Temporada 2, episodio 7: Impulsando la prosperidad mediante compras estratégicas con propósito

En el último episodio del pódcast Smart Business Buying, Emma Chontos, directora de adquisiciones, y Kelly Mathis, directora de adquisiciones en Intuit, comparten cómo su solución interna de adquisiciones, Swift, simplifica los procesos, potencia a los empleados y apoya a las pequeñas empresas.

Recordando los primeros días

Cuando Emma se sumó a Intuit, encontró la oportunidad de transformar las adquisiciones en una función estratégica capaz de generar un impacto considerable. Analizando esa transformación, Emma expresa: “El objetivo no era solo determinar cómo aumentar la relevancia de la función de adquisiciones… también queríamos entender cómo generar un impacto en la empresa”.Con esta visión creamos Swift, una solución diseñada para modernizar las adquisiciones, mejorar la experiencia de los empleados, apoyar a las pequeñas empresas, promover la sostenibilidad y alinear nuestra labor con la misión de Intuit de impulsar una mayor prosperidad.

El impacto de Swift

Con Swift, la administración de adquisiciones se vuelve más ágil, eficiente e intuitiva para el equipo de Intuit. Kelly destaca su éxito al decir: “Los empleados nos dicen: ‘Es como si me conociera’”. Yo pude hacerlo con 2 clics. “Se han logrado miles de horas de eficiencia gracias a la automatización”

Amazon Business impulsó esta transformación al brindar al equipo acceso rápido y eficiente a una amplia variedad de productos. Ayudó a Intuit a ofrecer suministros esenciales para el trabajo remoto, lo que demuestra la importancia de contar con opciones de adquisición flexibles y fiables.

Apoyo a pequeñas empresas y a vendedores comprometidos con el cuidado del medioambiente.

La estrategia de adquisiciones de Intuit también refleja su compromiso con las pequeñas empresas y con la sostenibilidad. Al priorizar a pequeños proveedores y a proveedores comprometidos con el medioambiente, muchos de los cuales también son clientes de Intuit, la empresa se asegura de que sus decisiones de adquisiciones generen un efecto dominó positivo que beneficie tanto a la organización como a la comunidad en general.

Temas clave de la conversación de Emma y Kelly:

• Transformación de las adquisiciones para alinearlas con la misión de Intuit
• El rol de Swift a la hora de simplificar procesos y potenciar al equipo.
• Cómo Amazon Business contribuye a los objetivos de Intuit a favor de los pequeños negocios y la sostenibilidad

Transcripción:

Esto ha sido ligeramente editado para mayor claridad.

[00:00:24 - 00:00:55]
Brit:
Bienvenida al pódcast Smart Business Buying. Soy la presentadora, Brit Moorer. En otras novedades del día, nos visita Emma Chontos, directora de adquisiciones y jefa de abastecimiento y adquisiciones globales. También recibimos a Kelly Mathis, directora de adquisiciones en Intuit, quienes nos contarán cómo lideran con determinación los procesos de adquisiciones.

Veremos cómo la innovación permitió que Swift se convirtiera en la puerta de entrada a las adquisiciones y por qué elegir dónde comprar es importante no solo para Intuit, sino también para las pequeñas empresas y la sostenibilidad. Kelly y Emma, qué placer hablar con ustedes.

[00:00:55 - 00:00:56]
Emma:
Gracias por invitarnos, Brit.

[00:00:56 - 00:01:05]
Brit:
Antes de meternos de lleno, me encantaría que los oyentes conocieran más sobre sus roles en Intuit y cómo se relacionan con la misión general de la empresa.

Emma, ¿podrías contarnos primero?

[00:01:05 - 00:01:53]
Emma:
Tuve el privilegio de unirme a Intuit como la primera directora de adquisiciones. Vaya, ya han pasado siete años.

En mi caso, la misión no era solo aumentar la relevancia de la función de adquisiciones, que estaba pasando de ser un proceso meramente transaccional a convertirse en una función estratégica. También implicaba encontrar la manera de generar un impacto en toda la empresa.

