Pagarés vs. cuentas por pagar: guía de adquisiciones para 2025

Tanto los pagarés como las cuentas por pagar representan pasivos importantes para las empresas. Influyen en la optimización de costos, el cumplimiento de las compras y la previsibilidad del flujo de caja, lo que los convierte en factores críticos en el proceso general de adquisiciones.

Sin embargo, cada tipo de cuenta tiene sus propias ventajas estratégicas, desde liberar capital a corto plazo y optimizar las relaciones con los proveedores hasta mejorar la reputación crediticia de tu organización.

Para utilizar cada tipo de cuenta de la manera que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio, primero debes comprender las diferencias entre pagarés y cuentas por pagar, sus casos de uso estratégico y cómo encajan en el proceso de compra a pago.

Descripción general de pagarés y cuentas por pagar

Tanto los pagarés como las cuentas por pagar representan pasivos en el balance de una empresa. Estas cuentas de pasivo rastrean cuánto debe tu organización por bienes y servicios que recibió, pero que aún no pagó. En conjunto, reflejan la deuda total de tu empresa con proveedores, bancos y otras instituciones financieras. 

La principal diferencia entre ambos es que los pagarés generalmente representan pasivos a largo plazo, típicamente asociados con préstamos o financiamiento para grandes compras, mientras que las cuentas por pagar se refieren a pasivos a corto plazo. Estas compras más pequeñas a menudo requieren el pago en un plazo de 30 a 60 días.

Comprender estos pasivos es fundamental para optimizar tus ciclos de adquisiciones y tu planificación financiera. Este conocimiento ayuda a garantizar que tu organización pueda administrar eficazmente tus obligaciones financieras, incluso los gastos a través de las adquisiciones.

¿Qué son los pagarés (NP)?

Los pagarés son acuerdos formales en los que tu organización se compromete a reembolsar un monto prestado durante un período definido, generalmente con intereses. Estos pasivos a largo plazo se documentan con una promesa escrita (llamada pagaré) que describe los términos específicos del préstamo, la tasa de interés (fija o variable) y el cronograma de pago.

A diferencia de las cuentas por pagar, los pagarés pueden implicar una garantía, que es un activo que tu organización promete a un prestamista en caso de que no pueda devolverlos. 

En el área de adquisiciones, es posible utilizar pagarés para respaldar gastos de capital (CapEx), como la compra de equipos costosos, el financiamiento de actualizaciones de infraestructura o la seguridad de inversiones basadas en contratos que requieren capital inicial.

¿Qué son las cuentas por pagar (AP)?

Las cuentas por pagar son las deudas a corto plazo que tu organización tiene con proveedores y acreedores que le brindaron bienes o servicios, pero que aún no recibieron el pago. Estas cuentas generalmente cubren las compras diarias, entre ellas: 

• Facturas de servicios públicos

• Servicios de suscripción

• Facturas de proveedores

• Costos de mantenimiento

• Pagos a contratistas

Se espera que liquides la mayoría de las cuentas por pagar dentro de los ciclos de facturación estándar, por ejemplo dentro de los 30 días. En algunos casos, los contratistas pueden permitirle realizar pagos mensuales a lo largo del tiempo. Dividir tu compra en cuotas regulares te brinda más flexibilidad en la forma en que administras tu flujo de efectivo. Realizar pagos a tiempo también es crucial para mantener las relaciones con los proveedores como parte de un proceso de adquisición optimizado.

Diferencias clave: Pagarés vs. cuentas por pagar

Si bien ambas cuentas representan dinero que tu organización debe, los pagarés y las cuentas por pagar son tipos distintos de pasivos con diferentes roles en la estrategia financiera y de adquisiciones. Entre sus diferencias clave se incluyen las siguientes:

• Cronograma de vencimiento: Las cuentas por pagar generalmente tienen una fecha de vencimiento dentro de los 30 a 60 días, mientras que los pagarés pueden tardar meses o años en conciliarse, ya que a menudo representan compras más grandes.

• Documentación: Los pagarés requieren un acuerdo escrito formal que sea legalmente vinculante, mientras que las cuentas por pagar son órdenes de compra y facturas.

