Cómo convertir los presupuestos no usados en recursos vitales

El cierre del año fiscal es una oportunidad clave para que las organizaciones sin fines de lucro evalúen sus procesos y planifiquen el futuro. También es el momento adecuado para conciliar los libros contables. Obtener una mejor visibilidad de los números es el primer paso para invertir mejor los presupuestos restantes. Invertir el dinero restante al cierre del año en algo productivo requiere colaboración entre funciones: responsables de programas, especialistas en informática y enlaces de cultura organizacional de distintos departamentos deben trabajar juntos para impulsar las metas del programa para el próximo año.

Para lograr esta visibilidad y colaboración, cada vez más organizaciones migran a tiendas de adquisiciones en línea, donde pueden acceder a análisis confiables e información valiosa sobre el negocio.

¿Por qué es tan importante el fin de año?

Si tomas decisiones en nombre de tu organización sin fines de lucro, tienes una responsabilidad tanto ocupacional como fiduciaria. Estas responsabilidades implican grandes desafíos, como registros contables inconsistentes, gastos programáticos no revisados y compras no planificadas de mantenimiento, reparación, suministros o soporte de informática. ¿Tienes una visión clara de tus activos y pasivos? ¿Y de tu patrimonio? ¿Qué ingresos has contabilizado este año después de deducciones por deudas, concesiones, donaciones o ventas? ¿Qué gastos has contabilizado y descontado de los ingresos para salarios, hipotecas, alquiler, tarifas, permisos o productos de oficina?

Sin embargo, estas responsabilidades también traen beneficios, como comprobar que un presupuesto bien administrado puede impulsar y mejorar los resultados, y dar lugar a misiones más amplias. Uno de esos beneficios consiste en utilizar los presupuestos no usados para adquirir recursos hoy que contribuyan al éxito del próximo año fiscal. Si tu organización sin fines de lucro celebra una conferencia anual, esto puede significar utilizar los fondos restantes de este año para adquirir cuadernos, bolígrafos y mobiliario para los moderadores de panel. Si tu organización sin fines de lucro gestiona programas deportivos para jóvenes, esto podría implicar la adquisición de balones de fútbol, conos y sudaderas de entrenamiento para las actividades extracurriculares de este otoño.

Cuanta más visibilidad tengas sobre tus cifras y oportunidades, mayor será tu capacidad para realizar compras importantes hoy que generen un impacto en el futuro y en los próximos años fiscales. Las tiendas de adquisiciones en línea, como Amazon Business pueden ayudarte no solo a adquirir suministros y equipos, sino también a ahorrar dinero que puedes reinvertir en tu organización sin fines de lucro para cumplir su misión.

Cada dólar cuenta

Segúnel Consejo Nacional de Organizaciones sin Fines de Lucro, el 97 % de las organizaciones sin fines de lucro del país tienen un presupuesto anual inferior a los $5 millones, y el 92 % operan con menos de $1 millón. Cada dólar cuenta, y de hecho, cada centavo importa, ya que las organizaciones con propósito generan un impacto en el futuro de las comunidades y sus causas.

“Las organizaciones sin fines de lucro en los Estados Unidos desempeñan un rol clave al ofrecer servicios, fortalecer las comunidades y fomentar el compromiso cívico", según indica el Urban Institute en un informe de 2021 sobre el estado fiscal de las organizaciones sin fines de lucro, en el que se destaca su diversidad en cuanto a tamaño, tipo, fuentes de ingreso y estructuras de personal. El informe detalla que las donaciones son esenciales, especialmente para las organizaciones sin fines de lucro con gastos inferiores a los $500,000, ya que dependen de sus donantes para obtener el 30 % de sus ingresos. En comparación, aquellas con ingresos superiores a los $500,000 dependen en un 18 % de las donaciones. Para muchas organizaciones sin fines de lucro, las donaciones como fuente de ingresos también están vinculadas a los ciclos económicos, cuya volatilidad se ha visto agravada por los desafíos económicos recientes.

Una dimensión clave de ese desenlace han sido los presupuestos de las organizaciones sin fines de lucro durante la pandemia entre 2020 y 2022. Estos presupuestos atravesaron, de forma generalizada, un periodo de ajuste a nuevas realidades y promesas futuras. El fortalecimiento de los ingresos en los últimos tres años ha sido una prioridad de control para todos: CEO, CTO, CPO, fundadores, directores de adquisiciones, directores financieros e incluso directores de informática. También ha implicado generar cierto margen de maniobra en el lado de los gastos, lo que ha significado reubicar fondos, cancelar proyectos y enfocarse en recursos esenciales.

