Episodio 3: Redefinición de las compras cooperativas en la educación superior

Cómo maximizar los recursos mediante el abastecimiento y la colaboración con otras universidades

Como las limitaciones a los recursos siguen aumentado, las compras cooperativas se vuelven cada vez más importantes para la educación superior. Este enfoque colaborativo permite a las instituciones reducir costos y fortalecer su poder de compra.

“Trabajamos bien juntos y tener la capacidad de que no exista ningún entorno competitivo a través de esos procesos hace que la adquisición cooperativa sea muy valiosa para todos desde ese ángulo".

En este episodio del pódcast Smart Business Buying, Jamon Hill, vicerrector adjunto y director de Adquisiciones del Sistema de la Universidad del Norte de Texas, cuenta cómo las compras cooperativas están ayudando a la educación superior a manejar los desafíos que presentan los recursos. También comparte nuevos métodos de abastecimiento que fomentan la búsqueda del valor agregado más allá del precio.

El Dr. Hill se enfoca en tres aspectos clave:

• Rol y beneficios de las adquisiciones cooperativas
• Iniciativa detrás de otorgar Amazon Business
• Factores principales que influyen en las decisiones de abastecimiento

Jamon Hill, vicerrector adjunto y director de Adquisiciones del Sistema de la Universidad del Norte de Texas, dijo: "Debes buscar el impacto de potenciales recursos y cómo ayuda al negocio en general. Es muy importante seguir analizando el valor agregado y otras cosas que esos socios potenciales nos pueden aportar".

Transcripción

Presentadora:

[00:00:00] Hola. Bienvenidos a Amazon Business Pódcast , el pódcast que te ayuda a mantenerte al día de las últimas tendencias, herramientas e historias sobre la compra inteligente para negocios. Soy su anfitriona, Brit Moorer. Y hoy me acompaña Jamon Hill, vicerrector adjunto y director de Adquisiciones del Sistema de la Universidad del Norte de Texas.

[00:00:20] En el episodio de hoy, analizaremos las soluciones de abastecimiento innovador, que incluyen las adquisiciones cooperativas y cómo estas impactan en la educación superior. Jamon, es un placer tenerte aquí como director de Adquisiciones. Al estar en el liderazgo universitario, ¿cuál ha sido tu experiencia con la búsqueda de soluciones y por qué la innovación en esta área es tan importante para la educación superior?

Jamon:

[00:00:42] Bueno, considero que la educación superior enfrenta la escasez de recursos, específicamente de recursos financieros, pero definitivamente también de recursos humanos, al igual que todo el mundo. Por lo tanto, es cada vez más difícil encontrar personas calificadas que tengan experiencia para llevar a cabo el tipo de abastecimiento estratégico que necesitamos.

[00:00:59] Por eso, creo que ser innovadores con las soluciones que utilizamos, es decir, plataformas y sistemas, y también con nuestros enfoques y nuestra forma de analizar el abastecimiento, puede ayudarnos filosóficamente a mitigar algunos de esos factores que dificultan el uso de esos tipos de recursos.

Presentadora:

[00:01:16] Profundicemos un poco más en esos enfoques. ¿Cómo fue que las compras cooperativas desempeñaron un rol en las estrategias de adquisiciones de tu universidad, y qué beneficios observaste o viste desde este enfoque?

Jamon:

[00:01:29] Sí, considero que adquisición cooperativa es un término que tiene un significado diferente para distintas personas. Obviamente, existen cooperativas, GPO que están ahí, algunas con fines de lucro, algunas sin fines de lucro, otras que están afiliadas a diferentes asociaciones que toman sus propias medidas de abastecimiento. Algunas de ellas siguen modelos de agencias líderes en los que las escuelas toman las medidas de abastecimiento y cosas así, y la mayoría de las personas en la educación superior están familiarizadas con quiénes son esas personas y usan estas asignaciones, pero también existen compras cooperativas en la que las escuelas se juntan y hacen ese tipo de cosas por su cuenta.

[00:01:57] Hemos hecho algo de eso en la UNT, también lo hicimos en mi universidad anterior, asociarnos con otras personas que tienen ideas similares, otros directores de producción (CPO), otros equipos de adquisiciones en universidades de todo el país para apuntar a cosas específicas y lo que estamos buscando como grupo. Y creo que la naturaleza de la educación superior es muy poco competitiva, salvo, yo diría, los deportes, por supuesto. Trabajamos bien juntos y al tener la capacidad de que no exista ningún entorno competitivo a través de esos procesos, la adquisición cooperativa es muy valiosa para todos desde ese ángulo.

[00:02:32] Obviamente hay un poco de trabajo que debes hacer. La colaboración a veces puede generar reuniones y revisiones adicionales y cosas de esa naturaleza. Sin embargo, en última instancia, lo coloca a uno en una mejor posición, ciertamente, al combinar volúmenes y, francamente, hacerse notar por los grandes proveedores que pueden no responder a una solicitud de propuestas (RFP) de una sola escuela, pero juntas a cinco o 10 o 20 escuelas y eso comienza a verse atractivo para obtener mejores precios, pero también más respuestas.

