Cómo la industria de la hotelería puede obtener un mayor control sobre las compras

Cada vez es más difícil mantener abastecido un hotel. La volatilidad económica, los desafíos logísticos, los fenómenos climáticos y otros muchos factores están alterando el paradigma actual de la adquisición de suministros para el sector de la hotelería. Pero el aumento de los costos y las demoras en los envíos no son el único giro en el proceso rutinario de abastecimiento de un hotel con los bienes que necesita para operar con éxito.

Los complejos requisitos regulatorios han hecho que el cumplimiento sea un problema mayor que nunca, y la falta de certeza ha hecho que innumerables grupos del sector de la hotelería piensen dos veces antes de decidir de dónde obtienen sus productos. Pero hay esperanza en el horizonte. Con el poder de la innovación digital, los negocios no solo están superando estas dificultades, están revolucionando el proceso por completo.

El sistema al límite

Los hoteleros ya están sintiendo el problema. Shane Lonowski, gerente general de The Farnam, Autograph Collection, en Omaha, Nebraska, trabajó en la industria de la hotelería durante 20 años y presenció antes muchos cambios significativos. Desde su punto de vista, la administración del inventario tiene que adaptarse con el fin de mantenerse viable.  

“Los proveedores ahora tienen menos productos de alto costo en sus almacenes, lo que puede producir plazos de entrega más largos”, dijo Lonowski. “Este equilibrio entre mayores tiempos de espera para los productos especializados y envíos más rápidos para los bienes comunes ha cambiado la forma cómo los hoteles administran su inventario y sus operaciones”. 

Mantener un hotel con niveles óptimos de suministros es un acto de equilibrio constante. Los picos inesperados de ocupación o las demandas generadas por los eventos pueden afectar los niveles de suministros y poner en peligro la experiencia del huésped. La diferencia entre la tranquilidad y la catástrofe puede depender de tener relaciones sólidas con el proveedor, planes de contingencia y previsiones del inventario. 

“Los suministros operativos esenciales, como la ropa blanca o los productos de tocador, pueden generar un aumento de los costos en el caso de que los hoteles deban abastecerse de forma acelerada o busquen alternativas de precio mayor para mantener los estándares del servicio”, dijo Lonowski. “En el caso de productos de lujo o de marcas personalizadas, el efecto puede ser aún mayor, ya que las demoras o las sustituciones pueden afectar la experiencia del huésped y la percepción de la marca. En definitiva, el efecto fiscal depende de la habilidad para encontrar alternativas adecuadas sin comprometer la calidad”.

Mantener el seguimiento del inventario y las entregas es una carga no solo en términos de tiempo sino también de dinero. Las emergencias de suministros de último momento alejan a los empleados de roles fundamentales, mientras que el gasto marginal reduce las ganancias si no se controla. Aun así, incluso con problemas externos, operar con niveles de suministros por debajo del estándar amenaza uno de los servicios más importantes del sector de la hotelería. 

“En esencia, el sector de la hotelería consiste en cuidar a las personas” dijo Lonowski.  

Abastecer la solución 

Hace casi 30 años, Amazon revolucionó la forma en que las personas compran en línea. Hoy, la empresa está transformando la forma en que  los hoteles, los restaurantes y otros negocios del sector de la hotelería administran sus suministros con Amazon Business. Esta solución centrada en los negocios combina la amplia selección de productos de Amazon con características diseñadas específicamente para las empresas, como pedidos al por mayor, entrega consolidada y analítica de gastos. Para los gerentes del sector de la hotelería que necesitan planificar con anticipación y mantener sus operaciones en funcionamiento, desde el abastecimiento de productos para los huéspedes hasta el mantenimiento de los suministros de cocina, Amazon Business puede ayudarlos a simplificar la compleja tarea de administrar el inventario y los suministros en sus instalaciones.

“Nuestro enfoque en las industrias de los viajes y la hotelería nació a partir del reconocimiento de los desafíos únicos de la adquisición que enfrentaba la industria”, dijo Christine Carrillo, jefa de Viajes y hotelería para Amazon Business. “A medida que esto evolucionó, nuestras soluciones se ampliaron para incluir características específicas de la industria, opciones de compra al por mayor y categorías de suministros para hotelería especializadas, todas diseñadas para satisfacer las necesidades específicas de hoteles, restaurantes y otras organizaciones hoteleras”.

Fundamentalmente, Amazon Business ofrece herramientas sólidas que ayudan a las propiedades a mantener el control durante los procesos de adquisición.

La herramienta Guided Buying permite a los administradores preferir, restringir y bloquear productos para orientar a sus compradores. Los administradores pueden crear políticas, como preferir negocios con certificaciones de diversidad para destacar estos negocios ante los compradores.

Amazon Business se integra con más de 300 plataformas de terceros, como los sistemas de adquisiciones electrónicas Birchstreet y Coupa, sistemas de administración de gastos SAP Concur y Emburse y sistemas idP como Microsoft Azure y Okta. Con estas integraciones, los compradores de una organización pueden acceder a la selección y comodidad disponibles en Amazon Business mientras mantienen el cumplimiento, la administración y el control que les proporciona el sistema actual de su organización.

Por ejemplo con la integración de Punchout, los compradores pueden enviar fácilmente pedidos adaptados a las políticas de gastos de su organización a través del sistema de adquisiciones electrónicas para su autorización, obteniendo así lo que necesitan con tranquilidad.

“[Ofrecemos] un conjunto de herramientas para ayudar a que las organizaciones del sector de la hotelería mantengan el control de sus procesos de compras”, dijo Carrillo. “Estas incluyen procesos de autorización de compra, límites de gastos y restricciones de gastos, controles de políticas para productos o categorías específicos, informes y análisis detallados, administración de exención de impuestos, seguimiento de la diversidad de proveedores y administración de documentación del cumplimiento”.

A medida que el panorama de las adquisiciones continúa cambiando, Amazon Business se está convirtiendo en un aliado fundamental para las organizaciones del sector de la hotelería. Al ayudar a las propiedades a mantener los estándares de cumplimiento, mientras se simplifica el proceso de compra y envío en todos los niveles, le ha dado a la industria hotelera una ventaja sobre la incertidumbre. Por fin, son libres de hacer lo que mejor saben hacer: cuidar de sus huéspedes y clientes. 

Publicado originalmente en Hotels Magazine