Temporada 2, episodio 5: Fomento de la sostenibilidad y la equidad a través de la adquisición en el transporte público

Transición hacia un proceso de adquisición digitalmente optimizado

AC Transit, el sistema público de autobuses más grande de California, presta servicios a 1.5 millones de residentes de la costa este con la misión de ofrecer transporte seguro, confiable y sostenible.

“Nos esforzamos por garantizar que nuestros procesos de adquisición sean oportunos, cumplan con las normas y estén alineados con los objetivos del distrito”, afirma Chellate Young, analista principal de gestión en AC Transit.

El episodio destaca cómo AC Transit pasó de utilizar requisiciones en papel a un proceso digitalmente optimizado con Amazon Business. Chellate comparte cómo este cambio favorece la sostenibilidad, la equidad y el cumplimiento, al mismo tiempo que capacita a los compradores para tomar decisiones informadas.

Chellate destaca tres estrategias clave para el éxito:

• Optimizar los procesos con herramientas digitales para reducir demoras y mejorar la visibilidad.
• Promover compras sostenibles y equitativas mediante las características de Guided Buying.
• Aprovechar el análisis de datos para monitorear el gasto y el cumplimiento.

Como señala Chellate: “Estas herramientas permiten hacer lo correcto de la manera más fácil. Ese equilibrio ayuda a lograr el cumplimiento sin agregar pasos innecesarios”.

Transcripción:

Esto ha sido ligeramente editado para mayor claridad.

[00:00:07 - 00:00:48]
Kelly:
Hola. Bienvenidos al Pódcast Smart Business Buying. Soy su anfitriona, Kelly Rogers. En la edición de hoy, me acompaña Chellate Young, analista principal de gestión en AC Transit. El Distrito de Tránsito de Alameda Contra Costa, conocido como AC Transit, es el sistema público de autobuses más grande de California y la tercera agencia de transporte público exclusivamente de autobuses más grande de Estados Unidos, que actualmente presta servicios a 1.5 millones de residentes del área de la costa este. Hoy veremos cómo AC Transit está utilizando herramientas de Smart Business Buying para centrarse en su misión de ofrecer servicios de transporte seguros, confiables y sostenibles, mientras cumple con los requisitos regulatorios federales y estatales.

Chellate, nos alegra mucho que nos acompañes hoy.

[00:00:48 - 00:00:51]
Chellate:
Gracias, Kelly. Gracias, Kelly. Gracias a Amazon [Business] por invitarme.

[00:00:51 - 00:00:55]
Kelly:
Para empezar, ¿podrías contarnos un poco sobre AC Transit y la misión de tu agencia?

[00:00:55 - 00:02:14]
Chellate:
AC Transit presta servicios a 1.5 millones de residentes de la costa este, en los condados de Alameda y Contra Costa. Para quienes no están familiarizados, la costa este forma parte del área de la bahía de San Francisco.

Estamos justo al otro lado de la ciudad de San Francisco. Ofrecemos más de 100 líneas de autobuses. Nuestra misión es brindar un servicio de transporte seguro, confiable y sostenible.
Como analista principal de gestión en adquisición, administro programas de adquisición simplificada, entre ellos nuestro programa Picard, Amazon Business y otras plataformas. También estoy a cargo de proyectos especiales que apoyan los departamentos de cuentas por pagar, contratos, administración, compras y materiales. Nuestro equipo se encarga de todo, desde los suministros operativos diarios.

Por ejemplo, necesitamos mantener los autobuses en funcionamiento; si uno se avería y estamos a cargo de reemplazar las piezas, debemos asegurarnos de tenerlas en el inventario y de obtenerlas mediante los contratos adecuados. Además, debemos garantizar que todo lo que hagamos sea oportuno, cumpla con las normas y apoye los objetivos del distrito.

[00:02:14 - 00:02:24]
Kelly:
Parece que compran bastantes tipos de suministros en Amazon Business. AC Transit se considera un distrito especial. ¿Podrías explicarnos un poco más qué significa esa designación?

[00:02:24 - 00:03:03]
Chellate:
Claro, Kelly. Para esto consulté la definición oficial en la página federal. Dice que un distrito especial es creado por los votantes, una ciudad o un Gobierno del condado, generalmente mediante una elección o legislación habilitante, para satisfacer una necesidad específica de servicio local. Esos serían los condados de Alameda y Contra Costa. Nos crearon para atender las necesidades de transporte de la comunidad. Esto nos da autonomía para autogobernarnos y recaudar impuestos, pero también nos somete a una estricta rendición de cuentas ante nuestra junta directiva y el público.

[00:03:03 - 00:03:09]
Kelly:
Interesante. Entonces, ¿cómo influye su junta directiva en los procesos de adquisición y en lo que compran?

