Cómo enfrentarse a los desafíos de la adquisición empresarial

Para las grandes empresas, el poder de escalamiento ofrece ventajas en el área de adquisiciónes, desde la capacidad de negociar mejores precios hasta el acceso a una gama más amplia de proveedores.
 

Aunque el escalamiento tiene beneficios, también presenta desafíos, especialmente en lo que respecta al gasto marginal: compras que constituyen un porcentaje significativo de las transacciones, pero una proporción mucho menor del gasto total. “Siempre es un desafío, especialmente para las grandes empresas mundiales”, dice Mike Deng, director de la cadena de suministro y de las operaciones de red de Deloitte Consulting. El origen del problema, dice, es la visibilidad y la supervisión.
 

Estas empresas suelen estar fragmentadas, y las compras en pequeñas cantidades pueden pasar desapercibidas”, dice Deng “Debido a que las transacciones se realizan en distintas unidades de negocio y ubicaciones geográficas, suele haber una falta de supervisión y de cumplimiento de políticas”.
 

Esas complejidades estructurales pueden provocar problemas de transparencia, que a menudo dificultan que los líderes vean las señales de alerta. Esto puede generar problemas como precios inconsistentes para un mismo artículo entre diferentes equipos, o la dificultad de identificar e incorporar nuevos proveedores que podrían ofrecer mejores servicios, productos y precios.
 

Deng ofrece recomendaciones específicas para empresas que buscan mejorar sus prácticas de adquisición: “Deben promover la transparencia. Cuantas más haya, mejor, porque ahora las partes interesadas interfuncionales pueden ver el gasto y los proveedores de los demás, a menudo en servicios similares. Se necesita agilidad para que las empresas cambien rápidamente”, agrega. “Los equipos de consultores internos pueden ayudar a fortalecer las relaciones con las partes interesadas, brindándoles asesoramiento sobre cómo comprar los productos y servicios adecuados que realmente satisfagan la demanda”.
 

Lo principal, señala, es contar con datos y análisis robustos. “La toma de decisiones basada en la tecnología es esencial”, afirma. “Si no nos basamos en los datos, es un desastre”.
 

La búsqueda de las mejores soluciones

A pesar del fuerte énfasis en la transformación digital, muchas empresas carecen de las herramientas y soluciones necesarias para abordar estas preocupaciones en las compras de forma efectiva. Un ejemplo es que el 46 % de más de 3,100 profesionales de la industria encuestados en el Informe sobre el estado de la adquisición 2024 de Amazon Business indica que no automatizan los procesos manuales de adquisición. El 38 % no utiliza herramientas de análisis o informes de adquisición en absoluto.
 

Estas empresas tienen una desventaja considerable, comenta Nicolas Olague, gerente general corporativo de Amazon Business. “Al automatizar las tareas rutinarias, las empresas liberan recursos valiosos y permiten a sus equipos de adquisiciones centrarse en iniciativas más estratégicas”, comenta. “Las herramientas impulsadas por IA son clave. Ayudan a agilizar los procesos de compra y a tomar decisiones basadas en datos de manera más eficiente”.
 

Amazon Business ofrece herramientas basadas en IA y machine learning capaces de automatizar funciones clave, como la gestión de facturas y la evaluación de proveedores, dice Olague, lo que puede aliviar la carga de los equipos de adquisiciones. La IA puede recomendar productos más económicos a partir de compras anteriores mediante adquisiciones predictivas. También puede analizar comportamientos de compra previos y sugerir proveedores o productos alternativos que ofrezcan un mejor valor.
 

Olague cree que estas funciones ayudan a las empresas no solo a obtener la visibilidad necesaria para optimizar los costos, sino también a demostrar el valor de las adquisiciones más allá de los ahorros, incluyendo el cumplimiento, la gestión de riesgos y otros elementos de un valor estratégico más amplio.

El 81 % de los encuestados informa tener políticas internas o externas para comprar a diferentes tipos de vendedores certificados. Guided Buying, incluido en la membresía Business Prime, ayuda a las empresas a cumplir objetivos clave de sostenibilidad, diversidad de proveedores y compras a pequeñas empresas, al mostrar proveedores potenciales que cumplen con ciertos criterios. Lo más importante es que Amazon Business respalda estas iniciativas a través de datos rigurosos, lo que ayuda a las empresas a medir cuán efectivamente se cumplen los objetivos.
 

.Guided Buying forma parte de una gama de funciones diseñadas para ayudar a las empresas a adaptar sus prácticas de adquisiciones y mejorar la eficiencia operativa en grandes organizaciones, a menudo descentralizadas. “Las opciones de pago, las preferencias de entrega y las funciones avanzadas de búsqueda y filtrado no solo ayudan a encontrar productos específicos”, dice Olague, “sino que también facilitan la comunicación con los proveedores, lo que agiliza la interacción y la negociación.”
 

Si se utilizan de manera efectiva, cree que estas funciones pueden satisfacer las demandas de visibilidad y control sin sacrificar la agilidad.
 

“Las herramientas digitales efectivas ayudan a establecer directrices en toda la empresa, de modo que las personas adecuadas adquieran los productos correctos con los niveles de autorización apropiados”, dice Olague. “Fomentan que tanto líderes como empleados respeten las pautas de la empresa y mantengan el cumplimiento, al tiempo que responden a las necesidades y oportunidades a medida que surgen”.
 

El rol de las integraciones

Las grandes empresas suelen gestionar una cantidad considerable de servicios y soluciones informáticas destinadas a cumplir objetivos específicos dentro de la organización. Las adquisiciones no son la excepción. Expertos como Deng consideran que la capacidad de estas herramientas para trabajar juntas de manera efectiva es fundamental para optimizar las adquisiciones.
 

“La integración será la base fundamental para habilitar el futuro de las adquisiciónes, tanto desde la perspectiva tecnológica como desde la del proceso”, dice. “ fundamental para garantizar el flujo general de datos entre los distintos sistemas y equipos internos, llevándote a donde quieres estar al conectar los puntos que proporcionan visibilidad, eficiencia operativa y una gobernanza adecuada”
 

Amazon Business se integra en más de 150 aplicaciones líderes de software de adquisición, dice Olague, y trabaja en conjunto con los clientes para garantizar que funcione sin complicaciones con las herramientas de compra existentes, limitar las interrupciones en el proceso y mejorar la experiencia. “La gestión del cambio es un problema para muchas empresas”, dice. “Integrarse en los sistemas de adquisiciones existentes es un beneficio significativo para nuestros clientes y garantiza un funcionamiento fluido, permitiendo que las empresas mantengan la consistencia y continuidad en sus procesos de adquisiciones.”
 

Publicado originalmente en The Wall Street Journal.