Cómo garantizar un cumplimiento eficaz de adquisiciones en 2025

El cumplimiento en adquisiciones no se ajusta a un modelo único para todos. Cada departamento de compras debe gestionar sus propias reglas, mantenerse al día con los cambios en las medidas internas de cumplimiento y cumplir con los requisitos normativos externos. Sin embargo, monitorear estos cambios es una tarea enorme. Además, si debes compartir información entre equipos y actualizar los sistemas de adquisiciones, el seguimiento puede convertirse rápidamente en un dolor de cabeza constante.

Aun así, puedes reducir la carga y minimizar el riesgo en adquisiciones si cuentas con control y visibilidad sobre tus procesos de compras. Para lograrlo, organizaciones de todos los sectores transforman las adquisiciones tradicionales con un software flexible e integrador que respalda el cumplimiento a lo largo de todo el proceso de compras. 

Para aprovechar al máximo una solución inteligente, primero necesitas comprender tu ciclo actual de adquisiciones y sus desafíos. Eso te ayudará a diseñar una estrategia que equilibre el cumplimiento, la eficiencia operativa y el ahorro de costos. Sigue leyendo para descubrir cómo hacerlo.

Comprender el cumplimiento en adquisiciones

El cumplimiento en adquisiciones es la forma en que tu equipo sigue las normativas internas y externas que orientan cada paso del proceso de compras. El abastecimiento estratégico, la gestión de contratos, los procesos de autorizaciones y el procesamiento de pagos son características habituales de las adquisiciones que deben ajustarse a estos lineamientos. Estas reglas buscan minimizar el riesgo de tu organización frente al fraude, los errores operativos y los desaciertos financieros. 

Aún así, garantizar la gestión del cumplimiento es un reto para las organizaciones de todos los tamaños. Los problemas más comunes incluyen registros deficientes, gastos no autorizados, certificaciones de proveedores vencidas y falta de comunicación.

Para abordar estos posibles problemas de cumplimiento, revisa las prácticas específicas de adquisiciones y sus riesgos.

Tipos de cumplimiento fundamentales en la adquisición

El cumplimiento en adquisiciones se divide en dos categorías: interno y externo. Estos son ejemplos habituales de cumplimiento interno:

• Gestión de contratos: Verifica si los proveedores cumplen con las condiciones pactadas en el contrato. 

• Gestión de proveedores: Mide los esfuerzos de los proveedores para mantener prácticas comerciales éticas y una cadena de suministro sostenible. 

• Límites de autorizaciones para facturas y compras: Garantiza el cumplimiento de los presupuestos establecidos para las facturas de los proveedores y las compras de los compradores. 

• Transparencia en conflictos de intereses: Asegúrate de que exista un reconocimiento explícito de posibles conflictos de interés entre las partes. 

Como su nombre lo indica, el cumplimiento interno se refiere a los controles que tu organización establece para orientar sus actividades de adquisiciones.. 

Por otro lado, el cumplimiento externo en adquisiciones abarca las normativas establecidas por los gobiernos o los responsables de políticas del sector. Estos son algunos ejemplos: 

• Leyes ambientales y de sostenibilidad: Son normas creadas por gobiernos o sectores específicos para garantizar que las organizaciones mantengan prácticas éticas. 

• Cumplimiento fiscal: Las normativas que afecten impuestos y aranceles en adquisiciones entran en la categoría de cumplimiento externo.

• Certificaciones de proveedores: Estas acreditaciones determinan si un proveedor puede ofrecer determinados tipos de productos.

Para manejar con facilidad ambos tipos de cumplimiento, conviene identificar los obstáculos que podrías encontrar en el camino.

Cuatro desafíos clave del cumplimiento en adquisiciones

Estos son los desafíos de cumplimiento más comunes que puede enfrentar tu organización. 

1. Lograr visibilidad de gastos y la aplicación de políticas

Sin visibilidad financiera, puede resultar difícil revisar los montos de los pedidos, saber a dónde va el dinero o verificar si los compradores adquieren a proveedores preferidos. Además, la escasa visibilidad operativa puede limitar tu capacidad para hacer cumplir las políticas de compras, ya que tu equipo no tiene suficiente claridad sobre las partes vulnerables del proceso.

La Visibilidad de gastos (una función de Business Prime) ofrece tableros y análisis visuales que te permiten seguir fácilmente el gasto, los pedidos, el cumplimiento y los proveedores en distintos equipos, para analizar tendencias e identificar ineficiencias en tiempo real. Al desglosar el gasto por categoría, proveedor o artículo, tu equipo puede detectar oportunidades para consolidar pedidos, negociar mejores condiciones y reducir costos. 

2. Falta de visibilidad del cumplimiento y el riesgo de los proveedores

La entrega a tiempo, la calidad del producto, la compra responsable y las prácticas comerciales éticas son clave para mantener relaciones de confianza con los proveedores y garantizar su cumplimiento normativo. Sin embargo, monitorear manualmente todas estas métricas de desempeño de proveedores suele ser difícil. El desafío se intensifica si trabajas con varios proveedores, supervisas adquisiciones en toda la organización o careces de una visión clara de los requisitos contractuales del proveedor. 