Estaba estrechamente ligada a la misión de Intuit, que se materializa en ayudar a las pequeñas empresas y a nuestro ecosistema, fomentar la sostenibilidad y mejorar la experiencia del equipo. Sumado a eso, con adquisiciones determinados, hemos logrado unos 530 millones en impacto económico anual. Todo eso estuvo ligado a las decisiones que se tomaron en torno a las adquisiciones en toda la empresa.

[00:01:54 - 00:02:41]
Kelly:
Brit, gracias por invitarnos. Soy Kelly y formo parte del equipo de liderazgo de Emma. Dirijo los procesos de adquisiciones, viajes y gastos, así como la contratación de proveedores.

Todas las personas en Intuit, no solo en mi rol sino en toda la organización, nos enfocamos en nuestra misión de impulsar una mayor prosperidad en el mundo. Para nosotros, eso quiere decir saber cómo usar nuestra estrategia. Queremos ser una plataforma de expertos impulsada por IA que brinde resultados a nuestros clientes y a las pequeñas empresas. Al mismo tiempo, queremos dar resultados a nuestros empleados y desbloquear su productividad.

Por eso, estamos contentas de acompañarte hoy y hablar sobre nuestra relación con Amazon Business. Has estado presente en nuestro recorrido, no solo para crear esas experiencias para el equipo, sino también para ser firmes al orientar el gasto hacia pequeños vendedores y hacia vendedores comprometidos con el medioambiente.

[00:02:41 - 00:02:53]
Brit:
Me encanta. Veo que ambas crearon una solución con un fin específico y relacionada con su misión. Supongo que viene de antes, ¿no? ¿Cómo era el proceso de adquisiciones cuando empezaste a trabajar en Intuit?

[00:02:53 - 00:03:44]
Emma:
Bueno, en mi caso, gran parte de mi carrera la desarrollé en el sector de medios y entretenimiento. Así que este fue mi primer acercamiento a una empresa de finanzas y tecnología.

En Intuit había un crecimiento exponencial y se estaban adquiriendo empresas de forma activa, como Credit Karma y Mailchimp. Pero nuestra infraestructura no avanzaba al mismo ritmo. Por lo que no estábamos en condiciones de escalar.

Para mí, fue muy interesante. Fue uno de los motivos por los que me uní a Intuit. Era una gran oportunidad para dar el salto desde donde estábamos hasta donde estamos ahora.


No teníamos limitaciones y podíamos diseñar una plataforma con un fin específico. Con mi equipo de liderazgo buscamos la manera de aprovechar las últimas tecnologías y preguntarnos en qué queremos basarnos. Eso nos permitió reinventar todo el proceso, desde el abastecimiento hasta la generación de informes.

[00:03:44 - 00:03:53]
Brit:
¡Guau! Kelly, ¿qué nos dices al respecto? Pareciera que había mucho por hacer desde el inicio. Me interesa escuchar tu punto de vista.

[00:03:53 - 00:04:34]
Kelly:
Emma tiene razón. Tenemos la suerte de estar en una organización con un crecimiento sostenido, no solo reciente. Hemos escalado durante muchos años. Si miro hacia atrás, hace unos cinco años, cuando implementamos nuestra primera plataforma P2P, y pienso en dónde estamos hoy, hemos duplicado nuestro personal.

El gasto externo que administramos. Y de muchas otras maneras, cuando dimos el salto e implementamos la plataforma P2P, el equipo seguía preguntándose por qué el proceso no podía ser tan sencillo como comprar en línea. Nos dimos cuenta de que existía un deseo verdadero de encontrar una solución más comercial.

[00:04:34 - 00:04:42]
Brit:
Cuando todo empezaba a despegar, ¿se imaginaban cómo sería el éxito? ¿O fue más bien una visión que fue evolucionando con el tiempo?

