5 consejos que las agencias federales deben tener en cuenta al final del año fiscal

El 30 de septiembre finaliza el año fiscal del Gobierno federal. Durante este tiempo, los compradores de adquisiciones gubernamentales se centran en varios aspectos clave para garantizar un uso eficiente y eficaz de los fondos. La adquisición es esencial para el Gobierno federal, ya que contribuye a la asignación de recursos, posibilita programas y servicios gubernamentales, brinda transparencia y responsabilidad, promueve la diversidad de proveedores y busca la relación calidad y precio. Al implementar las prácticas de adquisición optimizadas, el Gobierno puede cumplir sus objetivos, servir al interés público y mantener una administración responsable de los fondos públicos.

Estos son algunos consejos que los compradores de adquisiciones federales deben tener en cuenta durante este periodo:

1. Utilizar herramientas para maximizar el presupuesto

La planificación permite a los líderes en adquisición asignar de manera estratégica los fondos pendientes del presupuesto. Al identificar las necesidades y oportunidades con antelación, pueden garantizar que los fondos se utilicen de forma responsable y así maximizar el valor derivado de los recursos disponibles.

Los líderes en adquisición de las agencias federales pueden maximizar el presupuesto al comprar al por mayor. Esta estrategia permite consolidar las compras, negociar descuentos por volumen, agilizar los procesos de adquisición, optimizar la administración del inventario y establecer reducciones de costos a largo plazo. Al agrupar los requisitos y comprar mayores cantidades a un único proveedor, los líderes en adquisición pueden obtener mejores precios y términos de pago y hacer rendir más el presupuesto. Las compras al por mayor también reducen las tareas administrativas, mejoran la administración del inventario y garantizan precios estables a lo largo del tiempo.

Otra forma de maximizar los fondos de fin de año es con una  Solicitud de cotización  (RFQ). Esta herramienta permite a los equipos evitar negociaciones de ida y vuelta con los proveedores, mientras Amazon Business hace el trabajo para que puedan ahorrar dinero en compras de alto volumen. Al aprovechar los precios competitivos que ofrecen numerosos vendedores, los líderes del Gobierno pueden invitar a varios vendedores a brindar cotizaciones y así fomentar un entorno competitivo y garantizar los mejores precios. La característica RFQ también optimiza el proceso de adquisición, lo que proporciona una plataforma transparente y eficaz para solicitar y recibir cotizaciones y permite a los líderes del Gobierno especificar los requisitos y tomar decisiones de compras informadas. En general, las características RFQ y Compra al por mayor de Amazon Business ofrecen una valiosa herramienta para que los líderes del Gobierno optimicen el presupuesto y garanticen una adquisición rentable.

2. Escalar al definir límites de seguridad

Los compradores federales deben cumplir con la normativa, las políticas y los procedimientos de adquisición a fin de garantizar la transparencia, la equidad y la responsabilidad en el proceso de adquisición durante todo el año. Al adherirse a las estrictas normas de adquisición, como la oferta competitiva, la documentación adecuada y las medidas de control en caso de conflicto de intereses, el Gobierno minimiza el riesgo de actividades fraudulentas o malversación de recursos. Las medidas de cumplimiento representan una protección contra las irregularidades y ayudan a identificar y abordar cualquier posible caso de fraude o mala administración.

Al establecer políticas de compra y procesos de autorización en un departamento, se identificarán los vendedores o productos preferidos (como 889), se solicitarán autorizaciones de los pedidos que superen los límites de gastos específicos y que provengan de vendedores o categorías restringidos, y se bloquearán las compras de determinadas categorías. Esto ayudará a comunicar las preferencias de la agencia para ciertos proveedores y productos con recordatorios visuales fáciles de ver a fin de que los compradores sepan lo que pueden comprar. Con Guided Buying, una característica paga, puede fomentar las compras socialmente responsables mediante la creación de políticas de compra para dar preferencia a negocios locales y diversos que estén acreditados y a productos más sostenibles.

3. Comenzar a planificar el año que viene mediante informes

Aunque el año esté llegando a su fin, los equipos de adquisición deben emprender una planificación estratégica para el próximo año fiscal. Esto incluye el análisis de las necesidades, la evaluación del rendimiento de los proveedores y la identificación de posibles mejoras o cambios en los procesos de adquisición para aumentar la eficiencia y la eficacia. Los pedidos y la conciliación son vitales para los equipos de adquisición del Gobierno a la hora de planificar el presupuesto del año siguiente.