3. Seguimiento y documentación del cumplimiento normativo

Los procesos manuales y los sistemas desconectados pueden dejarte con información fragmentada, lo que hace casi imposible crear un historial de auditoría. Además, si no cuentas con procesos de compras estandarizados, monitorear el cumplimiento puede ser aún más complicado. 

Pero la automatización puede ayudarte a resolver estos cuellos de botella. Las herramientas digitales de adquisiciones pueden automatizar tareas rutinarias como las autorizaciones y los procesos de compras mediante la definición de lineamientos personalizados alineados con tus requisitos de cumplimiento. Esto no solo minimiza el riesgo de error humano, sino que también garantiza que todas las transacciones se ajusten a las políticas de la empresa. 

4. Garantizar el cumplimiento en modelos híbridos de adquisiciones

Un modelo híbrido de adquisiciones combina compras centralizadas y descentralizadas. Aunque esto les da flexibilidad a los equipos, puede complicar el cumplimiento porque cada enfoque tiene políticas distintas. 

Las herramientas digitales de cumplimiento, como Guided Buying (una función de Business Prime), pueden abordar este desafío permitiendo que las organizaciones establezcan lineamientos personalizados que garanticen el cumplimiento y, al mismo tiempo, respeten las preferencias de los equipos por proveedores aprobados. 

Seis métricas esenciales de cumplimiento en adquisiciones

Mientras gestionas los desafíos del cumplimiento en adquisiciones, tu equipo debe monitorear su progreso. Para entender con datos el efecto de tus iniciativas, sigue estas seis métricas:

1. Rendimiento de los proveedores:: Mide con qué frecuencia los proveedores se desvían de la calidad, los productos y los servicios comprometidos. 

2. Cumplimiento del contrato: Controla si los proveedores se adhieren a los términos de pago del contrato, como los precios, los plazos de entrega y los estándares de calidad del producto. 

3. Gastos no autorizados: Monitorea la tasa de gastos no convencionales en toda tu organización.

4. Duración del proceso de compras: Registra la duración de un ciclo de adquisiciones, desde la orden de compra hasta el pago de la factura del proveedor. 

5. Cumplimiento del presupuesto: Registra el gasto de tu equipo y compáralo con el presupuesto previsto.

6. Incumplimientos: Documenta los casos de incumplimiento de las políticas de compras.

Una vez que definas estos indicadores medibles, puedes poner en marcha tu programa.

Cómo implementar un programa de cumplimiento en adquisiciones

Cuando estés listo para medir los resultados, orienta a tu equipo con estos pasos sencillos para poner en marcha tu programa de cumplimiento: 

Paso 1: Define las políticas de cumplimiento en adquisiciones y los marcos de riesgo.

Empieza evaluando tus políticas actuales de adquisiciones, las técnicas de mitigación de riesgos y las áreas operativas problemáticas. Para hacerlo, sigue estos pasos:

• Documenta tus políticas internas de compras:Centraliza todos los requisitos de cumplimiento de tu organización para poder evaluarlos en un solo lugar. 

• Reúne las normativas externas: Guarda todas las normativas externas aplicables a adquisiciones en una ubicación centralizada a la que los equipos puedan acceder fácilmente.

• Evalúa tu enfoque de mitigación de riesgos: Audita tu estrategia actual para identificar y mitigar riesgos, y revisa tus protocolos en caso de una infracción normativa. 

• Analiza los datos para identificar áreas de alto riesgo: Evalúa tus datos actuales de compras para detectar áreas donde la falta de visibilidad y control agrava el riesgo. 

Documentar estos factores te ayudará a comprender el panorama actual de cumplimiento y a sentar las bases para mejorar. 

Paso 2: Automatiza tus procesos de cumplimiento

Una vez que entiendas tu proceso actual, decidirás qué partes quieres automatizar. 

Para implementar automatizaciones que agilicen tu proceso, sigue estos pasos:

• Integra tus sistemas existentes en una solución unificada de compras: Conecta todos tus sistemas para que todas las compras ocurran en un solo lugar y así reducir el riesgo de incumplimientos normativos.

• Configura una auditoría de cumplimiento periódica: Define con qué frecuencia harás auditorías para evaluar tu riesgo y no quedarte atrás frente a nuevas normativas. 

• Crea paneles de analítica: Configura paneles de políticas para darle a tu equipo acceso a datos en tiempo real que puedan usar para tomar mejores decisiones de compra. 

• Automatiza tareas de rutina: Identifica y automatiza tareas como la conciliación de facturas o las autorizaciones de requisición, para ahorrar tiempo valioso a tu equipo. 

Estos esfuerzos te ayudarán a mantener el cumplimiento en todo tu proceso de compras. 