[00:04:42 - 00:05:54]
Emma:
En todas las empresas en las que trabajé, siempre se comenzó con la visión de construir una organización fácil de gestionar y en la que fuera sencillo colaborar. Eso significa que uno tiene que ser como un lubricante para que todos fluyan y hagan su mejor trabajo.

De eso se trata, de procurar que el equipo dé lo mejor de sí mismo. Siempre hemos tratado de priorizar lo más importante. Lo hacemos con el fin de promover el valor, la innovación, la gestión del riesgo y la resiliencia. Pero, sin dudas, ha evolucionado con el tiempo. Lo que comenzó como un impulso a la eficiencia y a la automatización terminó convirtiéndose en una transformación amplia en términos de datos, IA y valor para el ecosistema.

Aunque el objetivo principal era crear un impacto estratégico, eso se mantuvo. Se trata de generar un impacto en la organización. Pero la forma de definir y medir los resultados ha cambiado, porque aprendimos a automatizar y a generar credibilidad dentro de la empresa Todo sucede tan rápido ahora. Hay tareas que no podíamos hacer un año atrás, pero hoy las estamos realizando.

Creo que, por ese motivo, es emocionante formar parte del panorama de las adquisiciones en este momento. 

[00:05:55 - 00:06:10]
Brit:
Quisiera detenerme allí. Toda la evolución y la transformación de la tecnología tiene una razón. Cuéntame sobre uno de los resultados más significativos de la transformación.

¿Te parece bien? Swift. ¿Qué problemas buscaban resolver? Y quizás quieras adelantarnos un poco qué es Swift.

[00:06:10 - 00:07:57]
Kelly:
Estoy de acuerdo contigo. Teníamos el mejor conjunto de soluciones. Habíamos implementado una plataforma P2P y contábamos con una solución externa para gestionar riesgos, además de una plataforma para viajes y gastos, pero nos dimos cuenta de que necesitábamos una forma de conectarlas.

Nuestra filosofía se basaba en tener agilidad sin afectar los resultados. Era algo que solíamos comentar. ¿Cómo hacerlo más rápido y ágil para nuestro equipo? Seguimos creciendo. No solo el año pasado, sino en los últimos años. Hubo un crecimiento del 30 %, pero nuestro personal se mantiene constante.

Recuerdo que, hace cinco años, cuando enfrentábamos los retos de la pandemia, necesitábamos una manera de incentivar rápidamente a los empleados a trabajar desde casa. Esta situación fue el catalizador que forjó nuestra relación con Amazon Business, lo que nos permitió proporcionar a los empleados equipos informáticos periféricos y otros suministros para el trabajo remoto con rapidez.

En fin, si bien fue un gran avance, aún quedaban cuestiones pendientes sobre la experiencia que podíamos optimizar. Todavía necesitábamos hacer 20 clics para pasar de la plataforma P2P a completar la compra en Amazon Business, efectuar el pago y volver a la plataforma P2P. Muchas veces nos equivocábamos y enviábamos el pedido a la oficina en lugar del domicilio. Por eso, el 32 % de nuestros tickets de soporte estaban relacionados con errores de catálogo.

Aunque estábamos orgullosos de todo lo que instalamos con las soluciones, era el momento justo en el que teníamos que orquestar todo junto. Y la respuesta fue Swift. Swift nos dio la posibilidad de simplificar y orientar el proceso para los empleados.

[00:07:57 - 00:08:10]
Brit:
Seguro fue un cambio enorme en el día a día de los empleados. ¿Puedes contarnos más sobre eso?

Luego de lanzar Swift, ¿de qué forma cambió las experiencias de los empleados con las adquisiciones?

[00:08:11 - 00:09:00]
Kelly:
Nos trajo beneficios únicos. Implementamos Swift para gastos y para compras. Son nuestras soluciones para gastos frecuentes y compras por catálogo. Las empezamos a usar en los últimos 6 meses y ya nos facilitaron miles de transacciones.


Algo que me resulta curioso es que los empleados me digan: “Es como si me conociera”.


Yo pude hacerlo con solo 2 clics.