En primer lugar, mediante el seguimiento y el análisis de los pedidos realizados a través de Amazon Business, los equipos de adquisición pueden obtener visibilidad de los patrones de gasto, identificar tendencias y evaluar las necesidades de compras con herramientas como Analítica de Amazon Business y Visibilidad de gastos (una función paga). Esta información es crucial para prever y asignar con precisión el presupuesto, lo que permite a los equipos alinear las estrategias de adquisición con las demandas anticipadas y optimizar la utilización del presupuesto.

En segundo lugar, la conciliación se convierte en algo esencial. Al conciliar los pedidos, los equipos pueden identificar cualquier discrepancia, como sobrecargos o facturación incorrecta, y garantizar la precisión y la responsabilidad en las transacciones financieras. Este proceso refuerza el control financiero, ofrece protección contra actividades fraudulentas y garantiza que el presupuesto asignado se utilice con eficacia, lo que proporciona una base confiable para planificar el presupuesto del año siguiente. Amazon Business ofrece procesos de conciliación, administración de gastos y contabilidad con datos por artículo (datos de la transacción de nivel 3) en compras realizadas con tarjetas de crédito Visa, Mastercard y American Express elegibles. Además, nos integramos a la perfección con socios de software de administración de gastos, como Intuit QuickBooks, Emburse y Zoho Expense.

4. Examinar las relaciones con los proveedores

El cierre del año fiscal permite a los compradores de adquisiciones evaluar las estrategias de adquisición, analizar el rendimiento de los proveedores e identificar áreas de mejora. Pueden tomar decisiones informadas sobre futuras relaciones con proveedores, contratos y procesos de adquisición al analizar las actividades y los resultados de adquisiciones anteriores.

En primer lugar, ten en cuenta la posibilidad de encontrar un socio de adquisición estratégico, como Amazon Business, que cuenta con características creadas para las agencias gubernamentales. Observa si ofrece cuentas multiusuario, autorizaciones de compra, la fuente obligatoria de soluciones de suministro como la tienda AbilityOne® , compras con exención de impuestos, descuentos por volumen y precios exclusivos, precios negociados, hasta una integración del sistema de adquisiciones de acreditación del vendedor.

En segundo lugar, ten en cuenta un socio que ofrezca asesores de clientes. Estos asesores proporcionan asistencia personalizada y ayudan a los equipos a navegar por el sistema, resolver problemas técnicos y optimizar la configuración de la cuenta. Ofrecen información estratégica y sugieren oportunidades de ahorro y proveedores alternativos, al tiempo que mantienen informados a los equipos sobre las actualizaciones de la plataforma y las prácticas recomendadas. Con la experiencia y orientación de un asesor de clientes, los equipos de adquisición gubernamental pueden agilizar su proceso de compras y tomar decisiones informadas.

Por último, busca un proveedor con un servicio de envío confiable. El envío rápido es vital para los clientes del Gobierno debido a sus necesidades urgentes y apremiantes. Garantiza la entrega rápida de suministros, equipos y servicios esenciales, lo que permite a las agencias gubernamentales cumplir con eficacia los requisitos operativos. El envío rápido reduce el tiempo de inactividad y las interrupciones y mantiene la continuidad de las operaciones gubernamentales. También mejora la capacidad de respuesta durante las emergencias y permite un acceso rápido a los recursos esenciales. Al utilizar las opciones de envío rápido de Amazon Business, los clientes del Gobierno pueden garantizar una entrega puntual, operaciones eficientes y una respuesta eficaz tanto en situaciones normales como de emergencia.

5. Evaluar nuevas tecnologías e innovaciones para optimizar las compras

Las compras digitales se han convertido en la norma de la adquisición en la actualidad. Sin embargo, las agencias gubernamentales han sido lentas a la hora de modernizar sus sistemas debido a la falta de recursos financieros y de personal y a la naturaleza compleja de implementar un nuevo sistema de adquisiciones electrónicas. Durante el fin de año, es un buen momento para que los líderes evalúen el panorama tecnológico de la adquisición electrónica y exploren las oportunidades de aprovechar las herramientas e innovaciones digitales a fin de optimizar los procesos de adquisición, mejorar el análisis de datos, aumentar la transparencia y optimizar la toma de decisiones.

Mediante la planificación del cierre del año fiscal, los líderes en adquisición pueden mejorar la administración financiera responsable, la asignación eficaz de recursos, el cumplimiento de la normativa y la transparencia y la responsabilidad en el gasto gubernamental. Ayuda a optimizar el uso de los fondos públicos, mitigar los riesgos y respaldar una toma de decisiones eficaz para el próximo año fiscal.