Durante la última década, la tecnología ha cambiado inevitablemente la manera en la que se hacen negocios. Sin embargo, algo que se ha mantenido son los objetos físicos que todos los negocios tienen que operar. Equipamiento, productos de conserjería, artículos de mantenimiento y reparación, productos de oficina e incluso refrigerios de cocina son aún imprescindibles para administrar una oficina moderna. Estos no solo son un centro de costos significativo, pero también requieren mantenimiento y administración constantes. Sin embargo, últimamente con las nuevas herramientas los negocios, las escuelas y las organizaciones gubernamentales fueron capaces de perfeccionar sus operaciones de adquisición, lo que permitió ahorrar tiempo y dinero y hasta ayudó a las economías locales.

Como una de las empresas más grandes del mundo, ExxonMobil tiene impacto de adquisición que comprende miles de personas en los seis continentes, quienes en conjunto desembolsan más de $40,000,000 por año con miles de proveedores. Por lo tanto, cualquier mejora del precio o la eficiencia de una empresa de esta envergadura conlleva efectos desencadenantes significativos. “En nuestra escala, cada punto de porcentaje cuenta”, afirma Nassim Kefy, gerente de adquisición en ExxonMobil. “Cuando ahorras miles de dólares en cada transacción, se suma rápidamente”.

ExxonMobil descubrió que Amazon Business provee una de las formas más efectivas de materializar la eficiencia. Gracias a Amazon Business, las empresas obtienen un panorama instantáneo de lo que sucede con sus adquisiciones, ya sea por la necesidad de tener visibilidad de lo que los empleados compran o por el deseo de analítica instantánea sobre las tendencias generales de gastos dentro de la organización. “Para las empresas grandes, una de las mayores ventajas es poder tener una visión integral de todo el proceso de adquisición”, comenta Aster Angagaw, vicepresidente, director de sectores comerciales, públicos y estratégicos en Amazon Business. “La selección, el precio y la comodidad son buenos, pero tener visibilidad, analítica y control es una herramienta superior para mejorar los grandes negocios”.

Amazon Business también simplifica la transición digital integrándose directamente en distintos sistemas de adquisición electrónica, otra técnica usada por ExxonMobil. “Si tu organización se toma en serio el ofrecer un valor superior a los clientes, debes estar a la vanguardia”, sostiene Kefy. “Amazon Business es una parte integral de nuestra transformación digital”.

Compras integrales

Los grandes negocios no son los únicos que pueden aprovechar las herramientas y características de adquisición digital mejoradas. Por lo general, las grandes empresas poseen departamentos enteros que se dedican a la adquisición. Sin embargo, en los negocios pequeños es probable que el gerente de adquisición desempeñe una tarea importante y, a veces es el dueño mismo quien lo hace.

La empresa Red River Brewing es un restaurante y cervecería que realiza actividades económicas fuera de Red River, Nuevo México, y está bajo el mando de Michael y Sharon Calhoun, junto con su hijo Chris, quien es jefe de la cervecera. Si bien sus necesidades de adquisición son amplias, como un negocio pequeño enfocado en sus actividades diarias, desean completarlas con la mayor eficiencia y con el menor inconveniente posible. “Lo que más nos gusta acerca de Amazon Business es la capacidad de encontrar casi todo lo que necesitamos para manejar esta empresa en un solo lugar”, comenta Michael. “Eso significa que no tengo que pasar horas mirando catálogos o manejando largas distancias”.

“Algo que aman los negocios pequeños es la capacidad de pago por factura”, afirma Angagaw. “Cuando organizas tu adquisición y controlas tus registros, siempre es mejor tener todo en facturas detalladas”.

Red River utiliza Amazon Business para obtener todo, desde productos de oficina y equipamiento de informática, hasta sistemas de puntos de venta, productos de alacena y productos de sistemas de elaboración. Asimismo, aprovechan los pedidos mediante teléfonos móviles, que les permiten hacer pedidos en tiempo real desde el restaurante. “También mantengo las listas de los artículos que se compran con frecuencia y, con solo presionar un botón, tengo el resurtido en dos días”, comenta Michael.

Compras con propósito

Por último, con Amazon Business, las organizaciones pueden hacer uso de su poder de compra por el bien de sus comunidades. Gracias a las nuevas funciones, los usuarios pueden indexar productos en función de si son negocios locales, si son propiedad de minorías o si los productos tienen alguna certificación de sostenibilidad. La ciudad de Baltimore ha estado utilizando Amazon Business para convertir sus compras en 50 departamentos, oficinas y comisiones diferentes en una herramienta para estimular el negocio para las empresas locales.

“Es muy importante que las agencias de la ciudad tengan la capacidad de comprar directamente de proveedores locales”, afirma Erin Sher Smyth, exdirectora de adquisición de la ciudad. “Amazon Business permite a las empresas buscar productos de distintos grupos de proveedores, entre ellos, negocios propiedad de veteranos, negocios propiedad de grupos LGBT y también negocios propiedad de mujeres y minorías”.

La función Guided Buying de Amazon Business, disponible con los planes Business Prime, también proporciona herramientas fáciles de usar para que los administradores fijen pautas que determinen qué productos pueden comprar los empleados al fijar preferencias de todo tipo, desde precio a sostenibilidad o productos locales. La popularidad de estas nuevas herramientas es su mejor respaldo. “Las empresas cada vez más eligen asignar más gastos a proveedores que apoyen su misión”, comenta Angagaw. “En los últimos dos años, hemos visto un aumento diez veces mayor en clientes que utilizan Guided Buying para establecer preferencias para pequeños y distintos proveedores locales o para productos más sostenibles.

Publicado originalmente en Fast Company; haz clic aquí para ver la publicación.