Ganamos miles de horas por la eficiencia de la automatización. Nuestro nivel de satisfacción del cliente subió 32 puntos y llegó a 88. Obtuvimos una adopción del usuario en un 58 % y sigue aumentando. Desde una perspectiva operativa, esto se tradujo en tiempos de ciclo más rápidos y en más transacciones conformes con las políticas, lo que, en definitiva, mejora nuestro gasto bajo administración.

[00:09:01 - 00:09:09]
Brit:
Qué impresionante. Emma, sé que mencionaste que, en ese momento, los empleados sintieron que por fin tenían la experiencia que buscaban, ¿cierto?

[00:09:09 - 00:10:21]
Emma:
En nuestra empresa, desarrollamos productos y algo que siempre buscan nuestros ingenieros es crear algo y hacerlo atractivo.


Hay que crear algo que se pueda usar constantemente. La tarea era tan solo administrar gastos, así que lo hicimos atractivo y fácil de usar para que vuelvan a usarlo una y otra vez. Justo antes de dar el salto, honestamente, yo le decía a Kelly que para mí era muy tedioso.

Dudaba si comprar algo en línea. Había muchas opciones. Tenía que desmitificarlo. No era intuitivo. Luego, durante el fin de semana, necesitaba cartuchos de tinta. Eran solo 3 clics. Y Amazon Business me los entregaba al otro día. Este tipo de historias nos cuentan todo el tiempo.

Insisto, es así de simple. Y libera tiempo de nuestros empleados. En cuanto a los ingenieros, tenemos miles de ingenieros en Intuit. Queremos que se centren en el producto. No queremos que pierdan tiempo tratando de comprar algo ni que se pregunten cómo incorporar a alguien nuevo. Son algunas de las ventajas. Les devolvemos tiempo y evitamos las fricciones.

[00:10:22 - 00:10:32]
Brit:
Por lo que escucho, parece que no solo son transacciones. Quisiera saber cómo se refleja esa filosofía en la manera en que ayudan a los pequeños negocios.

[00:10:32 - 00:12:04]
Emma:
Claramente me apasiona lo relacionado con las adquisiciones. Sé que a Kelly también.


Siempre digo que nuestros roles son como controladores de tráfico aéreo, pero de negocios. Unimos los cabos repartidos en gastos, proveedores y empleados. Sabemos que son muchísimos. Tenemos los datos y la fuente de veracidad del gasto en todo nuestro ecosistema. Siempre adherimos a la filosofía de que fuera una ganancia pareja. Tiene que ser un enfoque de ganancia mutua con el que tanto socios como proveedores se beneficien del negocio.


Eso influyó en la forma en que priorizamos a los proveedores que son pequeñas empresas. Por cierto, el 62 % de ellos también son clientes nuestros. Ese fue nuestro norte. Es lo que estamos haciendo. Hemos desarrollado proyectos como la guía de pagos rápidos en Estados Unidos y pagos justos en Reino Unido, con el fin de fomentar que más personas apoyen a las pequeñas empresas.

En la última década, hemos realizado pagos a 10 días a nuestras pequeñas empresas, algo fundamental para su flujo de caja y para acceder al capital. Si a ellos les van bien, a nuestros clientes también. Nos basamos en lo que es central para la actividad de Intuit, que debe ser el mejor lugar para el crecimiento de pequeños negocios; no hay otro.

Creo que la conexión está integrada en toda nuestra organización.

[00:12:04 - 00:12:18]
Brit:
Parece una buena manera de ver las adquisiciones como un generador de impacto. Kelly, ¿cuál es el impacto externo que deja Swift? ¿cómo fue de ayuda la colaboración con Amazon Business para poner en práctica esa visión?

[00:12:19 - 00:13:24]
Kelly:
Bueno, como dijo Emma Chontos, sabíamos qué significaba tener éxito en ese entorno y cómo subsanar las debilidades de las pequeñas empresas, por ejemplo, mediante pagos más rápidos o actuando como un instrumento para acceder al capital.

