en evolución

El rol en expansión de las adquisiciones, desde la gestión de procesos transaccionales hasta el aporte de una visión estratégica más amplia de los contratos y las compras en curso y la mejora del recorrido del cliente, es crucial, en especial para los trabajadores gubernamentales de las primeras líneas de siniestros. Las altas expectativas de entregas confiables y rápidas y de prácticas responsables generan confianza en el público.

Tener un socio confiable en materia de adquisiciones garantiza la alineación con los objetivos a largo plazo y el compromiso con un servicio público eficiente, especialmente en tiempos de crisis. Este enfoque concede a las agencias gubernamentales la habilidad de adaptarse y mejorar sus capacidades, lo cual les permite servir a las comunidades de manera más efectiva y cumplir compromisos con integridad y eficiencia durante los siniestros.

Asociarse para lograr el éxito

Forjar asociaciones estratégicas con proveedores de adquisiciones como Amazon Business es fundamental para aliviar la carga de trabajo e impulsar los objetivos departamentales. Estas asociaciones ofrecen un conjunto de herramientas diseñadas para modernizar procesos, liberar recursos para la toma de decisiones estratégicas y garantizar el cumplimiento de presupuestos y categorías de gasto. Además, los análisis detallados que incluyen estas soluciones de adquisiciones optimizan la eficiencia y la eficacia.

Las historias de éxito de Utah y Oklahoma son un claro ejemplo del poder transformador de las soluciones de adquisiciones modernas. Al obtener control y visibilidad sobre las compras fuera de contrato, estos estados mejoraron el cumplimiento, la eficiencia y los tiempos de entrega, y lograron en última instancia brindar un mejor servicio público.

Publicación original en StateScoop.