Paso 3: Establece un sistema para evaluar los proveedores

La tercera etapa consiste en crear un proceso que te ayude a evaluar y aprobar proveedores. Estos pasos te guiarán para definir la estrategia de evaluación de proveedores: 

• Centraliza los requisitos de proveedores: Coloca todos los requisitos de los proveedores en una sola ubicación para ver fácilmente si su desempeño se aparta de lo esperado.

• Compara proveedores y determina responsabilidades: Usa una solución que simplifique la comparación de proveedores y evalúe el riesgo de la relación. 

• Analiza datos históricos de desempeño de proveedores: Revisa el historial de desempeño de cada proveedor para identificar posibles antecedentes de incumplimientos contractuales. 

• Automatiza auditorías rutinarias de desempeño: Configura tu solución de adquisiciones para realizar auditorías periódicas y mantenerte al tanto del rendimiento de los proveedores. 

Estos pasos te ayudan a establecer una base confiable para trabajar solo con proveedores que cumplen. 

Paso 4: Garantiza la adopción y la capacitación en toda la empresa

El esfuerzo que dediques a reforzar el cumplimiento en adquisiciones tendrá poco efecto si tus equipos no lo adoptan. Por eso, asegúrate de que todo tu equipo de adquisiciones esté alineado con estas estrategias:

• Establece una capacitación integral en cumplimiento: Garantiza que tus partes interesadas conozcan las expectativas de compra y sepan cómo localizar a los proveedores preferidos. 

• Implementa un monitoreo de cumplimiento por usuario: Haz un seguimiento de las compras de cada comprador para aplicar las normativas directamente cuando sea necesario. 

• Crea un sistema para implementar actualizaciones: Diseña un proceso ágil que simplifique las actualizaciones por cambios regulatorios y la mejora continua. 

Si cuentas con un equipo comprometido a garantizar el cumplimiento en toda la organización, tu programa de cumplimiento tendrá más probabilidades de éxito. 

Cinco prácticas recomendadas para el cumplimiento en adquisiciones

Si cuentas con un equipo comprometido a garantizar el cumplimiento en toda la organización, tu programa de cumplimiento tendrá más probabilidades de éxito: 

1. Refuerza los controles de gasto centralizados

Invierte en una solución integrada que te permita personalizar los recorridos de compra, monitorear métricas de cumplimiento y aplicar controles de gasto. Por ejemplo, con Amazon Business puedes limitar el gasto de cada comprador y así ganar visibilidad financiera y control. 

2. Compra a partir de una lista de proveedores preaprobados

Reúne los proveedores aprobados en una lista que funcione como fuente única de referencia para los compradores al hacer pedidos. Al facilitar el acceso a esta información, reducirás el riesgo de gasto fuera de política. Sin embargo, la lista debe reflejar con precisión las necesidades de los compradores; de lo contrario, podrían apartarse de los proveedores aprobados para buscar productos específicos.. 

3. Realiza auditorías de cumplimiento periódicas.

Mejorar el cumplimiento de compras no es un esfuerzo único. Tu proceso también debe adaptarse a los cambios de políticas. Para lograrlo, define una auditoría integral y establece una frecuencia para ejecutarla. Así te aseguras de revisar tu proceso de compras de manera proactiva, en lugar de reaccionar solo cuando surgen problemas. 

4. Alinea con pautas de sostenibilidad y abastecimiento ético.

El abastecimiento ético implica priorizar a los proveedores que reduzcan el impacto en las personas y en el medioambiente dentro de sus operaciones comerciales. Las compras sostenibles, por su parte, son un enfoque ecológico de cómo tu equipo gestiona las adquisiciones. 

Para sostener ambos frentes, crea lineamientos estandarizados de sostenibilidad y abastecimiento ético. Luego, distribuye estas indicaciones en toda la organización, incluida una lista de proveedores y productos autorizados. 

5. Prioriza la capacitación del personal

La capacitación y la comunicación con el personal son clave para garantizar el cumplimiento en toda la organización. Cuando todos los equipos, compradores y líderes de adquisiciones conocen las reglas, reduces el riesgo de que los errores de compra pasen inadvertidos.

Además, invertir en el desarrollo de tus empleados hace que se sientan valorados. Si se perciben desempeñando un rol central en la mejora del cumplimiento de compras, es más probable que lo hagan. 

Convierte el cumplimiento en adquisiciones en una herramienta de rentabilidad y crecimiento

El cumplimiento en adquisiciones es un pilar de tus operaciones que ayuda a tu organización a protegerse contra el fraude, los retrasos costosos y el gasto excesivo. Pero mantener el control es difícil sin las soluciones y estrategias adecuadas. 

Una solución digital de compras que integre tus sistemas existentes puede ser la forma más sencilla de sostener con confianza prácticas de compra en cumplimiento, mejorar la visibilidad operativa, obtener información basada en datos, monitorear riesgos y agilizar tus procesos mediante la automatización. Con funciones flexibles y capacidad ágil, nuestra solución de compras inteligentes para negocios puede apoyar los objetivos de tu equipo de una manera que se adapte a tus necesidades.