Pero nuestro trabajo no se detuvo ahí. Siempre quisimos ampliar este enfoque hacia afuera, fomentar el crecimiento y crear el engranaje necesario para que otras organizaciones con ideas similares pudieran desarrollarse. Si tomamos nuestro propio caso, con el uso de Swift y nuestra colaboración con Amazon Business, vemos que ustedes comparten la misma filosofía. ¿Cómo ser firmes y dirigir el gasto hacia pequeños vendedores y vendedores ecológicos que comparten nuestros valores y nuestras creencias?

Pienso en el trabajo de selección que hizo mi equipo para elegir a pequeños vendedores y a vendedores ecológicos que comercializan nuestros más de 30 productos estándar y nuestro ecosistema informático. No me sorprende ver el crecimiento sostenido y el impacto económico y de gasto que pudimos lograr.

[00:13:25 - 00:13:34]
Brit:
Es muy impresionante. Hablemos más sobre las soluciones y cómo se están usando algunas características de Amazon Business y cómo hicieron una diferencia para el equipo. Me da curiosidad.

[00:13:35 - 00:14:42]
Kelly:
Emma contará más enseguida. Ella tiene una perspectiva integral sobre proyectos de IA y automatización, lo que ofrecemos con Swift. Todo empieza con muchos datos. Amazon Business y Intuit deben sentirse orgullosos de nosotras por haber sido pioneras en esta nueva área y haber definido qué elementos de datos deben enviarse por las API hacia Swift.

Y sé que es más fácil decirlo que hacerlo, pero conseguirlo realmente nos abrió el camino. Cuando el equipo usa el catálogo de Swift, ve cómo está ordenado y cómo se busca. El catálogo se orienta específicamente a pequeños vendedores y a vendedores ecológicos. Esto crea experiencias exclusivas no solo desde la participación de los proveedores, especialmente de las pequeñas empresas, sino también desde la perspectiva del empleado.


Ayudó a los empleados a buscar y hasta encontrar variantes, como fundas de iPhone. Para solucionar eso, había mucho trabajo por hacer en los elementos de datos entre Amazon Business e Intuit.

[00:14:42 - 00:14:54]
Brit:
¿Quién diría que habría tantas opciones? Está bien contar con soluciones que funcionen como un filtro común para todos.

A propósito, Emma, ¿qué expectativa tienes a futuro con esta colaboración con Amazon Business?

[00:14:55 - 00:15:51]
Emma:
Bueno, nos fijamos una meta ambiciosa de automatizar el 70 % de los procesos de adquisiciones de aquí a 2030. Ese es nuestro objetivo. Y en esa dirección irán nuestras alianzas, como la de Amazon Business. Buscaremos la forma de crear más catálogos. Cómo simplificar las compras.

Como dijo Kelly, la idea es pasar de 20 a 3 clics. Nosotros debemos cómo descubrir la forma de avanzar más desde estamos hoy. Sentamos unas buenas bases y hemos aprendido mucho en el proceso. Ahora tenemos que transformar Swift en una verdadera puerta principal para todo. Lo mismo para lo que necesitemos en procesos de adquisición, ya sean solicitudes, monitoreo, gestión de riesgos externos y facturas.

El objetivo es unificar todo en un solo lugar. Por eso vamos a mantener nuestra relación con Amazon Business para que nos acompañe en ese camino hacia el objetivo de 2030.

[00:15:52 - 00:16:09]
Brit:
Qué impresionante. Es el objetivo principal, ¿no? Un recorrido compartido. Vamos juntos para asegurarnos de innovar todo el tiempo. Tú nos dices lo que necesitamos y nosotros buscamos la solución.

Kelly, ¿qué más tienes para decirnos? ¿Qué se viene en cuanto a las compras inteligentes para negocios en Intuit?

[00:16:10 - 00:17:08]
Kelly:
Suena vanidoso, pero creo que las posibilidades son realmente infinitas. Claro que queremos escalar la adopción de Swift a un 80 %, que significa 14,000 usuarios dentro de Intuit.

