Complementa tu software de orden de compra con Amazon Business

El software de orden de compra (PO) elimina los puntos problemáticos asociados con los procesos manuales, lo que incluye los riesgos de cumplimiento normativo, ciclos de autorización ineficientes y la falta de visibilidad en tiempo real. Con un sistema de orden de compra, puedes automatizar todo el ciclo de vida de la administración de las órdenes de compra al generarlas a partir de solicitudes de compra autorizadas, enrutarlas mediante el proceso de autorización y gestionar la administración de los proveedores con comunicaciones automatizadas.

Amazon Business complementa el software de orden de compra al facilitar las etapas clave del proceso de orden de compra, como, por ejemplo, la selección de productos, los procesos de autorización y las facturas, mediante características como los catálogos personalizados, los controles de gasto y Guided Buying.

Beneficios del software de orden de compra

Automatización de pedidos de compras manuales

El software de administración de orden de compra puede crear órdenes de compra automáticamente a partir de plantillas basadas en solicitudes de compras autorizadas, lo que ayuda a tu equipo de adquisición a reducir el papeleo y minimizar la entrada manual de datos. 

Aceleración de las autorizaciones

El software de orden de compra puede automatizar los procesos de autorización al enrutar las solicitudes de compra a los autorizadores correctos. Estos sistemas también ayudan a mantener a los equipos al día al enviar notificaciones sobre las solicitudes pendientes.

Rastreo de gastos en los equipos y las categorías

Con el software de orden de compra, puedes vincular las órdenes de compra a presupuestos específicos, lo que te permite monitorear el gasto en los equipos para evitar el gasto excesivo en cualquier otra área.

Mejora del cumplimiento normativo y preparación para auditorías

Un sistema de administración de orden de compra mantiene un registro de auditoría claro de todas las transacciones, lo que facilita demostrar el cumplimiento de las políticas y normativas de adquisición.

Simplificación de operaciones con integraciones de contabilidad y ERP

La integración del software de orden de compra con tu software de contabilidad y sistemas ERP puede agilizar los procesos financieros y mejorar la colaboración mediante el ingreso de datos automatizado y el cumplimiento tributario simplificado.

Formas en las que Amazon Business puede mejorar tu proceso de compras

Amazon Business ofrece características avanzadas que se integran con las soluciones del software de orden de compra para ayudar a las organizaciones a aplicar políticas de compras, agilizar la creación de pedidos y garantizar consistencia en los equipos distribuidos.

Acceso en tiempo real a los inventarios seleccionados

La característica de Punchout de Amazon Business simplifica la experiencia de compra al permitirle a tu organización comprarle directamente a Amazon Business dentro de tu sistema de adquisición a pago.

Compras alineadas con las políticas

Los catálogos personalizables y Guided Buying brindan más control sobre el gasto de los empleados al direccionar a los miembros del equipo hacia proveedores y categorías preferidos, al tiempo que se restringe el acceso a otros.

Autorización y conciliación simplificadas

Las políticas de compra y los procesos de autorización que se alinean con tus procedimientos internos identifican los autorizadores adecuados, garantizan una autorización apropiada para las compras por encima de los límites de gasto específicos y permiten un procesamiento por lotes eficiente.

Flujos de datos posteriores a las compras agilizados

Los informes de análisis accionables revelan oportunidades de ahorro de costos mediante la consolidación de proveedores, las compras al por mayor y las exenciones de impuestos disponibles, lo que ayuda a tomar mejores decisiones de compras y optimizar el gasto.

Armado de un proceso de administración de orden de compra escalable

1. Creación de orden de compra automática

Para configurar la creación de una orden de compra automática, utiliza Amazon Business para establecer parámetros de compras claros, como los límites de gasto aceptables y las listas de proveedores preferidos. Luego, utiliza el software de orden de compra para permitirle a los empleados que envíen sus solicitudes de orden de compra de forma electrónica para generar su creación.

2. Definición de los procesos de autorización

Utiliza las características del proceso de autorización desde Amazon Business y del software de administración de orden de compra para designar autorizadores, establecer umbrales de gastos que requieran autorización y permitir autorizaciones en lote. 

3. Establece Punchout o catálogos alojados

Permite a los empleados realizar compras dentro de tu plataforma de adquisición existente al establecer Punchout o catálogos alojados mediante Amazon Business. Estos catálogos ayudan a cumplir con las políticas de adquisición de la organización, al tiempo que simplifican el proceso de compra.

4. Configura las reglas de Guided Buying

Configura Guided Buying dentro de Amazon Business para guiar a los compradores hacia proveedores y productos que tu organización prefiere. Esto puede incluir proveedores que son parte de tu programa de diversidad de proveedores, como empresas propiedad de mujeres o pequeñas empresas.

5. Habilita el Pago por factura

Bríndale a tu organización más flexibilidad y control con la característica de Pago por factura de Amazon Business, la cual te permite comprar ahora y pagar después sin cuotas iniciales o intereses.  

6. Rastreo y optimización con la Visibilidad de gastos

Identifica problemas de cumplimiento normativo y encuentra oportunidades para ahorrar con la Visibilidad de gastos. Esta característica brinda paneles, filtros de datos y KPI personalizables para informar la toma de decisiones y mejorar tu proceso de adquisición.

Cómo elegir el mejor software de orden de compra

Evalúa los procesos y las necesidades de adquisición

Considera tu proceso de orden de compra actual y las características clave que necesitarás para respaldarlo. Debido a que el objetivo es hacer que el proceso sea más eficiente, busca herramientas que puedan ayudarte a ahorrar tiempo y facilitar tu trabajo. Por ejemplo, si estás completando actualizaciones del estado de la orden de compra de proveedores manualmente, considera un sistema que administre ese proceso por ti.

Identifica los requisitos de integración

Es posible que tu software de orden de compra necesite trabajar con otra cadena de suministros y sistemas de operaciones financiera, que incluye sistemas de administración de negocio e inventario, software de contabilidad como QuickBooks, o ERP como NetSuite. Comprueba para asegurarte de que cualquier nueva solución de software que elijas se integre con tu pila tecnológica actual.

Prioriza el cumplimiento normativo y las características de informe

El cumplimiento normativo no es negociable en el mundo de los negocios, la adquisición y las finanzas. Asegúrate de que cualquier sistema que consideres rastree las órdenes de compra y las autorizaciones con rastreos de auditorías claros y brinde informes detallados y términos de pago para la verificación del cumplimiento normativo. Estas características también pueden ayudar a monitorear el cumplimiento de las políticas internas.

Considera la usabilidad y la adopción interna

La transformación digital implica una curva de aprendizaje, pero algunos sistemas son más fáciles de adoptar que otros. Elige un software de orden de compra con paneles amigables y fáciles de navegar. También ten en cuenta la funcionalidad conveniente, como una aplicación móvil que te permita administrar el trabajo lejos de tu oficina. 

Por qué los equipos de adquisición eligen Amazon Business

Amazon Business presta servicio a más de 6 millones de clientes corporativos activos, entre los que se incluyen 96 de las empresas de la lista Fortune 100 y 90 de los 100 gobiernos locales más poblados de EE. UU. Los clientes tienen acceso a millones de productos de cientos de proveedores, todo en un solo lugar.  

La solución de compra inteligente combina la selección, la familiaridad y la conveniencia de Amazon con características adaptadas a las necesidades empresariales. Los equipos de adquisición también destacan su fácil integración, ya que Amazon Business es compatible con Punchout en más de 100 sistemas líderes de la adquisición hasta el pago (P2P).