Temporada 2, episodio 4: Crear una cadena de valor a través de las compras

Reestructurar las compras para ser mejores gestores

El condado de Multnomah está transitando de una cadena de suministro tradicional hacia un enfoque basado en valores que prioriza la sostenibilidad, respalda a los negocios locales y responde a las necesidades de la comunidad.

“Nos esforzamos por crear una cadena de valor que beneficie a todas las partes involucradas, desde los proveedores locales hasta el medioambiente”, explica Shawn Postera, coordinadora de compras sostenibles del condado de Multnomah.

El episodio destaca cómo la colaboración entre el condado de Multnomah y Amazon Business evolucionó de atender necesidades urgentes durante emergencias a respaldar iniciativas a largo plazo centradas en la comunidad. Shawn explica cómo el condado aborda proyectos de gran escala y responde a una diversidad de prioridades: entregar insumos especiales a residentes de bajos recursos, impulsar los negocios locales y promover la sostenibilidad.

Shawn destaca tres estrategias clave para el éxito:

• Facultar a los empleados con herramientas para tomar decisiones de compra basadas en valores
• Usar tecnología para hacer un seguimiento del progreso y alcanzar los objetivos de sostenibilidad
• Asociarse con proveedores certificados y responsables con el medio ambiente para alinearse con los valores de la comunidad

Como indica Shawn, “Queremos asegurarnos de que nuestras compras apoyen la salud y el éxito generales de nuestra comunidad”.

Transcripción:

Esto ha sido ligeramente editado para mayor claridad. 

[00:00:07 - 00:00:34]
Kelly:
Bienvenida al Pódcast de Compra Inteligente para Negocios. Soy su anfitriona, Kelly Rogers. En la edición exclusiva de hoy, me acompaña Shawn Postera, coordinadora de compras sostenibles del condado de Multnomah. Veremos cómo el condado se está transformando, cómo realiza sus compras y cómo está pasando de una cadena de suministro tradicional a una cadena de valor más holística, que apoya a los proveedores locales, se centra en las necesidades de la comunidad y refleja el compromiso de administrar responsablemente los fondos públicos.

Shawn, estamos muy contentos de tenerte hoy aquí.

[00:00:34 - 00:00:36]
Shawn:
Kelly, gracias, por tenerme aquí.

[00:00:37 - 00:00:47]
Kelly:
Por supuesto. Para comenzar, ¿podrías contarnos qué hace que las compras del condado de Multnomah sean tan especiales? ¿Cuál es la misión y qué tipo de trabajo hace el condado por sus residentes?

[00:00:47 - 00:01:44]
Shawn:
Nos enfocamos en la sostenibilidad y hemos invertido tiempo en trabajar con nuestra comunidad para definir qué significa realmente este concepto. Queremos que nuestros valores reflejen no solo lo que la comunidad desea y cómo lo entendemos, sino también permitirle participar, orientarnos sobre cómo obtener los bienes y servicios que necesitamos y, sobre todo, priorizar aquello que genera mayor valor a nivel local. Sabemos que no podemos comprar todo localmente, pero ese es el punto de partida para fortalecer también nuestros vínculos con los mercados globales.

No producimos todo localmente. Entonces, lo que buscamos es ayudar a crear una cadena de valor en la que todos reciban un trato justo y, al mismo tiempo, se tenga en cuenta el cuidado del medioambiente.


[00:01:44 - 00:01:52]
Kelly:
Eso es genial, Shawn, y cuéntanos específicamente acerca de tu rol. Sabes, ¿de qué forma tú y el equipo apoyan efectivamente la misión del condado y se enfocan en la sostenibilidad?

[00:01:52 - 00:03:13]
Shawn:
Bueno, yo me concentro en las adquisiciones o compras centralizadas. Lo que intentamos es analizar el abanico de opciones disponibles para realizar compras, y sabemos que buscamos incluir catálogos como el de Amazon, que nos ofrecen una forma de realizar compras guiadas y ayudar a los empleados a reconocer los distintos valores que promovemos.