Pero cuando pienso en ampliar las capacidades de Swift y en orquestar todas nuestras experiencias de compra, todo se va a centrar realmente en la adquisición de servicios. Y aunque quizá no lleguemos a hacerlo en dos clics, sí aspiramos a que sean tres clics para guiar al usuario y comprar a sus proveedores preferidos. También pensamos integrar la administración del ciclo de vida contractual, lo que traerá grandes beneficios gracias a la valiosa información sobre nuestros casi 8 millones de dólares en gasto. En cuanto a gastos, en 2025 implementamos la funcionalidad de gastos recurrentes en Swift, centrada en los reembolsos de servicios de internet y telefonía móvil.

También pensamos ampliar la funcionalidad para abarcar todas las transacciones de gastos y viajes realizadas con tarjeta corporativa.

[00:17:09 - 00:17:18]
Brit:
Sé que a ambas les apasiona lo que hacen. Todo esto les encanta, ¿no? Les interesan todos estos proyectos y las iniciativas que pudieron encabezar.

[00:17:19 - 00:17:22]
Emma:
¿Se nota?

[00:17:23 - 00:17:48]
Brit:
Sí, y me alegra saberlo, porque pudieron crear tantas iniciativas para ayudar no solo a Intuit, sino también a sus usuarios y a las pequeñas empresas. Creo que cuando hay un propósito real, es notorio.

Si pudieran dar un consejo o lección a quienes buscan mejorar su estrategia de adquisiciones, ¿qué les dirían?

[00:17:49 - 00:19:03]
Kelly:
Recomendaría Swift. Bueno, ya expliqué todo sobre Swift. No les va a preparar el café y el resto del desayuno. También tuvo sus inconvenientes.

Diría que, cuando incursionas en un terreno nuevo de esta manera, debes estar preparada para aprender mucho. Al mismo tiempo, alégrense y valoren tener la posibilidad de diseñar el plan. Me gusta pensarlo como mantra para nuestro equipo. También animo a todos a pensar en la simplificación antes de pasarse a Swift o a cualquier otra solución de automatización o IA.

Teníamos que simplificar nuestros procesos y ver cómo optimizar nuestros procesos y políticas.

Por último, sé que me pediste uno, pero puedo darte tres consejos. Todos leímos el informe del MIT, o al menos habrán oído hablar de él en las últimas semanas, sobre iniciativas de IA en empresas.

Algo que me resonó es que las iniciativas de IA suelen fracasar porque no tienen un vínculo con el beneficio financiero. Por eso, nos entusiasma y creo que somos un caso atípico cuando hablamos de Swift, ya que aporta beneficios únicos.

[00:19:03 - 00:20:05]
Emma:
Estamos viviendo momentos únicos. Bien. Es importante incluir al equipo en el camino y celebrar tanto los beneficios obtenidos como los fracasos. No está mal si tu panel de rendimiento está en rojo, pues significa que estás desafiándote.

Aprenderás mucho, creas una nueva versión y sigues adelante. Por último, déjame decir que la transformación no se da de noche a la mañana. Sin dudas es un camino. Sé que hay mucho miedo al fracaso en relación con la IA, todos los tenemos, pues el cambio se da de a poco.

Mi consejo es empezar de a poco; experimentar y enfocarse en los beneficios dirigidos e intencionados. Ese es el punto de partida. Haz que el equipo te acompañe en el camino. Esa es la clave. Ese fue, en parte, el secreto de nuestro éxito. Lo hicimos como equipo.

[00:20:06 - 00:20:19]
Brit:
Estoy ansiosa por ver lo que sucede con este recorrido. Estuvo muy interesante. Gracias a ambas por acompañarnos, darnos información y contarnos su historia. Ha sido genial.

[00:20:19 - 00:20:20]
Emma:
Muchas gracias.

[00:20:20 - 00:20:21]
Kelly:
Muchas gracias, Brit.

[00:20:22 - 00:20:32]
Brit:
Un placer.

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