El rol crucial de la preparación en adquisición

En tiempos de crisis, la capacidad de las agencias gubernamentales federales, estatales y locales para responder de manera rápida y efectiva es crucial. Aunque la preparación ante desastres de emergencia abarca varios aspectos, uno de los componentes a menudo pasados por alto es la preparación en adquisición. Establecer procesos y marcos de adquisición sólidos es esencial para que las agencias del sector público adquieran los bienes y servicios necesarios de manera oportuna durante emergencias.
 

Comprender la preparación en adquisición

La preparación en adquisición implica la planificación estratégica y la disposición dentro de las agencias del sector público para la adquisición de bienes y servicios de manera eficiente relacionados con la Asistencia Humanitaria y Respuestas en casos de Desastres (HADR). Abarca el establecimiento de marcos, sistemas y asociaciones que permitan a las agencias acceder de forma rápida a los recursos necesarios, a la vez que mantienen la transparencia y simplifican los procesos de adquisición. He aquí por qué la preparación para la adquisición es esencial para las agencias del sector público:

1. Respuesta rápida: En momentos de crisis, el tiempo es esencial. Una preparación adecuada en adquisición garantiza que las agencias respondan de inmediato mediante la adquisición de suministros esenciales, como suministros médicos, equipos de comunicación, alimentos, agua y otros recursos críticos, sin demoras innecesarias. Estar preparado minimiza los obstáculos administrativos y les permite a las agencias abordar las necesidades urgentes sin demoras.
   
   
2. Optimización de recursos: Los desastres suelen generar un aumento en la demanda y posibles incrementos en los precios de los recursos esenciales. Con la implementación de medidas de preparación en adquisiciones, las agencias pueden establecer contratos previamente negociados, desarrollar redes de proveedores y participar en acuerdos de compras al por mayor con antelación. Este enfoque proactivo optimiza la asignación de recursos, ayuda a controlar los costos y evita la competencia innecesaria por recursos escasos.
   
   
3. Microcompras federales para contratación de contingencia: Las microcompras, según se define en el FAR 2.101, permiten a las agencias federales la adquisición de bienes y servicios hasta un umbral de dólares específico (monto actual $10,000) sin requerir licitaciones competitivas. Durante emergencias, este proceso se vuelve particularmente valioso, ya que les permite a las agencias la adquisición de suministros necesarios por parte de vendedores calificados. Las microcompras eliminan la burocracia y aceleran el proceso de adquisición, lo que facilita los esfuerzos de respuesta rápida.
   
   
4. Transparencia y responsabilidad: Mantener la transparencia en los procesos de adquisición es crucial para las agencias gubernamentales, especialmente durante emergencias. Establecer pautas claras, garantizar la documentación e incorporar mecanismos adecuados de supervisión permite a las agencias mantener la confianza pública y evitar cualquier percepción de impropiedad. Un sistema de adquisiciones transparente también fomenta la responsabilidad y reduce el riesgo de fraude o corrupción.

Prácticas recomendadas para la preparación en adquisición

Para mejorar la preparación en adquisición y maximizar los beneficios de las microcompras para contratos de contingencia, las agencias pueden adoptar las siguientes prácticas recomendadas:

1. Planificación integral: Desarrollar planes de adquisición integrales adaptados explícitamente a los escenarios de Asistencia Humanitaria y Respuestas en casos de Desastres (HADR). Estos planes deben incluir roles y responsabilidades claros, establecer un marco para la toma de decisiones y describir los pasos necesarios para acelerar los procesos de adquisición durante emergencias.
   
   
2. Grupo de proveedores preseleccionados: Mantener una base de datos actualizada de proveedores preseleccionados que puedan proporcionar bienes y servicios críticos durante emergencias. Esto garantiza el acceso de las agencias a una lista de proveedores verificados que se pueden contratar de forma rápida durante una crisis.
   
   
3.  Desarrollar planes de contingencia: Crear planes de contingencia que aborden posibles interrupciones en las cadenas de suministro durante emergencias. Identificar fuentes alternativas de suministro y establecer acuerdos con proveedores de respaldo para garantizar la continuidad de recursos críticos. Estos planes deben tener en cuenta diversos escenarios de desastre y describir métodos de adquisición alternativos cuando los procesos estándar no sean factibles.
   
   
4. Integración tecnológica: Aprovechar la tecnología para simplificar los procesos de adquisición y facilitar la transparencia. Implementar un sistema de adquisiciones electrónicas, con integraciones para socios de comercio electrónico, como Amazon Business, que permitan la licitación en línea, la administración de documentos electrónicos y el seguimiento en tiempo real de las actividades de adquisición. La automatización reduce las cargas administrativas, garantiza la precisión y mejora la velocidad de las operaciones de adquisición y la preparación para las auditorías.
   
   
5. Asociaciones colaborativas: Establecer asociaciones y colaboraciones con otras agencias gubernamentales, entidades del sector privado y organizaciones sin fines de lucro. Estas relaciones fomentan el intercambio de información, la agrupación de recursos y los esfuerzos coordinados durante emergencias. Las asociaciones colaborativas mejoran la resiliencia general y la eficacia de las operaciones de respuesta y recuperación ante desastres.
   
   
6. Monitoreo y evaluación: Evaluar de forma regular la efectividad de los procesos de adquisición y los esfuerzos de respuestas en casos de emergencia. Analizar datos y comentarios para identificar áreas de mejora e implementar ajustes necesarios. La supervisión y evaluación continua ayudan a optimizar las prácticas de adquisición, mejorar la preparación y aumentar la eficiencia en futuras emergencias.

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Impreso originalmente en la revista National Contract Management Association.