Entonces, desde el principio, queremos saber si se trata de una pequeña empresa, de una empresa más grande o de una B Corp o cualquier otro tipo de empresa con certificación. Lo que buscamos es empoderar a los empleados para que tengan en cuenta todos estos valores y consideren qué es lo más importante al momento de realizar una compra. Facultamos a los empleados para que utilicen herramientas como Amazon, que los ayuden a obtener un mejor valor y nos permitan competir en igualdad de condiciones con otros catálogos. Esto es fundamental, porque necesitamos encontrar los mejores productos en el momento oportuno. Mi jornada es de 9 a 5, pero colaboro con personas que trabajan a las tres de la mañana en refugios para personas sin hogar o que interrumpen la trata de personas a las cinco. No siempre estoy presente, pero si puedo crear un catálogo bien diseñado, no necesito estar allí a las 5 a. m. Puedo confiar en que las herramientas están allí.

[00:03:13 - 00:03:31]
Kelly:
Parece que tú y tu organización han avanzado significativamente en la optimización y transformación digital de los procesos de adquisición. Volvamos a cuando el condado comenzó a mirar este nuevo enfoque de compras de una manera distinta. ¿Qué llevó a ese cambio y cuáles son algunos de los beneficios?

[00:03:31 - 00:06:48]
Shawn:
Para nosotros, era muy difícil hacer un seguimiento de los paquetes. Para nosotros, era muy difícil hacer un seguimiento de lo que se gastaba y ayudar a hacer mejores compras. Versión revisada:El primer paso fue que los empleados comenzaran a usar Amazon Business y realizaran sus pedidos desde allí, de modo que se pudiera garantizar la rendición de cuentas. En 2010, incorporamos un catálogo de adquisición electrónica al que llamamos el mercado MultCo.

Siempre lo llamo Amazon interno, porque es donde vamos cuando necesitamos comprar cualquier cosa. Entonces, todos los empleados van primero allí para hacer compras. Y allí es donde tenemos todos los catálogos bastante completos. Ese mismo año incorporamos una política de adquisiciones sostenibles que establecía que el 25 % de las especificaciones de compra debían destinarse a la sostenibilidad. Con esas dos medidas implementadas, comenzamos a explorar cómo usar una plataforma en línea para ofrecer la experiencia de Guided Buying y facilitar que los empleados comprendieran lo que ocurría en la cadena de suministro.

Al momento de realizar las compras, pasamos de acumular productos en depósitos a hacer compras justo a tiempo, porque buscamos contar con los mejores productos en el momento adecuado sin necesidad de almacenarlos. Por eso queremos que Amazon u otros catálogos mantengan el inventario por nosotros. Y solo hacemos clic en el botón y lo recibimos cuando lo necesitamos.

Eso también significa que podemos acceder a productos más específicos y culturalmente relevantes en el momento, ya que no todas las personas tienen las mismas necesidades. Por lo tanto, si estamos sirviendo a una población determinada, realmente vamos a estar atentos a sus necesidades de hoy y entonces vamos a poder comprar en respuesta a ellas.

Así que, cuando comenzamos a configurar las herramientas, comenzamos por allí. Y luego cuando tomé las riendas y me embarqué en el proyecto me pregunté ¿cómo podemos realmente medir esto? Esto fue justamente en 2022, cuando comencé a trabajar en Amazon. Y ahora miramos todos nuestros catálogos y decimos, ¿cómo podemos medir nuestros valores?

Y hemos tenido mucho éxito en poder medir nuestros valores con Amazon. Es uno de los conjuntos de ofertas que tenemos para nuestros empleados, pueden ir y hacer las compras allí. Hemos observado que ahora podemos comprar no solo a estudios jurídicos con más certificaciones, sino también a más estudios locales, ya que el hecho de ser un estudio jurídico no implica que esté certificado.

También podemos comprar a estudios con etiquetas de sostenibilidad y certificaciones medioambientales que queremos promover, respaldar y apoyar. Ese es, en términos generales, el panorama de lo que estamos haciendo. Hemos logrado usar Amazon para promoverlo de manera que, si un empleado necesita algo a las dos de la mañana, pueda consultar nuestro mercado local, comparar lo que está disponible en Amazon y decir: “Este producto es el que quiero, y además refleja los valores que busco”. Al trabajar con las funcionalidades de Amazon, podemos impulsar ese tipo de decisiones. Entonces pueden ver que se trata de una firma certificada. Que tiene una etiqueta de responsabilidad medioambiental. Eso es algo que queremos y es el producto que buscamos.