Presentadora:

[00:03:01] Entiendo, ¿puedes compartir un ejemplo específico de una iniciativa de compra cooperativa que haya tenido un impacto positivo en la UNT?

Jamon:

[00:03:09] Sí, Amazon Business es uno de ellos. Y lo hicimos cuando estaba en la Universidad Estatal de Arizona. Hicimos adquisiciones cooperativas asociándonos con algunas otras escuelas, solo por nombrar una o dos, pero había más, como el Sistema Universitario de Illinois y la Universidad de Nuevo México y Washington, entre otras.

[00:03:24] Nos reunimos y realizamos de forma colaborativa una RFP para una solución de mercado. Pienso que cuando Amazon Business salió al mercado, y esto fue hace años, la mayoría de las personas lo buscaban para utilizar Amazon Business como método de adquisición. ¿Qué metodología utilizamos para las asignaciones y, ya sabes, qué RFP podemos utilizar?

[00:03:42] Y la mayoría de la gente lo miraba desde una perspectiva de producto básico, lo cual es difícil con Amazon Business porque hay muchos productos diferentes en la plataforma. Y si lo asigno, por ejemplo, para el papel o los periféricos, ¿entonces cómo puedo desactivar todo lo demás porque solo tienes asignado eso?

[00:03:58] Por eso nos reunimos yo y esas otras escuelas y pedí verlo de una forma un poco diferente. Y lo vimos desde el concepto de un mercado, lo que significa que somos capaces de utilizar una herramienta, una plataforma de software o página web para comprar a múltiples proveedores. Y Amazon Business se posicionó bien para ser vendedor directo, pero también para que otros vendedores publicitaran sus productos y que nosotros les compremos. Y lo hicimos de esa manera. Fue bastante exitoso y estuvo disponible para el uso de otras escuelas en otros municipios y entidades públicas. Eso está por expirar muy pronto. Así que, recreamos ese proceso hace poco en la Universidad del Norte de Texas y realizamos una RFP. Ahí se asignó a Amazon Business.

[00:04:39] Lo estamos recreando. Así lo pensamos para nosotros. Eso abrió la posibilidad de usar Amazon Business para nuestros clientes internos que quieren tener acceso. Es decir, todos saben cómo funciona Amazon y lo usan en casa, así que creo que hay un cierto nivel de comodidad con las personas que compramos en la herramienta para usarla. Y ahora eso nos da la capacidad de tener una metodología para asignar ese negocio de buena manera.

Presentadora:

[00:05:01] Eso es muy interesante. Hablamos de las herramientas y sabemos que la tecnología es una pieza enorme en todo esto. ¿Cómo ayudó la tecnología a mejorar el abastecimiento y tu proceso de adquisición en toda la junta?

Jamon:

[00:05:14] Sí. Creo que mucha gente tiene algún tipo de tecnología en sus procesos de adquisición. Es posible que algunas personas no lo tengan. Específicamente para el abastecimiento, algunas personas tienen una combinación en la que todavía usan la tecnología o las plataformas de abastecimiento para solicitar cotizaciones de proveedores potenciales, pero luego obtienen esa información y todavía usan un método anticuado para enviar correos electrónicos, hacer evaluaciones y ese tipo de cosas. Y algunas personas son más maduras en ese proceso y utilizan esas herramientas de forma interactiva dentro de su sistema de compra y pago, así como también en el abastecimiento. Creo que la próxima iteración de eso, y una de las cosas que espero poder hacer es trabajar con proveedores de esas soluciones para brindarnos cosas adicionales que ayudarán a agilizar esos procesos.

[00:05:59] Y creo que un área problemática de la educación superior, solo por la velocidad que a veces se necesita, es el proceso de múltiples pasos. Atraviesas un esfuerzo de abastecimiento, y una vez que termina el esfuerzo de abastecimiento y lograste la autorización, entonces puedes trabajar con un contrato. Espero trabajar en un lugar donde hagamos contratos en el proceso, con puntos innegociables y términos y condiciones, y esas cosas se negocian como parte del proceso de abastecimiento.

[00:06:25] Entonces, haces todo esto en simultáneo en lugar de hacerlo en línea recta o cronológicamente, lo que con suerte ahorrará tiempo al final. Y luego, en segundo lugar, creo que en el proceso de abastecimiento, muchas veces no miramos demasiado el riesgo más allá del riesgo asociado. Ya sabes, obtenemos estados financieros y muchas veces miramos los términos y condiciones. Pero hay otras cosas, ciertamente desde la pandemia, sobre entender los riesgos de la cadena de suministro para los bienes y poder evaluar el riesgo en las formas de asignar.

[00:06:58] Por eso, asignar a un solo proveedor, por ejemplo, puede no ser la mejor opción para ti si se trata de un producto crucial que necesitas. Sin duda, para algunos de nosotros que tenemos escuelas de medicina y hospitales, esa cadena de suministro se vuelve aún más importante porque hay pacientes y vidas reales en juego. Por lo tanto, asegúrate de que tu cadena de suministro esté intacta y de esos esfuerzos de abastecimiento… Poder tener un proceso de evaluación de riesgos integrado en ese esfuerzo de abastecimiento creo que es el siguiente paso para facilitarnos las cosas en la parte del abastecimiento.