[00:03:09 - 00:03:27]
Chellate:
Los miembros de la junta establecen las políticas de adquisición conforme a las regulaciones federales y estatales. Autorizan los contratos dentro de ciertos límites, que están publicados en nuestro sitio web. También garantizan que las acciones de adquisición estén alineadas con las prioridades del distrito, incluidas la responsabilidad fiscal, la sostenibilidad y la equidad.

[00:03:27 - 00:03:38]
Kelly:
Interesante. ¿Y podrías explicarnos eso con más detalle? ¿Cuáles son algunas de las regulaciones federales y estatales que tu equipo de adquisición debe cumplir? Me imagino que eso representa un obstáculo adicional que quizá otros equipos de adquisición no han tenido que enfrentar.

[00:03:38 - 00:04:18]
Chellate:
Absolutamente. Les advierto que podríamos pasar todo el día hablando de eso. Pero, en resumen, seguimos el Código de Regulaciones Federales. Si lo han visto en la página web, lo llaman FA. Corresponde al Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR) para adquisiciones federales. Estamos regidos por el Código de Contratos Públicos de California, por la Administración Federal de Tránsito y el Departamento de Transporte. Para ser honestos, hay muchísimas políticas y debemos estar atentos a ellas. No dejamos pasar ningún detalle al diseñar nuestros contratos y programas, y nos aseguramos de incorporar todas las políticas nuevas.

[00:04:18 - 00:04:28]
Kelly:
Y antes de entrar en toda la tecnología que están usando y las distintas herramientas de compra, ¿podrías explicarnos un poco cómo era su proceso anterior, antes de comenzar a usar Amazon Business?

[00:04:28 - 00:04:47]
Chellate:
Solicitudes de compra en papel, firmas manuscritas y llamadas telefónicas a los proveedores. Era un proceso extremadamente lento y carecíamos de visibilidad sobre los patrones de gasto. Un comprador podía comprar algo fuera de la lista y recién nos dábamos cuenta después. Ese era el proceso antiguo.

[00:04:47 - 00:05:03]
Kelly:
Escuchamos esto de muchos de nuestros clientes que han hecho la transición de un proceso en papel a uno optimizado digitalmente. Realmente puede marcar una gran diferencia. Empezar a usar la tecnología adecuada.

¿Cómo afectaba su proceso anterior la experiencia de los administradores y de los compradores? ¿Cuáles eran algunos de sus puntos álgidos más comunes?

[00:05:03 - 00:06:05]
Chellate:
El personal administrativo dedicaba demasiado tiempo a obtener autorizaciones, lo que a veces podía tardar días. Tenemos seis bases, que no están exactamente cerca unas de otras.

Tenemos dos en nuestra oficina. Los compradores y el personal administrativo debían esperar más tiempo para que se procesaran las autorizaciones, y además perdíamos la validez de las cotizaciones. Para dar un poco de contexto: cuando adquirimos bienes, los oferentes presentan una cotización que solo es válida por 30 días. Si las autorizaciones se retrasan más allá de esos 30 días, hay que iniciar el proceso nuevamente.

Imagínense lo tedioso que era. Era más difícil hacer cumplir las políticas o analizar los gastos, y la falta de visibilidad generaba riesgos, como los compradores. Nuevamente, debo mencionar que esto podía ocurrir inadvertida o intencionalmente: hacían compras de productos personales. No es que ocurriera todo el tiempo, pero quién sabe, porque todo estaba en papel.

[00:06:05 - 00:06:25]
Kelly:
Mencionaste la sostenibilidad como parte de la declaración de misión de la agencia. Por lo tanto, las compras sostenibles son realmente importantes para el núcleo de su misión. Además, es un requisito del estado de California. Por eso, AC Transit busca apoyar tanto a empresas locales como a aquellas que son propiedad de mujeres, veteranos y minorías. ¿Qué herramientas utilizan para motivar a los compradores a tener en cuenta la sostenibilidad al realizar sus compras?

[00:06:25 - 00:07:22]
Chellate:
Usamos la característica Guided Buying, donde sentimos que filtrábamos los productos que cumplían con las normas para que aparecieran primero en los resultados de búsqueda. Durante la capacitación de los usuarios, enfatizamos estos requisitos de sostenibilidad y diversidad empresarial para que se alineen con los objetivos. Y aunque la elección final del producto corresponde al comprador, generamos conciencia de que el cumplimiento de estas normas por parte de la agencia es obligatorio, en la medida de lo posible.
Utilizamos plataformas de compra de negocio en línea con etiquetas de producto que incluyen indicadores socioeconómicos y descripciones de sostenibilidad. De esta manera, comprar en Amazon con los iconos de la hojita verde y la etiqueta de “preferido por la organización” se volvió realmente fácil para AC Transit.
También incluimos políticas claras y Analítica de gastos durante la capacitación. Así que esto resultaba bastante útil.