[00:06:48 - 00:06:54]
Kelly:
Eso es genial. Probablemente también sea algo positivo que el condado no tenga que gestionar esos programas de certificación. En realidad, solo necesitas comunicarles a tus empleados: “Queremos este tipo de comportamiento y buscamos productos y proveedores sostenibles”.

Cuéntame un poco sobre el objetivo del 25 %. Sabes, ¿le haces un seguimiento usando la analítica de Amazon Business u otro software de analítica? Y ¿de qué forma esos datos te ayudan a orientar y a, digamos, hacer un mejor seguimiento de los comportamientos de compras?

[00:07:23 - 00:08:24]
Shawn:
Bueno, generalmente hacemos seguimiento en el momento en que contratamos a un proveedor. Cuando contratamos a Amazon, con nuestros socios de Omnia, se trata de un contrato cooperativo. Hay muchos otros pódcasts sobre contratos cooperativos. Decimos “genial”, ahora tenemos esto, este proveedor que sabemos que tiene lo que queremos. Sabemos que ofrecen las cosas que queremos y luego verificamos si cumplen con al menos el 25 % de los criterios que buscamos.

Ese es el modo en que funciona. Les hacemos una especie de prueba preliminar. “Tienes lo que buscamos”. Y luego, después de eso, se trata de desarrollarlo. Puede ser que lo que estamos comprando de ese catálogo supere el 25 % de los criterios que buscamos. Se trata, en realidad, de evaluarlo una vez y, después de incorporar el catálogo, decir: “Sigamos promoviéndolo, hagámoslo crecer”.

Compremos los productos y servicios específicos allí”. Puede superar eso. Y eso es realmente lo que buscamos.

[00:08:24 - 00:08:36]
Kelly:
Eso es genial. Y si miramos el panorama más general, ¿cuáles son algunas de las categorías principales que compras en Amazon Business hoy? Seguramente la variedad es muy amplia, pero ¿cuáles son las cosas más importantes que adquieren tus compradores?

[00:08:36 - 00:10:13]
Shawn:
Esa es una excelente pregunta, porque tenemos muchos catálogos diferentes y cada vez usamos más Amazon. Todo comenzó durante la respuesta a la pandemia de la COVID-19, cuando muchos productos no estaban disponibles. Así que realmente comenzamos a utilizar Amazon y vimos una gran oportunidad para adquirir los productos que las personas

Compramos muchos productos culturalmente relevantes y específicos, productos de cuidado personal para los clientes a quienes servimos. Compramos muchos artículos que yo llamaría de respuesta ante emergencias para las personas que enfrentan las mayores desigualdades en ese momento. Entonces, compramos productos de cuidado personal, ropa. Lo que necesitan en ese momento. También planificamos con anticipación cuando se trata de artículos de mayor tamaño. Para ello, hemos podido aprovechar muchas de las herramientas que ofrece Amazon, como el sistema de cotizaciones, para que el personal ahorre tiempo al realizar esas compras. En lugar de que lo haga el personal, utilizamos nuestro contrato con Amazon para que nos ayude a realizar parte de ese trabajo.

De ese modo podemos ver qué hay disponible. Entonces tenemos tiempo para reflexionar sobre esto, ya que nos permite volver a nuestras partes interesadas y decirles: “Recibimos esta cotización de Amazon, ¿podemos comprar estos generadores?”. “¿Es esto lo que buscamos?”

Y a medida que nuestra plantilla se reduce año tras año, poder utilizar estas herramientas y obtener precios justos alineados con nuestros valores resulta fundamental.

[00:10:14 - 00:10:28]
Kelly:
Shawn, cuéntame un poco más sobre solicitar cotizaciones. Sé que es un sistema que tenemos en Amazon Business que te permite realmente calcular diferentes tipos de productos y proveedores. ¿Cómo usas la herramienta solicitar cotización? y cuéntame un poco sobre los beneficios.

[00:10:28 - 00:11:45]
Shawn:
Hemos facultado al personal de nuestro departamento y de nuestro programa para decidir cuándo desean solicitar una cotización, y lo hemos hecho porque no siempre sabemos qué ocurre en su trabajo diario.

Y como somos un condado que opera las 24 horas del día, los 7 días de la semana, con personal trabajando constantemente, no sabemos todo lo que sucede. Por eso, darles la capacidad de decir “quiero solicitar una cotización” y luego gestionarla ha aliviado enormemente la carga de tener que investigar.