Si al final del año fiscal cuentas con fondos no utilizados en uno o más presupuestos, te encuentras en una posición envidiable. Podrás marcar la diferencia el próximo año, que será clave para el futuro de tu organización. Cuando cada dólar cuenta, consolidar tu gasto en tiendas de adquisición en línea te permite obtener información sobre los patrones de compra e identificar oportunidades para adquirir mayores cantidades de los artículos de uso frecuente.

La visibilidad es poder

Para las organizaciones sin fines de lucro, un presupuesto unificado debería, idealmente, presentarse en una vista única que muestre con cuánto dinero se comenzó, en qué se invirtió y cuánto queda disponible. Consolidar tus actividades en una sola vista no significa que estés simplificando en exceso. Significa que estás obteniendo una visión clara.

Con tiendas de adquisición en línea como Amazon Business, también puedes identificar patrones de gasto con la precisión necesaria para tomar decisiones clave sobre cómo generar ahorros a futuro. ¿Cada vez más los empleados que pasan la mayor parte de su semana laboral híbrida en la oficina mencionan que desean un escritorio de pie? ¿Estás evaluando cómo retener a un empleado y generar beneficios adicionales que mejoren la cultura laboral? ¿Ofreces suministros, refrigerios o materiales artísticos subsidiados o gratuitos para las escuelas de tu zona, y sabes que trabajarás con más del 20 % de ellas el próximo año? ¿Tus grupos de acción comunitaria se están preparando para los cambios estacionales y buscan la mejor forma de satisfacer sus necesidades de calefacción y ventilación?

Tener visibilidad de esas necesidades futuras (y de los patrones de gasto) puede ayudar ahacer pedidos al por mayor fácilmente y con confianza, y ahorrar dinero en los elementos de uso frecuente.

El poder que necesitas para triunfar

Cuanta más visibilidad tengas sobre los números, mayor control tendrás sobre el futuro de tu organización sin fines de lucro. Una vez que comprendas los patrones reflejados en tu estado de fin de año, podrás identificar los próximos pasos necesarios y visualizar hacia dónde pueden conducir.

Las tiendas de adquisición en línea como Amazon Business pueden ayudar a dar los pasos necesarios para identificar oportunidades y mejorar la eficacia y la transparencia, sin generar costos adicionales. La eficacia a menudo implica reducir costos, pero su impacto en las operaciones es el mismo: para que todo funcione aún mejor, debes operar con mayor eficiencia y obtener más valor de lo que inviertes. ¿Recuerdas esos gastos no planificados que suelen conocerse como “gasto marginal”? Amazon Business puede ayudar a generar ahorros inmediatos en compras y adquisiciones, al ofrecer una amplia selección de cientos de miles de proveedores. Amazon Business también puede mostrarte cómo los ahorros en categorías clave pueden tener un impacto real al cierre del año, e incluso ayudar a que el personal cumpla con las políticas de compras.

Amazon Business ofrece paneles prediseñados o personalizables que pueden ayudar a hacer un seguimiento de tu progreso hacia las metas y generar informes de manera rápida y confiable para revisiones o reuniones con el auditor al cierre del año. Los datos obtenidos de estos informes también son personalizables, lo que permite enfocar la discusión en servicios para miembros, flujo de efectivo, pedidos realizados, envíos pendientes y reembolsos que pueden ayudar a reorganizar tu presupuesto. Esta visibilidad permite ahorrar tiempo que puedes reinvertir en tus equipos, programas, debates sobre políticas y metas de desarrollo.

Durante el año fiscal ocurren miles (o más) de pequeñas decisiones, transacciones y eventos financieros, lo que hace que el proceso de conciliación sea aún más importante. De todas las cualidades positivas que puede tener la conciliación, la “sencillez” es tan importante como la “precisión”. Las herramientas digitales, como Amazon Business, pueden mejorar la velocidad y precisión del cierre de año fiscal mediante información detallada sobre las compras, obtenida a través de la sincronización con las tarjetas de crédito utilizadas por tu organización, así como datos de gastos recopilados mediante la integración con los principales softwares de gestión.

El cierre del año fiscal es una excelente oportunidad para conciliar los logros alcanzados con un plan para lo que viene. Las herramientas de adquisición, como Amazon Business, pueden ofrecer visibilidad de tus compras, análisis de gastos, aumentos en los límites de crédito, compras al por mayor y otras tendencias clave.  Después de todo, la visibilidad de tu año fiscal es poder, y ese poder es lo que necesitas para hacer que el próximo año sea aún mejor.

Publicado originalmente en Chronicles of Philanthropy, haz clic aquí para verlo.