Cómo centralizar las compras en múltiples ubicaciones

“Más de la mitad de los responsables de la toma de decisiones de adquisición (52 %) se encargan de realizar compras para varias ubicaciones”, según el Informe de datos sobre el estado de la adquisición en 2024 Esta estadística aplica tanto a una franquicia como a una organización con múltiples ubicaciones, tiendas y oficinas. Cada ubicación opera de manera independiente y gestiona sus propios proveedores e inventarios según las preferencias y demandas locales.

Desafíos asociados a múltiples ubicaciones

Aunque esta configuración descentralizada ofrece flexibilidad para adaptarse a las necesidades locales, la gestión de varias ubicaciones puede resultar complicada. Esto conlleva desafíos como procesos incoherentes, costos unitarios más altos y un impacto en el cumplimiento de la política.

Compras centralizadas

¿Cómo pueden las empresas matrices ofrecer flexibilidad y garantías para la gestión de múltiples ubicaciones? La centralización de las compras agrupa todas las actividades bajo una estrategia de adquisición unificada, simplifica la experiencia de compra, reduce los costos de negocio y mejora la visibilidad del gasto. Esta visión integral permite a la empresa matriz convertir los datos en información práctica, detectar ineficiencias como la duplicación de gastos y encontrar nuevas formas de generar ahorros en todas las ubicaciones. También permite tomar decisiones tanto individuales como grupales, manteniendo la autonomía de cada ubicación franquiciada.

Un modelo de compras centralizadas se adapta a negocios y organizaciones de todos los tamaños. Para comenzar a experimentar estos beneficios, las organizaciones pueden crear una cuenta Amazon Business. Con una cuenta Amazon Business, la empresa matriz puede consolidar los inicios de sesión del personal o de cuentas individuales de Amazon en una cuenta corporativa "principal o matriz". El programa de Cuentas asociadas permite a las organizaciones afiliadas unirse a un programa unificado y acceder a beneficios especiales, manteniendo su autonomía. Esto permite que la cuenta "secundaria" o "asociada" esté más conectada con su empresa, asociación u organización de compras en grupo "principal o matriz", lo que amplía su poder de compra y maximiza los beneficios, sin dejar de trabajar directamente con Amazon Business.

Aprovechamiento del programa Cuentas asociadas de Amazon Business.

School of Rock es el líder mundial en educación musical que se basa en la interpretación y ofrece clases individuales tradicionales junto con actuaciones en vivo de espectáculos de rock. Fundada en 1998, actualmente existen 382 ubicaciones de School of Rock en 16 países. School of Rock buscaba oportunidades para incrementar su eficiencia operativa, mejorar la gestión de múltiples unidades y la supervisión de compras, además de reducir los gastos, especialmente para los franquiciados. Tras conocer los beneficios de las compras centralizadas, School of Rock lanzó el programa de Cuentas asociadas (AAP). Jim Love, vicepresidente de Operaciones, comentó: “El paso a un enfoque de compras más centralizado y oficial ha sido positivo para nuestros gerentes regionales y para mí, ya que nos permite tener mayor supervisión y claridad en las compras. Los propietarios, especialmente aquellos que poseen varias unidades y otorgan poder y autonomía de compras a los administradores, se han sentido de la misma manera.

Superación de la gestión del cambio

Implementar programas como el AAP puede resultar desafiante en sistemas con múltiples ubicaciones debido a los procesos de gestión del cambio necesarios a nivel organizacional. Por lo tanto, es fundamental que las sucursales y franquicias comprendan el valor a largo plazo y los beneficios que recibirán, los cuales se lograrán mediante una comunicación clara por parte de la empresa matriz Además, los datos juegan un papel crucial en demostrar los beneficios.

En colaboración con Amazon Business, muchas organizaciones facilitan las compras en múltiples ubicaciones y sectores industriales. Barb Lowman, presidenta de CUNA Strategic Services, quien ha asistido a numerosas cooperativas de crédito y a sus socios, destacó: “Comienza aprovechando los datos para identificar áreas de oportunidad y, luego, colabora de manera abierta para tomar medidas y pasar de la ideación a la ejecución." Patrick, director general de OMNIA Partners, una organización global de compras que ofrece soluciones de adquisición y ahorro de costos basadas en el valor para los sectores público y privado, también resaltó la importancia de los datos y la visibilidad, subrayando el impacto de tener una hoja de ruta clara sobre el rumbo a seguir.

Conclusión

La centralización de las compras es una estrategia clave para múltiples ubicaciones, ya que cada una de ellas experimentará un proceso de compra simplificado y ahorros adicionales, mientras mantiene la autonomía para realizar sus propias adquisiciones. Una colaboración sólida, junto con datos y visibilidad, puede facilitar el proceso de adopción.