[00:07:22:08 - 00:07:34]
Kelly:
Eso es genial. Y, realmente, como mencioné, usar esa tecnología para eliminar las conjeturas al momento de comprar resulta muy útil para los compradores. ¿Cómo están utilizando las autorizaciones o los procesos de autorización para reforzar esas políticas?

[00:07:34 - 00:08:35]
Chellate:
Nuestros procesos de autorización están configurados para marcar las compras no preferidas y enviarlas a revisión. Además, nuestras búsquedas muestran las etiquetas de “preferido por la organización”.

Y eso realmente nos encanta. Además, si un comprador selecciona un producto no preferido, este aparece con la etiqueta “restringido por la organización”. Eso les indica de inmediato que deben comunicarse con nosotros. Y cuando lo hacen, el sistema les solicita una justificación, ya que a veces es necesario comprar algo que está en la lista restringida. Esto ayuda a que los compradores sean más conscientes, sin perder flexibilidad, y les da un momento para pensar: “quizás puedo adquirir un equivalente que sí sea preferido”.

AC Transit tiene una política del directorio para los productos de informática que deben pasar por el departamento de TI para su autorización, y en menos de dos minutos pudimos activar esa característica de autorización en Amazon Business.

[00:08:35 - 00:08:56]
Kelly:
Eso es maravilloso. Realmente suena como que han logrado ser flexibles y, al mismo tiempo, mantenerse en cumplimiento con todas las políticas, los procedimientos y los aspectos que son fundamentales para su organización.

Con estos nuevos controles implementados, ¿cómo ha mejorado el proceso de garantizar el cumplimiento en comparación con el proceso en papel que usaban antes? ¿Ha mejorado significativamente, a pasos agigantados?

[00:08:56 - 00:09:39]
Chellate:
Revisé nuestros informes hoy antes de participar en este pódcast. Actualmente tenemos un 46 % de utilización de DVSB. Es excelente. Nunca habíamos alcanzado ese nivel de utilización antes. Además, estamos en un 12 % de compras de productos sostenibles. Es muy bueno porque la sostenibilidad se implementó recientemente en California.

Durante los últimos cinco años hemos estado en una tendencia ascendente en estos aspectos. Hemos observado incrementos medibles en la participación de DVSB en nuestro gasto, menos compras fuera de contrato y tiempos de procesamiento más rápidos, todo mientras mantenemos el cumplimiento de las normas federales y estatales.

[00:09:39 - 00:09:59]
Kelly:
Es increíble. Para AC Transit, parece que realmente han avanzado muchísimo y están utilizando excelentes herramientas.

Y me encanta que recurran a datos concretos para mostrar cómo han progresado en este camino de mejora de procesos. ¿Qué herramientas han utilizado para aprovechar y recopilar los datos relacionados con estos cambios? ¿Cómo logran tener una mejor visibilidad de lo que realmente está ocurriendo?

[00:09:59 - 00:10:46]
Chellate:
Aprovechamos los paneles y los informes de nuestra plataforma de compras, del ERP y de los datos de pago a proveedores. En particular, personalizamos nuestra Analítica de Amazon, y eso nos ayudó muchísimo. Ahora podemos generar informes de compras por código postal. Antes no teníamos esto. Estos informes muestran las zonas de mayor actividad, en qué códigos postales solemos comprar. Lo que nos permite demostrar que mantenemos un comercio activo con negocios locales dentro del área de AC Transit. Esto nos permite hacer un seguimiento de métricas clave, como los tiempos de ciclo, la diversidad del gasto y el cumplimiento de políticas. Presentamos estos datos a nuestro equipo de finanzas, y quiero decirte que realmente hemos evolucionado mucho en nuestros informes

[00:10:46 – 00:10:55]
Kelly:
Es genial. Estoy segura de que tus líderes realmente valoran ese enfoque adicional en los datos, los informes y el análisis. ¿Cómo comunican esos logros a sus partes interesadas y a la junta directiva?

[00:10:55 - 00:11:26]
Chellate:
Tenemos reuniones periódicas de indicadores clave de desempeño (KPI), y Amazon es uno de los productos que se presentan. En este momento, tiene una posición muy sólida dentro del distrito. Por eso, es un tema de gran interés para nuestros gerentes de finanzas. Además, proporcionamos información a los miembros de la junta directiva bajo demanda. Por ejemplo, las estadísticas de gasto son algo muy solicitado por la junta en este momento, y estoy sumamente satisfecha de que, gracias a Analítica de Amazon, ahora sea mucho más fácil generar esa información.

[00:11:26:12 - 00:11:37]
Kelly:
Entonces, Chellate, cuéntame un poco más sobre la capacitación de los compradores. ¿Cuáles son sus experiencias al aprender a usar Amazon Business? Y, además, ¿cómo comunican o destacan cualquier inquietud que puedan tener con el gerente de cuenta Amazon Business?

