Aprovechar la eficacia de la adquisición

Aprovechar la eficiencia es fundamental en cualquier recorrido de transformación digital.

La digitalización debe girar en torno al aumento de la eficiencia y al ahorro de costos. De lo contrario, ¿para qué hacerlo?

En Amazon, sabemos cómo simplificar las compras para nuestros clientes. Por eso, Amazon se ha convertido en un líder mundial del comercio electrónico. Sin embargo, los clientes de empresa a empresa pueden tener necesidades diferentes que los clientes tradicionales, lo que llevó al nacimiento de Amazon Business en 2015. Amazon Business simplifica los procesos de adquisición, y una de las formas en que logra esto es mediante la integración de sistemas de terceros para mejorar la eficiencia y hallar información de forma rápida. 

Satya Mishra, directora de Administración de Productos en Amazon Business, nos cuenta todo sobre cómo la organización ayuda a los líderes en adquisición a integrar sus sistemas y lograr ahorros de tiempo y dinero.

Muchas personas compran en Amazon. ¿Qué es Amazon Business y cómo se relaciona con las adquisiciones?

Satya Mishra: “Más de seis millones de clientes en todo el mundo ingresan en Amazon Business para acceder a precios y variedad exclusivos para negocios, integraciones del sistema de compras, una experiencia de navegación personalizada, Business Prime, cuentas corporativas de uno o varios usuarios y atención al cliente especializada, entre otros beneficios”.

“Lideré el equipo de tecnología de integraciones de Amazon Business, que desarrolla integraciones con sistemas de adquisición electrónica, administración de gastos, abastecimiento electrónico y proveedores de identidad. También desarrollamos API para nuestros clientes que tanto ellos como integradores de sistemas de terceros pueden usar para crear soluciones con las que se satisfagan las necesidades de adquisición de los clientes. Gracias a las integraciones, los compradores corporativos pueden crear recorridos de compras conectados, lo que nosotros llamamos recorridos de Smart Business Buying. 

“Si un cliente no tiene sistemas de adquisiciones que desee integrar, puede beneficiarse de otras herramientas nativas, como el panel de Analítica de Amazon Business, en la tienda de Amazon Business, a fin de monitorear el gasto corporativo. También pueden descubrir y usar algunas aplicaciones integradas de terceros en el nuevo Centro de aplicaciones de Amazon Business”.

¿Por qué un cliente elegiría integrar sus sistemas? ¿Los directores de adquisiciones están allanando el camino?

Satya Mishra: “Mediante la integración de los sistemas, los clientes pueden ahorrar tiempo y dinero, impulsar el cumplimiento, lograr visibilidad de gastos y obtener información más clara. Hablo seguido con los directores de adquisiciones para conocer los puntos débiles. A menudo, estos líderes me comentan que puede resultar difícil para los equipos de adquisiciones administrar o crear políticas de compras. En particular, esto sucede si tienen un gran volumen de compras que realizan los empleados de toda la organización y un grupo pequeño de empleados, o incluso un solo empleado, se encarga de llevar a cabo la revisión y conciliación de forma manual. Con las integraciones, se pueden automatizar estos procesos, lo que permite crear una experiencia de compra más intuitiva entre sistemas.

“Las adquisiciones son una función de negocio estratégica. Se basa en datos y es medible. Los directores de adquisiciones administran las compras de negocio, y estas pueden afectar los resultados de una organización de manera directa. Si las herramientas de adquisiciones no se conectan de manera automática a una fuente de suministro, las decisiones de compras de negocio pueden ser más complejas. Los líderes en adquisición pueden resolver estos problemas con sistemas tecnológicos bien integrados”.

Además de la complejidad del proceso, ¿qué otros retos enfrentan los líderes en adquisición?

Satya Mishra: “En el Informe sobre el estado de las adquisiciones de 2024 de Amazon Business, otros encuestados sobre los principales retos informaron que ahora tenían acceso a una amplia gama de vendedores y productos que satisfacían sus necesidades y se garantizaba el cumplimiento de las políticas de gasto. 

“Según el informe, el 52 % de los responsables de la toma de decisiones relativas a las adquisiciones deben realizar compras para diversas ubicaciones. De ese grupo, el 57 % realiza compras para diversos países.

“Hablando con los directores de adquisiciones, los escuché decir que, a través de Amazon Business, tenían acceso a millones de productos de diferentes categorías y esto les permitía optimizar la cantidad de proveedores y reducir el tiempo que pasaban en tiendas físicas o intentando encontrar los productos que necesitaban entre distintas páginas web en línea. También mencionaron que la capacidad de enviar las compras desde Amazon Business a múltiples direcciones fue de mucha utilidad para reducir la complejidad tanto de las compras puntuales como de las compras planificadas o recurrentes. Es posible que las organizaciones deban comprar productos específicos, como papel de copia o refrigerios, de forma periódica. También es posible que necesiten comprar otros artículos, como escritorios, solo una vez y al por mayor. Las capacidades de pedidos de Amazon Business son rápidas y permiten reducir la complejidad de las compras”.