• Cargos por intereses: Las cuentas por pagar no acumulan intereses durante el período de pago, pero los pagarés generalmente sí.

• Impacto en los ratios financieros: Las cuentas por pagar impactan significativamente en el capital de trabajo y el pasivo corriente, mientras que los pagarés tienen un efecto mayor en los ratios de deuda y pueden no impactar directamente en el capital de trabajo.

• Efecto sobre la solvencia: Si bien ambos pasivos afectan el crédito de tu organización, los pagarés tienen un impacto mucho mayor porque afectan directamente tu relación deuda-capital y otras métricas que utilizan los prestamistas al evaluar la salud financiera.

• Influencia en las operaciones diarias: Las cuentas por pagar tienen una influencia mucho más fuerte en las operaciones diarias porque afectan directamente el flujo de caja y las relaciones con los proveedores.

   

¿Qué tipo de responsabilidad es mejor asumir para las decisiones de adquisición?

Para las adquisiciones rutinarias, son preferibles las cuentas por pagar. Permiten compras más sencillas y flexibles y normalmente no implican gastos de intereses. Debido a que las cuentas por pagar son pasivos a corto plazo, son ideales para administrar los gastos operativos diarios, como suministros, servicios públicos y alquiler.

Los pagarés suelen ser más adecuados para financiar grandes compras de activos porque ayudan a mantener el flujo de efectivo a corto plazo necesario para otros gastos comerciales. En lugar de proporcionar capital por adelantado para propiedades nuevas o renovaciones importantes, por ejemplo, tu organización puede utilizar acuerdos formales con prestamistas para un enfoque más estructurado de la deuda a largo plazo sin interrumpir las operaciones diarias.

La necesidad de tomar decisiones financieras estratégicas explica por qué los líderes de adquisiciones priorizan la administración de costos y la planificación estratégica como habilidades esenciales. Según el Informe de Impacto de 2024 de The Economist sobre habilidades de adquisición (patrocinado por Amazon Business), estas capacidades son las dos habilidades principales necesarias en compras durante los próximos cinco años, según The Economist Impact, y la demanda supera la capacitación disponible.

Cómo encajan los pagarés y las cuentas por pagar en el proceso de compra a pago

Las adquisiciones de compra a pago (P2P) integran el proceso de compras con tus sistemas de cuentas por pagar para que el proceso de compra sea lo más eficiente posible. El proceso de compra a pago se centra en el aspecto transaccional de la adquisición, comienza con la solicitud de compra y termina con el pago final.

Las cuentas por pagar son fundamentales para el proceso P2P, especialmente en las etapas de facturación y pago. Garantizan pagos oportunos y precisos a los proveedores, lo que respalda la integridad financiera, las relaciones positivas con los proveedores y el cumplimiento de las políticas.

Mientras tanto, los pagarés generalmente quedan fuera del proceso P2P cotidiano, pero cumplen un rol en las adquisiciones no estándar o estratégicas. Esto incluye grandes compras de capital y financiación negociada con proveedores. 

Si bien no están directamente vinculados con la automatización rutinaria de P2P, los pagarés son esenciales para administrar la liquidez y permitir inversiones más grandes sin comprometer el flujo de caja operativo.

Casos de uso estratégico de pagarés vs. cuentas por pagar

Los pagarés y las cuentas por pagar tienen sus propios casos de uso estratégico: algunos están vinculados a las compras diarias y otros, a inversiones estratégicas a largo plazo. 

Casos de uso de pagarés

Una organización podría utilizar pagarés a largo plazo, o pasivos con plazos de reembolso superiores a un año, para cumplir una variedad de objetivos estratégicos, entre ellos:

• Financiar iniciativas de crecimiento mediante la financiación de nuevas ubicaciones, la ampliación de las operaciones existentes o la contratación de nuevo personal.