Se trata de utilizar un contrato para ayudarnos a realizar la tarea crítica de investigación de mercado. Y luego podemos tomar una decisión en función de eso. Y tenemos tiempo para hacerlo.
Y permite que las personas que trabajan en los programas tengan la capacidad de elaborar las especificaciones que necesitan, ya que muchas veces yo no formo parte de ese proceso. No trabajo con ellos. Entonces, cuando trabajan con un representante de Amazon Business en una solicitud de cotización, les hacen todas las preguntas de adquisición que nosotros haríamos. Así, podemos decir que, mediante este contrato, estamos ampliando nuestra plantilla de personal de adquisiciones.

[00:11:45 - 00:12:06]
Kelly:
Eso es genial. Es como contar con cumplimiento incorporado incluso para este tipo de pedidos personalizados, lo cual es algo bueno.

¿Podrías darnos un ejemplo de algunas de tus estrategias de compras? Sé que tu condado tiene algunas necesidades muy específicas. ¿Cómo ayudaste a respaldar algunos de estos programas para residentes de bajos ingresos, personas con discapacidades o en los esfuerzos de gestión de emergencias?

[00:12:06 - 00:13:38]
Shawn:
Realmente buscamos en el programa Business Giving una forma que nos ayude a servir a nuestros clientes, porque actualmente una de las ofertas que tenemos es de personal.

Si necesitamos comprar bienes para alguien, le damos una tarjeta de regalo. Y allí, muchas cosas pueden salir mal. Pueden perder la tarjeta de regalo. El personal tiene que dedicar tiempo a ir, recoger al cliente, darle la tarjeta de regalo, llevarlo a la tienda para comprar lo que necesita. Pero con Business Giving, simplificamos ese proceso.

Podemos enviarle un enlace al cliente. Podemos elegir los productos para que se alineen con nuestros valores de sostenibilidad. Y mostrarles que hay mejores productos que pueden tener en cuenta. Puede tratarse de cualquier cosa, desde ropa para la escuela hasta alimentos u otros suministros que podrías necesitar para el hogar. Y podemos elaborar esa lista y enviársela a los clientes.

Ellos pueden elegir, de manera que sienten que tienen algo de autonomía. Pueden elegir lo que deseen de la lista y luego definimos las opciones sobre cómo el cliente colabora con el personal del condado y cómo recibe el producto. Quizás se lo entrega un miembro del personal, entonces eso le hace sentir que todavía estamos involucrados.

El condado no nos dejó solos con Amazon Business. O podría ser que lo enviemos a un centro porque estamos demasiado lejos. Tenemos clientes que, por diversos motivos, están a cinco condados de distancia, pero aun así intentamos atenderlos: les enviamos los productos y, de ese modo, siguen sintiéndose conectados con los servicios que ofrecemos.

[00:13:38 - 00:13:55]
Kelly:
Eso es genial. Es una herramienta sumamente útil. Y creo que mi parte favorita de Business Giving es que, si el destinatario no utiliza el regalo o el artículo, o no canjea el producto, esos fondos se reembolsan al condado, lo cual es muy positivo. De nuevo, es mucho mejor que algo como una tarjeta de regalo, que es algo puntual.

[00:13:55 - 00:14:56]
Shawn:
Es un programa que puede mantenerse de forma continua y utilizarse por temporadas o durante todo el año para atender diversas necesidades. Y realmente puede incluir la selección completa de Amazon Business. Entonces puede ayudarte en este tipo de necesidades específicas que tiene tu condado.

Creo que realmente ha liberado mucho tiempo del personal. Y puedo ver que, en el futuro, a medida que la plantilla se reduzca, será fundamental contar con estas iniciativas que nos ayudan a mantenernos conectados con nuestros clientes y, al mismo tiempo, ofrecerles lo que necesitan. Y esto realmente puede ayudar a lograrlo. Y en lo que respecta a nuestros clientes, realmente se sintieron incluidos en el proceso.

Las compras en línea son muy muy populares. Y a las personas les gustan. Les gusta pulsar el botón y tener ese subidón de dopamina y sentir que pueden elegir la ropa que quieren. Y se las envían y se sienten más involucrados. Sienten que son como el resto de las personas.

Eso es importante. Es algo muy valioso.