¿Cómo pueden saber los líderes en adquisición qué integraciones son mejores para su caso?  

Satya Mishra: “En Amazon Business, trabajamos en retrospectiva, desde los problemas de los clientes hasta encontrar las soluciones. Yo les recomiendo a los directores de adquisiciones que piensen en los sistemas existentes que es posible que sus empleados ya utilicen, las necesidades de compras de la organización y los comportamientos de compras habituales de los compradores. La experiencia de compra debe ser intuitiva y agradable. 

“Amazon Business se integra con más de 300 sistemas, como Coupa, SAP Ariba, Okta, Fairmarkit e Intuit Quickbooks, por solo nombrar algunos. Con las integraciones de adquisiciones electrónicas, como Punchout y las búsquedas integradas, los clientes comienzan su recorrido de compra en el sistema de adquisiciones electrónicas. Con Punch-in, comienzan en la página web de Amazon Business y, luego, ingresan en su sistema de adquisiciones electrónicas. Con el SSO, los clientes pueden usar sus credenciales de empleados actuales. Nuestro conjunto de API les permite a los clientes personalizar sus operaciones de compras a pago y proveedores a pago. Esto incluye la automatización de recibos en los sistemas de administración de gastos y el seguimiento del progreso hacia los objetivos de gasto. 

“Mi equipo hace poco lanzó un Centro de aplicaciones donde los clientes pueden descubrir aplicaciones de terceros que abarcan la administración de cuentas, las recompensas y el reconocimiento, la administración del gasto, categorías de administración de inventarios y compras integradas. Incluiremos más aplicaciones con el tiempo a fin de simplificar el proceso de exploración de aplicaciones integradas para los clientes.

“Algunos clientes eligen apilar las integraciones, mientras que otros prefieren a una aplicación que satisfaga sus necesidades. Existen muchas posibilidades y no hay por qué elegir una sola integración. Puedes empezar con Punchout y facturas electrónicas, por ejemplo y, luego, incorporar también las búsquedas integradas para que los compradores puedan explorar el catálogo de Amazon Business en el sistema de adquisiciones que utiliza tu organización”.

¿Las integraciones son proyectos tecnológicos?

Satya Mishra: “No, las integraciones no deben considerarse proyectos tecnológicos que dependen de la decisión de un equipo de Informática únicamente. Las integraciones abren las puertas hacia una mayor conectividad de datos y eficiencia de los negocios en todas las organizaciones. En lugar de tener flujos de datos desarticulados, puedes conectar esos sistemas y centralizar los datos, lo que aumenta la visibilidad de gastos. Es posible que puedas detectar patrones e identificar ahorros de costos que, de otra manera, se hubieran perdido. 

“No es extraño escuchar que los directores de adquisiciones, los directores financieros y los directores de informática colaboran en las decisiones comerciales que les permitirán ahorrar tiempo y alcanzar los objetivos en común, y las integraciones forman parte del conjunto de recomendaciones. 

“Uno de los principales objetivos de mi equipo ha sido simplificar las integraciones y adoptar soluciones de autoservicio. En términos de configuración, el cliente puede autoadministrar algunas integraciones como el SSO. Amazon Business también asiste a los clientes en el proceso de configuración de las integraciones”.

¿Cómo se transformaron las adquisiciones en los últimos años?

Satya Mishra: “Las adquisiciones ya no se consideran una función administrativa. Cada vez más, se les permite a los directores de adquisiciones participar en la toma de decisiones multidisciplinarias estratégicas junto con los directores financieros y los directores de informática.

“El 95 % de los encuestados para el Informe de datos sobre el estado de la adquisición en 2024 de Amazon Business mencionó que las compras que realizan se incluyen, en su mayoría, en el gasto administrado. El gasto administrado a menudo se planifica con meses o años de anticipación. Esto puede crear una gran oportunidad para contratar partes interesadas en distintos departamentos en lugar de delegar las responsabilidades de compras. Preparar a los expertos para respaldar las actividades de compras de rutina permite que las adquisiciones eleven su enfoque y se asuman prioridades más importantes en toda la organización, mientras se mantiene el control de los patrones de compra globales. Además, se debe destacar que, al conectarse a sistemas de adquisición electrónica y administración de gastos, nuestras integraciones brindan un acceso fácil y seguro a los productos en Amazon Business y ayudan a facilitar los gastos administrados”.

¿Cómo será el futuro de las adquisiciones?

Satya Mishra: “Brillante. Al adoptar la transformación digital y la inteligencia artificial para desarrollar operaciones estratégicas más veloces, los directores de adquisiciones pueden influenciar las maneras en que las organizaciones innovan y se adaptan al cambio”.

 Publicado originalmente en CPOstrategy.