Cómo la tecnología está haciendo que las operaciones de compra en organizaciones sin fines de lucro sean más eficientes y transparentes

Según el Informe sobre el estado del sector sin fines de lucro de Forvis Mazars, una firma de contabilidad y consultoría, las organizaciones sin fines de lucro enfrentan tres grandes desafíos: aumento de los gastos operativos, falta de recursos y financiamiento adecuados y personal limitado. 

Las prácticas de adquisición de una organización impactan directamente cada uno de estos desafíos. La adquisición ineficiente agrava el aumento de costos, consume más recursos de los necesarios y sobrecarga a una fuerza laboral ya saturada.

La tecnología puede desempeñar un rol importante en la mejora de los procesos de compra para las organizaciones sin fines de lucro. Las soluciones modernas de adquisición han facilitado que algunas organizaciones optimicen los procesos de compra y mejoren la visibilidad de gastos. También ha facilitado que varias organizaciones sin fines de lucro, de diferentes tamaños, aprovechen mejor los recursos limitados y maximicen su impacto. 

Creación de procesos simples y eficientes para oficiales de compras

Muchas organizaciones sin fines de lucro enfrentan dificultades con procesos de compra engorrosos e ineficaces. Cuando los hay, los equipos encargados de las compras suelen operar con recursos limitados y probablemente manejan varias tareas a la vez. Esto ralentiza los procesos y dificulta establecer prácticas de compra consistentes y rentables.

La tecnología de adquisición puede ayudar a cambiar todo esto. Estas herramientas ayudan a las organizaciones sin fines de lucro a obtener los suministros que necesitan para cumplir con su misión, cuando los necesitan y de la manera que mejor funcione para la organización. El personal o los voluntarios tienen menos probabilidades de sentirse sobrecargados y agotados. 

Todo comienza con una mejor funcionalidad de búsqueda. Las mejores soluciones de compras se sienten intuitivas para los compradores de una organización. Tienen acceso a filtros que les permiten ordenar los resultados de búsqueda según los detalles específicos de la misma. 

Integra productos de varios comerciantes. Los compradores no necesitan visitar una página web diferente para cada vendedor en su lista, ya que toda la información que necesitan se puede encontrar en un solo lugar. Esto también les facilita comparar las ofertas y obtener los mejores precios. 

Las organizaciones sin fines de lucro que sirven a comunidades con bienes, como las organizaciones de ayuda en desastres, requieren grandes cantidades de un solo producto. Su herramienta de compras debería facilitar y hacer más económicas las compras al por mayor, con opciones que les permitan recibir ofertas personalizadas directamente de los proveedores. 

Muchas organizaciones sin fines de lucro podrían requerir opciones de compras recurrentes para algunos de sus productos. Los bancos de alimentos, por ejemplo, necesitan un suministro constante de productos alimenticios y bebidas. De manera similar, los programas para jóvenes necesitan reabastecerse de manera constante de materiales educativos o suministros de arte y manualidades. Las herramientas de compra podrían ofrecer paquetes de suscripción de diferentes proveedores, lo que en última instancia reduciría el presupuesto. Los equipos de compras también pueden crear listas predefinidas de comerciantes y productos que faciliten y agilicen la reposición de productos que compraron en el pasado. 

Cómo mejorar la contabilidad y la transparencia

La contabilidad y la transparencia en las compras de las organizaciones sin fines de lucro son esenciales para construir y mantener la confianza con los contribuyentes y con el público. La tecnología puede ayudar a crear procesos y documentación claros que aseguren el cumplimiento de las normativas y prevengan el fraude. Puede mejorar la asignación de recursos para un mayor impacto. Las organizaciones también pueden utilizar la transparencia en las compras para promover sus prácticas de abastecimiento ético y competencia justa.

La tecnología de adquisición generalmente viene con un sistema de autorización. Aquí es donde un oficial de compras puede hacer una solicitud de compra, pero que solo se finaliza una vez que un gerente o líder de equipo da su autorización. Esto es particularmente útil para pedidos grandes. Los procesos de autorización automatizados ayudan a encontrar un equilibrio entre garantizar suficiente supervisión por parte de la gerencia, mientras se mantiene un grado de autonomía para el personal. Los gerentes pueden ver y autorizar solicitudes de compra de manera rápida y en bloque, lo que ayuda a evitar cuellos de botella innecesarios. 