[00:14:56 - 00:15:25]
Kelly:
Cuéntame un poco acerca de tus compradores, en el condado y en todas las diferentes áreas. ¿Cuán simple es incorporar compradores nuevos? Incorporarlos a Amazon Business. Estoy segura de que hay una variedad de catálogos de los que pueden comprar.

¿Te parece que, en general, tus compradores comprenden con rapidez la experiencia intuitiva de comprar a través de Amazon Business? Estoy segura de que es una experiencia muy similar a la que tienen haciendo compras personales en Amazon. ¿Creer que te ahorra tiempo?

[00:15:25 - 00:16:13]
Shawn:
Creo que me ahorra tiempo, pero también siento que hemos tenido que superar algunos obstáculos con Amazon Business, ya que los empleados no lo percibían de la misma manera. Y otras jurisdicciones con las que he hablado no comprenden los beneficios de Amazon Business. No entienden que es diferente que hacer compras para ti mismo. Hay una variedad de servicios disponibles, podemos crear procesos. Podemos hacer un seguimiento, por ejemplo, de las compras de botellas de agua o, en general, de cualquier adquisición. Podemos promover diferentes artículos. Podemos bloquear productos. Eso todavía no lo hemos hecho en el condado. Y no creo que tengamos que hacerlo porque ya contamos con todas las ofertas de Guided Buying.

[00:16:13 - 00:16:29]
Kelly:
Entonces, Shawn, ¿podrías darme un ejemplo de cómo funciona Guided Buying? ¿Cómo marcas algo como producto preferido o proveedor preferido, y qué verá el comprador del otro lado?

[00:16:23 - 00:17:45]
Shawn:
Tenemos personal que trabaja las 24 horas, los siete días de la semana, y yo no estoy disponible. Entonces aprovechamos la capacidad de marcar los productos del catálogo como artículos preferidos. Tenemos muchas preferencias y en el condado buscamos que los productos incorporen muchos valores. Entonces, si un producto cumple múltiples criterios, por ejemplo, si tiene una etiqueta de sostenibilidad y proviene de una empresa certificada, aparecerá destacado en los primeros lugares del catálogo. Entonces, no solo aparecerá primero en la búsqueda; por ejemplo, si alguien busca “bolsa de dormir”, que es un artículo que hemos comprado anteriormente en Amazon para nuestros esfuerzos de respuesta ante emergencias, las fabricadas localmente aparecerán en primer lugar. Entonces estarán marcadas directamente. Entonces no se trata solo de abrir y mirar todas las especificaciones de un producto, sino que aparecen arriba de todo.

Pueden buscar y refinar la lista de resultados si quieren. Pero les decimos que por favor compren de los artículos que aparecen primero. Entonces, podemos generar informes mensuales para ver quién compra qué, conversar con las personas y preguntarles por qué eligieron otra empresa cuando ya teníamos preferencia por una distinta. Lo que realmente hace es liberar a los compradores de la carga de tener que adivinar qué tienen permitido comprar.

[00:17:45 - 00:17:56]
Kelly:
Shawn, cuando compras para el condado, ¿cómo mantienes tus decisiones de compra alineadas con las principales necesidades de la comunidad y, al mismo tiempo, llevas un control de los suministros que has pedido anteriormente? y que quieres volver a pedir?

[00:17:56 - 00:20:41]
Shawn:
Siempre confiamos en la tecnología y las soluciones que Amazon ofrece, como ocurre con las listas. Puedo crear una lista o un empleado puede crear una. Estas listas pueden establecerse de varias maneras diferentes. Una de las ventajas es que podemos elegir un producto específico de una empresa determinada, ya que con frecuencia hay demasiadas opciones, y las carpetas de catálogos son un ejemplo de ello. Y hay una carpeta específica que nuestro sistema judicial utiliza. Entonces podemos incorporar un proveedor local que vendiera estos productos y ponerlo en una lista.

Para que no solo un departamento pudiera pedir de esas carpetas, sino que varios departamentos pudieran colaborar con el sistema judicial. Entonces un ejemplo de una forma realmente buena de usar la lista es no solo obtener el producto adecuado, lo cual ya de por sí es difícil. Algunas veces se trata de que la carpeta tenga el tamaño correcto.

Debe tener las dimensiones y especificaciones correctas, así como todas las características adecuadas para personas con discapacidad visual, ya sean miembros del personal o clientes que utilicen estas carpetas.