• Reducir la carga fiscal deduciendo los pagos de intereses como gastos permitidos

• Cubrir las brechas de flujo de caja a corto plazo sin recurrir a los presupuestos operativos

• Generar crédito demostrando fiabilidad en los pagos y solvencia crediticia a futuros prestamistas

• Financiar gastos de capital, como vehículos de la empresa, centros de datos o adquisiciones del negocio
   

Casos de uso de cuentas por pagar

Las cuentas por pagar también pueden ayudar a tu organización a alcanzar objetivos estratégicos clave como:
 

• Preservar el flujo de caja aprovechando los descuentos por pago anticipado

• Maximizar las relaciones con los proveedores a través de pagos oportunos que ayudan a aumentar tu acceso a términos y descuentos más favorables

• Optimizar con software de automatización para aprovechar los descuentos de entrega recurrentes y acelerar el proceso de compra con procesos de autorización automáticos, como los disponibles a través de Amazon Business 

El uso de la tecnología como parte de tu proceso de cuentas por pagar también puede brindarle acceso a términos de pago extendidos. Por ejemplo, Amazon Business ofrece una opción de pago por factura con plazos de 30 días. Puedes ampliar estos términos con un plan de membresía Business Prime para obtener aún más control sobre el flujo de caja sin interrumpir tus ciclos de adquisiciones.

Consejos para administrar pagarés y cuentas por pagar

Ya sea que utilices cuentas por pagar o pagarés en tu proceso de adquisiciones, estar al tanto de tus términos de pago es esencial para mantener una buena situación financiera. Utiliza estos consejos para mantenerte al día con los gastos de tu organización y generar un mayor impacto.

1. Asigna planes de reembolso a ciclos de adquisiciones

Adapta tus cronogramas de pago a tus ventanas de adquisiciones y presupuestos trimestrales para ayudar a tu organización a operar de la manera más eficiente posible. Debido a que las compras de adquisición y los reembolsos de préstamos implican un gasto significativo, afectan tu flujo de efectivo saliente. Alinear estos pagos con el efectivo o los ingresos entrantes puede reducir el riesgo de tener problemas de liquidez.

2. Supervisa todas las facturas con herramientas de seguimiento de gastos

Aprovecha la automatización y los paneles de adquisiciones electrónicas para reducir el seguimiento manual y el riesgo de pagos atrasados. 

Por ejemplo, puedes utilizar la visibilidad de gastos de Amazon Business (una función de Business Prime) para analizar patrones de gasto, identificar oportunidades de ahorro de costos y tomar decisiones de compra más informadas. 

Según un estudio realizado en 2024 por PYMNTS, el 95 % de las empresas que automatizan completamente su proceso de cuentas por pagar encuentran mayor precisión y eficiencia y un menor riesgo de fraude. Si bien solo un puñado de departamentos de cuentas por pagar informan estar completamente automatizados, se espera que este número crezca exponencialmente y se espera que dos tercios de los departamentos de cuentas por pagar estén completamente automatizados para fines de 2025.

3. Adapta el tipo de responsabilidad a tus objetivos estratégicos

Considera qué tipo de responsabilidad sería mejor para cada compra antes de comenzar el proceso de compra. Ten en cuenta tu capital actual, las grandes compras futuras y tus KPI de adquisiciones. Considera utilizar cuentas por pagar para compras flexibles a corto plazo y pagarés para inversiones planificadas con plazos más largos.

Combina pagarés y cuentas por pagar en una sola estrategia

Si bien los pagarés y las cuentas por pagar cumplen cada uno función específica, el uso de una combinación de ambos puede ayudarte a desarrollar una estrategia de adquisiciones integral que dé como resultado una mejor salud financiera a largo plazo. Comprender las diferencias y saber cuándo aplicar cada uno es clave para realizar compras efectivas que brinden el máximo valor.

Las soluciones de adquisiciones modernas y las herramientas de análisis pueden ayudar a facilitar el proceso de toma de decisiones financieras con información que te oriente en la dirección correcta. Amazon Business simplifica las adquisiciones al ofrecer herramientas que mejoran la visibilidad, el control y la eficiencia en todo el proceso de compra a pago. 

Con funciones como facturación consolidada, proceso de autorización y seguimiento de gastos, Amazon Business agiliza la forma en que administra las cuentas por pagar, lo que ayuda a alinear tus actividades de compra con tus objetivos y cronogramas financieros más amplios.