[00:11:37 – 00:12:39]
Chellate:
Los capacito como si estuvieran comprando para ellos mismos, pero esta vez verán las etiquetas “preferido por la organización” y “restringido por la organización”. Ese es mi primer paso. El segundo consiste en explicarles las leyes federales y estatales, para darles contexto: ¿Por qué compramos esto? ¿Por qué no podemos comprar aquello? ¿Y cuál sería una buena justificación de negocio para esto? Quieren comprar una determinada cantidad.

Eso no es lo habitual para el tipo de producto; les enseñamos cómo hacer compras al por mayor en Amazon Business. Cada vez que tengo ideas o que mi gerente me comunica una nueva ley federal o estatal, me pongo de inmediato en contacto con mi gerente de cuenta Amazon Business para intercambiar ideas sobre cómo podemos aplicar esto sin afectar la forma en que compran los usuarios, y así, damas y caballeros, fue como construimos nuestro catálogo. Ahora se llama Amazon Guided Buying.

[00:12:39 - 00:12:49]
Kelly:
Una de las cosas que nuestros clientes realmente valoran de Amazon Business es nuestra capacidad de entrega. Entonces, ¿qué tan importante es para AC Transit contar con una entrega rápida y confiable?

[00:12:49 - 00:13:30]
Chellate:
Gracias, Kelly. Es sumamente importante, especialmente porque actualmente trabajamos de manera híbrida. Y no queremos que surjan dudas sobre si el pedido está en la oficina. O si está en casa. La mayor parte del tiempo, diría un 80 %, nos proporciona un tiempo de entrega preciso. De hecho, si indica de 4 a 8 p. m., los recibimos dentro de ese horario. Al igual que tú a nivel personal, no nos gusta perder paquetes. Los pedimos por una razón. Lo mismo ocurre en AC Transit para satisfacer nuestras necesidades de negocio.
Por eso es muy importante. Y valoramos mucho la forma en que Amazon diseñó su característica de seguimiento, que usamos con frecuencia.

[00:13:30 - 00:13:41]
Kelly:
Qué bien. Parece que, con un sistema tan distribuido en tantas áreas diferentes, como mencionaste con las seis bases, probablemente haya mucho que supervisar en varias ubicaciones de entrega.

[00:13:41 - 00:13:43]
Chellate:
Sí. Así es.

[00:13:44 - 00:13:52]
Kelly:
Entonces, ¿podrías darme una idea general de los tipos de productos y suministros que AC Transit compra de manera habitual?

[00:13:52 – 00:14:05]
Chellate:
Suministros operativos. Eso incluiría bolígrafos, papel, piezas de autobús, suministros para instalaciones y mantenimiento. Uniformes, ese tipo de cosas.

[00:14:05 - 00:14:28]
Kelly:
Genial. Parece que realmente manejan una amplia variedad de categorías que compran a través de Amazon Business.

Al concluir nuestra conversación de hoy, ¿cuál sería un consejo o aprendizaje que tal vez compartirías con otros administradores de agencias gubernamentales o personas de otras industrias que estén intentando reinventar sus operaciones de adquisición? ¿Cómo pueden equilibrar esas estrictas regulaciones mientras simplifican el proceso de adquisición para sus administradores y compradores?

[00:14:28 - 00:15:27]
Chellate:
No subestimen el valor de la educación y la transparencia. Tómense el tiempo para capacitar a los compradores sobre el motivo detrás de las políticas. Usualmente les muestro los datos, y eso es algo que aprecian. Nos ayuda mucho, y también usamos herramientas. Por ejemplo, Amazon Guided Buying: existe y es muy útil.
Usen esas herramientas que hacen que hacer lo correcto sea la opción más fácil. Ese equilibrio ayuda a lograr el cumplimiento sin agregar pasos innecesarios. También me gusta decir que, cuando tengan una idea, se comuniquen de inmediato con su contraparte de negocio. Casi siempre hay una solución. Tuve una gran experiencia con Amazon Business cuando necesitábamos productos sostenibles primero. Les pregunté: “¿Tenemos un porcentaje obligatorio por parte del estado de California? ¿Es posible cumplirlo?”. Y la respuesta fue rápida. Lo fue.

[00:15:27 - 00:15:50]
Kelly:
Gracias por acompañarme y por compartir tus ideas. Fue realmente interesante escuchar cómo logran personalizar la experiencia de compra para AC Transit y mantener ese enfoque en la sostenibilidad.

Gracias a todos por escuchar el pódcast Smart Business Buying. Si disfrutaron de este episodio y quieren mantenerse al día, asegúrense de suscribirse en la plataforma donde escuchan el pódcast. Y si quieren saber más sobre lo que acaban de oír, visiten amazonbusiness.com/podcast.