Estrategias para cerrar brechas presupuestarias escolares

Varios distritos escolares están enfrentando restricciones en el presupuesto, con más de la mitad de los responsables de la toma de decisiones (un 53 %) que esperan un precipicio fiscal en sus gastos del distrito, según lo establece McKinsey & Company. Como respuesta, los líderes escolares tienen la tarea de encontrar formas para reducir los costos mientras mantienen los recursos necesarios para el éxito de los estudiantes, sin comprometer la calidad. Aquí hay tres maneras para ayudar a los distritos escolares a cerrar las brechas presupuestarias y a hacer más con menos.

1. Consolidar a los proveedores para incrementar los ahorros

Muchos de los distritos escolares trabajan con una variedad de proveedores de diferentes categorías de productos: muebles para el aula, insumos escolares, equipos de oficina, tecnología y más. Mientras esta puede parecer una manera razonable de obtener la variedad de productos que se necesitan, puede terminar resultando costoso. Los distritos pueden pagar un importe mayor debido a pedidos de menor tamaño y destinar más tiempo a la gestión de relaciones con varios proveedores.  

Al consolidar las compras con un único proveedor que ofrece un rango más amplio de productos, los distritos escolares pueden incrementar su poder de compra. Cuando los distritos hacen pedidos mayores a un único proveedor, pueden negociar mejores precios, lo que puede llevar a ahorros típicos de hasta un 10 %.

Además de los ahorros que pueden generarse, reducir la cantidad de proveedores también facilita las tareas administrativas. Gestionar menos proveedores puede provocar menos papeleo y facturas que procesar y menos contratos que mantener, lo que le permite al equipo enfocarse en otras tareas importantes que beneficien a los estudiantes.

2. Mejorar y controlar la gestión del inventario

La gestión de un inventario ineficiente es una causa común de gastos excesivos en los distritos escolares. Sin un seguimiento preciso, los distritos pueden pedir insumos de más que no precisan y quedarse sin artículos esenciales, lo que puede hacer que los maestros necesiten hacer compras costosas de último minuto y pagarlas con sus fondos personales. Esto no solo genera pérdidas, sino que también puede interrumpir el aprendizaje diario de los estudiantes y afectar la retención de los maestros.

Una adecuada gestión del inventario ayuda a los distritos a llevar un registro de qué tienen y qué necesitan, lo que previene gastos excesivos y desabastecimientos. Mediante la utilización de herramientas basadas en análisis, los distritos pueden controlar su inventario en tiempo real y tomar decisiones más informadas respecto de cuándo y cuánto pedir.

Asimismo, los distritos escolares pueden beneficiarse de los diversos proveedores sin necesidad de tener que ir a otra tienda. Los compradores pueden encontrar los precios y vendedores que prefieren, sin compromisos a largo plazo, umbrales de compra o compras mínimas. Tener un único negocio con precios confiables y un inventario predecible para los artículos escolares diarios empodera a tu distrito con una cadena de suministro resiliente.

3. Automatizar tareas administrativas

Las ineficiencias administrativas, tales como un seguimiento manual del presupuesto, los procesos de pedidos y la verificación de facturas, puede ser una fuente oculta de costos extra para los distritos escolares. Estas tareas manuales pueden implicar muchas horas y hasta días y son propensas a los errores, lo que puede provocar demoras y gastos accesorios.

Automatizar el proceso de compra puede ayudar a reducir los costos administrativos. Por ejemplo, el proceso de autorización puede ser automático para encausar consultas rápidamente a través de autorizaciones necesarias en tu organización, mientras que la función 3-Way Match unifica automáticamente tu pedido, el recibo por el artículo que obtuviste y la factura para una conciliación más rápida. Esto reduce la necesidad de una supervisión manual y minimiza los errores de costos.

La automatización también les proporciona a los distritos datos de gastos en tiempo real, lo que les permite hacer un seguimiento más de cerca de su presupuesto escolar y analizar las tendencias de compra. Los administradores escolares entonces pueden identificar y predecir posibles problemas presupuestarios, lo que permite que los fondos se asignen y se gasten de manera adecuada. Al automatizar estas tareas repetitivas, los distritos pueden liberar a sus equipos para que se enfoquen en actividades más estratégicas para la escuela.

Más allá de los ahorros

Cerrar las brechas presupuestarias requiere de mucho más que solo reducir costos. Implica tomar decisiones de compra más inteligentes para asegurar que cada dólar se gaste de manera más inteligente y que se destine a soluciones de alto impacto. Al implementar estas estrategias, los distritos pueden hacer rendir más sus presupuestos, liberar los recursos para otras prioridades y asegurarse de que más fondos se reinviertan para las necesidades en el aula.