Presentadora:

[00:07:25] Parece que es un momento importante en términos de dejar el proceso de abastecimiento más tradicional, especialmente en el sistema universitario, por algo un poco más innovador. Parece que este es un momento innovador para la educación superior. ¿Te parece?

Jamon:

[00:07:40] Sí, ¿sabes? Para la mayoría de las adquisiciones públicas, pienso que por mucho tiempo, estaba muy establecido cómo funcionaban los procesos y cómo hacíamos las cosas. Comencé hablando de las limitaciones de recursos, y creo que eso se está volviendo cada vez más apremiante. Especialmente para la educación superior pública, si miras los fondos que provienen de los estados y el Gobierno federal, la cantidad de fondos que el Estado proporciona a las escuelas, que por cierto, ha disminuido constantemente año tras año; continúa haciéndolo en cifras extremas y las escuelas están luchando por conseguir dinero y recursos y ese tipo de cosas.

[00:08:12] De modo que esa presión recae sobre nosotros, también como profesionales de adquisiciones, no solo en nuestros propios departamentos y nuestro propio personal, sino también en ser capaces de ayudar. Y luego tenemos muchos otros departamentos que tienen recursos limitados con mejores productos, servicios y soluciones que también ayudan a mitigar esas cosas.

Presentadora:

[00:08:28] Qué curioso, ¿cuáles son las principales consideraciones a la hora de tomar decisiones de abastecimiento para tu campus, considerando por supuesto las necesidades cambiantes de tus estudiantes y de la comunidad universitaria en general?

Jamon:

Bueno, con seguridad, la respuesta fácil es el precio, pero cada vez se vuelve algo más secundario.

[00:08:47] He hablado de limitaciones financieras; el costo total de propiedad es algo de lo que hemos hablado durante mucho tiempo. El precio que aparece en la línea de la factura no es el precio, ¿verdad? Tienes que mirar el costo del cambio y los impactos potenciales del recurso y cómo ayudan a la relación comercial en general. Ya sabes, para nosotros es muy importante seguir buscando valores agregados y otras cosas que esos socios potenciales nos pueden aportar.

[00:09:16] Una de las cosas que empezamos a hacer un poco más, es que no se trata simplemente de que alguien venga a nosotros y nos diga: “Oye, necesitamos conseguir el producto X o el servicio X”. Empezamos a buscar, bueno, ¿qué otros servicios son periféricos a ese? Y si conocemos a este vendedor y a otros que pueden responder eso, ¿qué otros tipos de servicios o bienes proporcionan esos mismos vendedores?

[00:09:34] ¿También necesitamos conseguirlos? Por eso, se puede combinar eso con servicios de valor agregado y otras cosas que no tienen que estar necesariamente relacionadas con el servicio. ¿Podemos asociarnos con ellos en programas de sostenibilidad? ¿Podemos asociarnos con ellos en investigación? ¿Podemos asociarnos con ellos en programas de patrocinio o con pasantías para estudiantes?

[00:09:51] Entonces, hay muchas cosas que puedes considerar, además de simplemente decir: necesito comprar el producto o servicio X. Considero que así es como agregas valor en la adquisición y el proceso de abastecimiento para tu universidad.

Presentadora:

¿Qué consejo le darías a otras universidades que buscan adoptar algo similar, algo más innovador cuando se trata de sus prácticas de abastecimiento?

Jamon:

[00:10:10] Creo que, en última instancia, de lo que se trata es de recibir asesoramiento y aprender de otras instituciones. Hace un rato hablé de colaboración y cooperación entre las universidades. Ya sabes, otras asociaciones y cosas así, y tener tiempo para reunirse con otros profesionales de adquisiciones de la educación superior es una excelente manera de aprender sobre lo que está sucediendo.

[00:10:30] Todos tenemos diferentes prioridades. Todos tenemos diferentes cosas que nos impulsan a generar un cambio. Y a veces la innovación se produce a partir de la necesidad. Solo porque no hayas innovado no significa que no lo puedas hacer. Simplemente no se te ha planteado de una manera que te haga innovar en esa área.

[00:10:45] Pero algunas escuelas ya lo hicieron. Y no sabes que eso está sucediendo. Hay algunas asociaciones: La Asociación Nacional de Adquisiciones Educativas. La NAEP también es un gran recurso para poder reunirte con otras personas que están involucradas en historias de adquisiciones y guerras comerciales en la educación superior, y entender qué está pasando y qué innovaciones están en el horizonte.

Presentadora:

[00:11:01] Gracias, Jamon, por estar con nosotros y por compartir tu información. Tu punto sobre la colaboración con otras instituciones es un gran recordatorio sobre su valor en todas las industrias. Gracias a ustedes por escuchar el pódcast de Amazon Business.