Cinco maneras de obtener más de la cuenta Amazon Business cuando utilizas Pago por factura

Combinar la conveniencia, el valor y la selección de Amazon Business con una línea de crédito de Pago por factura puede ayudar a las organizaciones a simplificar y optimizar las compras. Está disponible por invitación para clientes elegibles, no ofrece cargos por adelantado y no tiene intereses durante 30 días*, lo que da poder adquisitivo. Además, la línea de crédito ofrece varias características que funcionan a la perfección con Amazon Business.

Me gusta pensar que es una herramienta de administración y flujo de caja dentro de la caja de herramientas de compra de Amazon Business. Estas son cinco maneras en las que lo ayudará a obtener más de su cuenta.

1. Set roles and permissions to match your business needs

Amazon Business facilita a los administradores la tarea de agregar nuevos usuarios rápidamente y asignar roles, lo que establece límites en el acceso de usuario a la cuenta.

Revisemos algunos de los roles que son útiles para usar con Pago por factura. Los administradores tienen acceso total a la cuenta Amazon Business y a la línea de crédito Pago por factura. Sin embargo, a diferencia de los administradores, los solicitantes solo pueden realizar pedidos, agregar métodos de pago y aprobar pedidos. Esa diferencia significa que el departamento de compras solo tiene acceso a las características que necesita y nada más.

Un administrador también puede asignar un rol especializado de Finanzas a los usuarios, lo que permite ver detalles de la cuenta como facturas, notas de crédito e historial de pedidos sin proporcionar acceso a la cuenta comercial completa. Por ejemplo, puede asignar un rol de Finanzas al especialista de cuentas por pagar, para que pueda manejar las preguntas de contabilidad.

Para agregar un nuevo usuario y asignar roles, seleccione Business settings (Administre su negocio) en el menú desplegable, elija Add people(Agregar personas), ingrese la dirección de correo electrónico del nuevo usuario y asigne los roles del usuario.

2. Crea plantillas de facturas personalizadas que se adapten a la organización

Mediante Pago por factura, puedes personalizar facturas para que se adapten a las necesidades de facturación de la organización. Por ejemplo, si tu organización tiene múltiples direcciones de facturación, puedes crear plantillas específicas para cada una de ellas y asignar cada plantilla a diferentes grupos dentro de tu organización. Esta función puede ser útil para organizaciones con diferentes oficinas, diferentes escuelas dentro de un distrito o los centros de costos específicos dentro de la organización. Las plantillas personalizadas también permiten que la organización reciba facturas en PDF en diferentes direcciones de correo electrónico a fin de que los administradores de distintos grupos o ubicaciones reciban las facturas específicas para ellas.

Cualquier administrador puede crear una plantilla de factura. Para hacerlo, seleccione New invoice template (Nueva plantilla de factura) ubicada en la sección Pago por factura de su cuenta.

También puedes configurar la herramienta como una opción de pago predeterminada en sistemas de pago electrónico externos, como Coupa o Arriba. 

3. Usa la facturación periódica para mejorar la flexibilidad

A diferencia de muchos métodos de compra, Pago por factura permite a la organización recibir facturas consolidadas cada mes, cada dos semanas o cada semana.

Es posible que algunas organizaciones necesiten los detalles proporcionados por la facturación por pedido. Otros pueden valorar la conciliación simplificada que proporciona la facturación periódica, ya que les permite programar un pago único o personalizar cuando la organización recibe las facturas. Pago por factura también permite separar facturas por grupo, número de orden de compra (PO) o ambos.

Independientemente de las necesidades, el servicio Pago por factura tiene la flexibilidad de adaptarse a tu forma de trabajar.

4. Personaliza los controles de los miembros para garantizar el cumplimiento

Al configurar procesos de autorización, restringir categorías de productos y establecer productos preferidos, los administradores pueden ayudar a garantizar el cumplimiento de compras en toda la organización. Este sistema automatizado simplifica el proceso de supervisión administrativa y aumenta la transparencia de la organización, al evitar que tenga que revisar el cumplimiento de cada compra, lo que ahorra tiempo y esfuerzo.

La característica de Guided Buying de Pago por factura permite establecer productos y proveedores preferidos por la compañía, controlar los gastos “no autorizados” y asegurarse de que los compradores tomen decisiones rentables. También ahorra tiempo a los compradores, para que puedan encontrar rápidamente lo que buscan, sin tener que recordar los números de modelo exactos o consultar una lista de productos aprobados. Los usuarios eligen entre las selecciones aprobadas a través de la visualización de mensajes mientras compran y realizan el pago.

A través de la característica de los grupos, los administradores pueden establecer políticas de compra guiada para las unidades de negocio, departamentos, ubicaciones o métodos de pago de una organización. Por ejemplo, puedes permitir que el grupo de Informática compre productos de la categoría “computadora portátil”, pero restringir a otros de realizar ese tipo de compra.

5. Accede a informes para revisar y conciliar facturas

Puedes revisar y generar varios informes para facilitar la conciliación de facturas. En la Analítica de Amazon Business, puedes crear un reporte de pedido para revisar detalles de facturas como el número de orden de compra (PO), la identificación y el estado de la orden, así como el monto de la factura a pagar, la fecha de vencimiento de la factura y otros detalles. Simplemente establezca un rango de datos y descargue el archivo CSV.

También hay varias opciones disponibles de personalizar los informes a fin de que pueda centrarse en los detalles de compra que son más críticos para la organización. Y puede guardar estas personalizaciones para poder usarlas cada vez que acceda a los informes.

Para obtener ayuda adicional en la personalización de la cuenta, visite Business Account Help & Customer Service(Ayuda para cuentas comerciales y servicio al cliente).

*Términos estándar de 30 días. Con una cuenta Business Prime elegible, se encuentran disponibles términos de 45 y 60 días. Sujeto a aprobación de crédito.