Cómo las compras flexibles pueden aportar más a tu organización sin fines de lucro.

“Hacer más con menos” es un lema ampliamente reconocido entre las organizaciones sin fines de lucro. Según la sexta edición del informe Nonprofit Trends de Salesforce,el 33 % de las organizaciones sin fines de lucro se consideran más ágiles y flexibles al responder a situaciones dinámicas y de crisis. Las necesidades de estas organizaciones pueden variar según las emergencias, las demandas sociales y los crecientes requisitos de los programas, para los cuales los recursos disponibles podrían no ser suficientes en el momento en que se necesiten.

Para cumplir su misión y mantener la estabilidad financiera, las organizaciones sin fines de lucro pueden adoptar prácticas de Smart Business Buying.

Exploraremos tres herramientas de compra flexibles que te permitirán optimizar tu proceso actual a medida que tu organización crezca.

Definiendo la compra flexible

Antes de comenzar, veamos en qué consiste la compra flexible. Para las organizaciones sin fines de lucro, la compra flexible es un proceso de adquisición adaptable a diversas necesidades y que maximiza el uso de los recursos disponibles. A diferencia de las empresas con fines de lucro, las organizaciones sin fines de lucro suelen enfrentarse a las siguientes situaciones

• Presupuestos limitados: Las organizaciones sin fines de lucro gestionan sus finanzas a través de un sistema de contabilidad por fondos. La mayoría genera sus propios fondos o recibe donaciones y subsidios para cubrir sus gastos operativos.
• Necesidades impredecibles: Puede haber momentos en los que una entrada repentina de donaciones mejore los recursos, y otros en los que un programa necesite suministros adicionales con urgencia, pero no haya financiamiento disponible.
• Distintas compras: El National Council of Nonprofits reveló que “las organizaciones sin fines de lucro gastan 1 billón de dólares anualmente en bienes y servicios, ya sea en grandes adquisiciones, como equipos médicos para hospitales sin fines de lucro, o en compras cotidianas, como productos de oficina, alimentos, servicios y alquileres.”

Facturas con plazos de pago extendidos.

Una forma de aumentar la flexibilidad en las compras es mediante la extensión de los plazos de pago. Al negociar plazos de pago más amplios con los proveedores, las organizaciones sin fines de lucro pueden gestionar mejor su flujo de caja mientras esperan el ingreso de fondos de donaciones y subvenciones. Esto puede ser de gran ayuda para las organizaciones más pequeñas, donde la obtención y estabilidad de los fondos tienden a ser más volátiles. Además, los plazos de pago extendidos liberan recursos que pueden destinarse a actividades relacionadas con la misión.

Amazon Business ofrece opciones de autoservicio para extender los plazos de pago, lo que brinda mayor flexibilidad y control sobre las finanzas de tu organización. El pago por factura, un programa de facturación digital ofrece a los clientes elegibles acceso a plazos de pago netos flexibles, de hasta 30 días. En aquellos casos en los que el flujo de caja sea una preocupación, puedes solicitar aumentos en la línea de crédito en determinados momentos del año. Para confirmar la elegibilidad, la cuenta de su organización se evaluará automáticamente al momento del registro.

Otra forma de acceder a mayor flexibilidad en los plazos de pago es mediante una membresía. Business Prime. Los miembros pueden acceder a plazos de pago extendidos de 45 o 60 días.

Compras exentas de impuestos

Las organizaciones sin fines de lucro clasificadas como 501(c)(3) pueden acceder a la exención de impuestos. Las compras exentas de impuestos te permiten ahorrar más, brindándote la flexibilidad de extender los fondos de subvenciones y donaciones sin la carga de costos fiscales innecesarios. Al inscribirte al Programa de Exención de Impuestos de Amazon (ATEP), puedes solicitar la exención de impuestos para tu organización en compras elegibles, de modo que las adquisiciones realizadas por los compradores autorizados queden automáticamente exentas de impuestos.

Límites de seguridad para garantizar la flexibilidad de los compradores.

Las organizaciones sin fines de lucro suelen contar con una capacidad de personal limitada, lo que dificulta la sustitución interna de puestos administrativos. La falta de personal puede generar situaciones en las que los empleados se vean sobrecargados de tareas. En algunos casos, un rol no directamente relacionado con las compras debe asumir la responsabilidad de adquirir todos los suministros necesarios para asegurar la continuidad del programa misional. Para adaptarse a cambios repentinos en los roles, es fundamental que las organizaciones sin fines de lucro dispongan de políticas de compra claras. Las políticas de compra son una función disponible en tu cuenta de Amazon Business que te permite controlar las compras de los usuarios, estableciendo límites de gasto y restringiendo proveedores que no cumplan con el ATEP, así como categorías de productos que no se alineen con las donaciones restringidas. De este modo, puedes convertir las políticas de adquisición en señales visuales claras y fáciles de seguir para los nuevos compradores.

Compras flexibles

Gracias a la negociación de plazos de pago extendidos y al trabajo conjunto con proveedores que ofrecen compras exentas de impuestos, las organizaciones sin fines de lucro pueden enfocarse en las necesidades y compromisos de sus programas, a pesar de sus limitaciones de recursos. Los límites de seguridad en las cuentas también ofrecen respaldo para que los nuevos compradores realicen sus compras con tranquilidad.