Los líderes de equipo y los ejecutivos pueden diseñar políticas de compra que luego se reflejan en el sistema de adquisiciones. Las políticas de compra y las funciones de Guided Buying pueden garantizar que el personal encargado de las compras y el que no lo está, pero que necesita realizar una compra, lo haga dentro de las pautas de la organización. Esto podría incluir desde establecer límites de gasto hasta tener comerciantes y categorías de productos preautorizados. 

Cómo habilitar compras flexibles

Las organizaciones sin fines de lucro varían significativamente en tamaño, alcance y recursos disponibles. Por eso es importante que una solución de tecnología de adquisición ofrezca flexibilidad en los términos de pago, así como en la exención de impuestos. 

Los términos de pago extendidos permiten a las organizaciones sin fines de lucro seguir realizando las compras que necesitan para cumplir con su misión, incluso cuando los recursos puedan verse limitados debido a una caída en las contribuciones o retrasos en los pagos de financiamiento. 

Las organizaciones sin fines de lucro califican para el estado de exención de impuestos ya que se clasifican como organizaciones 501(c)(3). Las organizaciones que califican para esta exención solo necesitan aplicarla a su herramienta de compras, lo que hace que cualquier compra elegible quede automáticamente exenta de impuestos. 

Cómo analizar los gastos para una mejor gestión del presupuesto

El uso de software para realizar compras también significa que las organizaciones tienen acceso a datos que pueden proporcionar valiosas ideas sobre el gasto. La mayoría de las herramientas proporcionarán a los usuarios paneles de control para rastrear las compras en tiempo real y ayudar a visualizar los datos de manera fácil de entender. Estos paneles de control son una excelente manera de mantener un buen nivel de transparencia en el gasto y comunicarlo a diferentes audiencias. Las organizaciones sin fines de lucro también pueden crear paneles de control personalizados con diferentes tipos de información según el interesado, ya sea personal de compras, contribuyentes o comunidades atendidas. 

Las organizaciones reciben información sobre los patrones de gasto a partir de los datos recopilados, filtrados por diferentes períodos de tiempo. Información como gasto total, ahorros, número total de pedidos o principales categorías de compras utilizadas puede ayudar a los responsables de la toma de decisiones a identificar las áreas que requieren más financiamiento. 

Estas ideas también ayudan a crear mejores narrativas para los contribuyentes durante la recaudación de fondos. Las organizaciones cuentan con información respaldada por datos que las ayuda a argumentar por qué se necesita más financiamiento para una actividad o propósito específico. 

Per Scholas ajusta su proceso de gastos 

Per Scholas es una organización sin fines de lucro que ofrece capacitación en habilidades y acceso a redes de empleadores para personas que generalmente están excluidas de las carreras tecnológicas, especialmente mujeres y personas racializadas. La organización se dio cuenta de que la adquisición ineficiente y costosa era una barrera importante para lograr su misión. 

Para abordar esto, Per Scholas recurrió a Amazon Business para crear una infraestructura de adquisición consolidada en los campus ubicados en más de 20 ciudades. Amazon Business trabajó con Per Scholas para identificar problemas en los procesos de trabajo y controlar el gasto sin supervisión. Establecieron presupuestos preautorizados, lo que aumentó la transparencia y eliminó el nivel de burocracia de cada transacción, haciendo que el proceso de compras fuera más eficiente y transparente. 

La organización también se ha beneficiado de la Visibilidad de gastos, una función disponible para los miembros de Business Prime. Per Scholas ahora tiene acceso a inteligencia de gasto y conocimientos sobre sus tendencias de compra. Las decisiones relacionadas con el presupuesto y los recursos ahora se toman con datos que las respaldan. Per Scholas también ha aprovechado Guided Buying para resaltar y favorecer a vendedores diversos. La organización tiene como objetivo aumentar sus compras a proveedores diversos del 10 al 20 %. 

Publicado originalmente en The Chronicle of Philanthropy