Pero también queremos comprarlas al distribuidor local, porque no siempre podemos adquirir productos fabricados en Estados Unidos, aunque sí podemos comprarlos a un distribuidor que esté aquí.


Ese es el siguiente paso. Entonces, eso es lo que hemos podido hacer con las listas. Y realmente esperamos poder utilizar más las listas en el futuro, trabajar con todos nuestros empleados y observar qué solicitan, qué incluyen en sus listas y luego conversar sobre si existe un artículo mejor o si deberíamos comprar a una fuente local. También buscamos integrar más proveedores para facilitarles las compras.

Y hemos incorporado a algunos, y ahora estamos hablando con otros que podrían registrarse en Amazon Business, de modo que podríamos encontrarlos allí. Y eso sería fácil para nosotros, hacer compras no solo para un departamento, sino para todos los departamentos, porque podemos compartir la lista.

Y luego, el siguiente paso es cualquier organización que tenga Amazon Business, si tenemos una lista, podemos compartirla con ellos. Entonces, si se trata de otra jurisdicción gubernamental u organización comunitaria con la que trabajamos, y creamos una lista de productos de cuidado personal o de productos más ecológicos, podemos decirles: ‘Encontramos estos productos en Amazon Business.

Aquí tienen nuestra lista”. Podrían comprar esos productos en Amazon o ir y buscarlos en otros lugares. Es su decisión. Pero es una forma de elaborar la lista de productos que realmente estamos analizando en este momento y que va a cambiar el futuro.

[00:20:41 - 00:21:04]
Kelly:
Bueno, me encanta que la tecnología haya resuelto parte de eso para ustedes y haya facilitado la tarea de comprar, escalar y compartir la lista con otros; es decir, que haya simplificado un poco el proceso y eliminado las incertidumbres de la primera parte de la toma de decisiones, permitiendo un buen proceso de selección.

Shawn, ¿qué lugar ocupa la sostenibilidad en este enfoque a la hora de tomar decisiones de compras para tu condado?

[00:21:04 - 00:22:25]
Shawn:
Miramos a la sostenibilidad como el enfoque. Incorporar nuestros valores es el primer paso. Entonces, cuando tenemos una necesidad, realmente analizamos la forma en que definimos la sostenibilidad y cómo nos alineamos con el Consejo de Liderazgo en Compras Sostenibles. Hay tres áreas de impacto que utilizamos: las personas, el planeta y la prosperidad.

Entonces, realmente queremos asegurarnos de comprarle a un vendedor que cuide del planeta y de las personas, porque eso ayudará a que todos en el mundo sean más prósperos en el futuro y puedan vivir en un medio ambiente sano

Y realmente queremos que toda nuestra comunidad tenga un buen nivel de éxito. No queremos comprar un producto que está generando sufrimiento en otra comunidad o que tiene impactos negativos.

Y nos alineamos con el Consejo de Liderazgo en Compras Sostenibles y usamos su orientación con frecuencia. De hecho, comenzamos nuestro abordaje de Amazon Business, en lo que respecta a redefinir lo que hacemos con Amazon Business, tomando la orientación del Consejo de Liderazgo en Compras Sostenibles. ¿Cómo haces compras alineadas con tus valores en Amazon Business? Y esto es algo que ahora explican en su orientación fácil de usar, solo disponible para miembros. Pero si te unes al Consejo, puedes acceder a esa orientación.

[00:22:25 - 00:22:49]
Kelly:
Eso es genial. Eso es muy importante. Y es un excelente mensaje para las comunidades que están teniendo dificultades para manejarse con esto. ¿Y cuál es el valor por el que debería regirme?

Shawn, cuando gestionas un alto volumen de compras, proyectos grandes o pedidos de último momento, y trabajas con Amazon Business, ¿de qué forma te ayuda Amazon Business con algunas de tus principales iniciativas, especialmente en lo relacionado con la respuesta ante emergencias?

[00:22:49 - 00:25:17]
Shawn:
Tenemos algunos casos de emergencia, en especial cuando se empiezan a terminar los fondos de un subsidio. Y muchas veces sucede con departamentos, al nivel de una división. Personas que no trabajan en adquisiciones reciben una gran suma de dinero y tienen 30 días para gastarla. Para dar un poco de contexto, en el gobierno el proceso de adquisiciones normalmente nos toma al menos un mes para iniciar la solicitud de una cotización o preparar una RFP.”

Lleva mucho tiempo de trabajo del personal. Entonces, cuando algunos departamentos reciben de repente una suma del gobierno federal y tienen 30 o 60 días para gastarla, se requiere personal de adquisiciones. Entonces sucede que no hay tiempo para eso. Es imposible hacerlo. Tienes que gastar X cantidad de dinero y los generadores tienen que tener estas especificaciones. Y de hecho eso sucedió hace algunos meses. Y sucedió vez tras vez cuando ingresaban fondos de subsidios. Y había que comprar generadores, pero nuestro personal de adquisiciones no tenía tiempo para ayudar. Los trabajadores sociales estaban intentando ver qué hacer con los fondos de subsidio. Entonces usaron el sistema de solicitar cotización con todas sus especificaciones.

Y pude darles todas nuestras especificaciones basadas en valores. Y llevaron esa solicitud al equipo de cotizaciones de Amazon, recibieron las cotizaciones y pudieron comprar sus generadores a través de ese sistema. El personal de adquisiciones no tuvo que hacer nada más que la parte de cumplimiento en el sector de administración, es decir, fijarse si habían recibido todo.

Tomar la factura y asegurarse de que la factura se saldara adecuadamente. Y luego pudimos recuperar todo porque, desde el punto de vista de los fondos del subsidio del gobierno federal, contábamos con toda la documentación necesaria. Y dependió de los empresarios decir, “así es como gastamos los fondos”. Así es como realizamos la adquisición. Así que todos estuvieron satisfechos. Y eso es algo genial. Y ahora esos generadores están allí para cuando ocurra una emergencia. Y creo que vamos a ver eso más y más a medida que se reduce el personal. Esto sucede en las jurisdicciones del condado y en todo el país, y en muchas jurisdicciones ya está habiendo reducciones de personal. Y a medida que sucede eso, necesitamos volcarnos más a estas herramientas automatizadas.

Y esta es una excelente herramienta para saber qué hay disponible.

[00:25:17 - 00:25:32]
Kelly:
Ahora que vamos terminando la conversación, me gustaría que compartas un consejo o una reflexión con otros condados, agencias gubernamentales e incluso con industrias que busquen fortalecer la manera en que abordan el abastecimiento y las compras, especialmente en relación con ese enfoque impulsado por valores del que hablaste.

[00:25:32 - 00:25:35]
Shawn:
Mi consejo es que se mantengan abiertos a su comunidad y a todas las ofertas disponibles, porque hay soluciones. Y no tengan miedo de usar Amazon Business y de estar abiertos a eso y sepan cuáles son sus valores cuando comiencen a usarlo. Porque si usan un sistema de adquisiciones electrónicas o si usan una solución como Amazon, todo es rastreable. Contarán con una buena elaboración de informes, con lecciones aprendidas. Y esos son dos conceptos muy importantes en adquisiciones. Para ser un buen administradores, debes poder hacer un seguimiento de las cosas e informarlas y después ir y mejorarlo. Analícenlo, miren los contratos disponibles para Amazon Business. Entonces se sorprenderán y dirán “Voy a poder hacer mi trabajo.
Si incorporo esto”. Esta será otra buena forma de darme cuenta qué necesitamos. Es un excelente catálogo para añadir a tu conjunto de catálogos, porque te ofrece lo que necesitas, de la forma en que lo necesitas y de manera oportuna, además de permitirte elaborar informes.

Y siempre hay una forma de mejorarlo. Trabajo todo el tiempo con nuestro representante de cuenta, Noah Evans, quien siempre está disponible para ayudarnos y resolver cualquier problema que se presente. Y si no es Noah, es la línea 800 y siempre hay alguien para responderte.

[00:26:54 - 00:27:19]
Kelly:
Eso es genial. Quiero decir, Amazon Business está realmente lleno de distintas tecnologías y herramientas que te permiten personalizar tu propia forma de comprar.”

Gracias, Shawn, por estar con nosotros y por compartir tu perspectiva. Y gracias a ustedes por escuchar el pódcast de compra inteligente para negocios.

¡Si has disfrutado de este episodio y quieres mantenerte al día, asegúrate de suscribirte! Por lo tanto, dondequiera que sintonices el pódcast y si quieres obtener más información sobre lo que acabas de escuchar, visita amazonbusiness.com/podcast.