Simplificación de las compras descentralizadas para las clínicas

La administración de adquisiciones para una clínica con muchas ubicaciones para brindar servicio requiere la entrega oportuna y precisa de suministros médicos y otros productos. Desde controles de rutina en una clínica del barrio hasta procedimientos críticos en una instalación especializada, es imperativo tener el equipo y los consumibles adecuados disponibles en el punto de necesidad.

También se reconoce ampliamente que es una tarea compleja y desafiante. Para las organizaciones de atención médica que operan en una red distribuida de clínicas y centros, la gestión de compras, especialmente para sitios ambulatorios, para garantizar un suministro constante, puede presentar varios obstáculos que pueden generar demoras frustrantes, desperdicio de recursos y, lo más crítico, posibles interrupciones en la atención al paciente.

Sin embargo, trabajar con proveedores que ofrecen estrategias y herramientas de estrategia de compra comercial inteligente puede ayudar a las organizaciones de atención médica a optimizar sus procesos de adquisición, garantizando que las clínicas reciban los suministros que necesitan exactamente cuando los necesitan y logren ahorros de costos significativos al tiempo que mejoran la eficiencia operativa general.

Las compras descentralizadas siguen siendo habituales, y a menudo ineficientes

Según una investigación realizada por el American Productivity & Quality Center (APQC), las organizaciones con un proceso de adquisición centralizado son más rápidas, más eficientes y más productivas que aquellas que dependen de la descentralización. Y cuando se trata de ahorro de costos, la investigación de APQC señaló que las organizaciones con adquisiciones directas centralizadas gastan $4.92 por cada $1,000 en ingresos, en comparación con $6.10 de aquellas con modelos descentralizados. Esto significa que para una empresa que genera 2 mil millones de dólares en ingresos anuales, existe un ahorro potencial de más de 2.3 millones de dólares al año.

Sin un enfoque unificado, la administración eficaz de las compras en numerosas ubicaciones de clínicas puede presentar desafíos importantes, entre ellos:

• Falta de visibilidad del inventario: Sin una imagen clara de qué suministros hay disponibles en cada clínica, las organizaciones son propensas a realizar pedidos ineficientes, lo que puede conducir a un costoso exceso de existencias en algunos lugares mientras que otras enfrentan desabastecimientos críticos.
• Poder de negociación limitado: El volumen de compras fragmentado en múltiples sitios puede reducir la influencia de un sistema de salud, lo que dificulta aprovechar las compras al por mayor y los descuentos por volumen.
• Aumento de la carga administrativa y errores: La dependencia de procesos manuales en las compras clínicas descentralizadas aumenta la carga administrativa y potencialmente abre la puerta a errores, lo que puede complicar los esfuerzos para rastrear con precisión el gasto e identificar oportunidades de reducción de costos.

Estrategias para centralizar y optimizar las adquisiciones

Al administrar suministros médicos a través de una red distribuida, los sistemas de salud pueden adoptar enfoques estratégicos que centralicen y optimicen las compras. Este cambio no solo reduce costos sino que también ayuda a construir un suministro más resistente, eficiente y receptivo. Transformar la adquisición de una tarea fragmentada a una función estratégica cohesiva conduce a una mayor visibilidad y control, lo que garantiza que cada clínica tenga exactamente lo que necesita, precisamente cuando lo necesita, al mismo tiempo que se aseguran importantes ventajas financieras.

• Compras centralizadas: Avanzar hacia un modelo de compras centralizado implica consolidar las adquisiciones, lo que permite un mayor control y una mejor visibilidad en cada ubicación. Al agrupar el volumen de compras de todos los sitios, los sistemas de salud pueden ganar influencia significativa para negociar términos, descuentos y precios más favorables con los proveedores.
• Normalización: La implementación de la estandarización de suministros médicos aprobados en todas las clínicas simplifica el proceso de compra, mejora la gestión del inventario y minimiza el riesgo de almacenar artículos obsoletos o que rara vez se usan. La estandarización también refuerza el poder de las compras consolidadas, haciendo más fácil obtener descuentos por volumen de los proveedores para productos de uso común.
• Guided Buying: Implementar una política con un sistema que dirija al personal de atención médica hacia los productos aprobados (y bloqueados) simplifica el gasto y mantiene el cumplimiento de las compras.
• Fortalece las relaciones con los proveedores: Establecer relaciones sólidas y de colaboración con proveedores clave significa ir más allá de las interacciones transaccionales para mejorar la comunicación, lograr mejores pronósticos, una entrega más confiable de suministros esenciales y renegociaciones contractuales favorables.
• Implementación del inventario justo a tiempo (JIT): Si bien un enfoque JIT para el inventario de ciertos suministros médicos supone un desafío en el ámbito de la atención sanitaria, puede producir beneficios significativos. Al centrarse en una previsión precisa de la demanda y confiar en cadenas de suministro sólidas y fiables, los sistemas de salud pueden reducir la necesidad de grandes cantidades de existencias de seguridad. Esto minimiza el exceso de inventario, libera capital, reduce los costos de transporte, como el almacenamiento, los seguros y los servicios públicos, y disminuye el riesgo de desperdicio debido a la caducidad y la merma.

Aprovechamiento de la tecnología

La tecnología ya no es un lujo, sino una necesidad para optimizar las compras hospitalarias y administrar el flujo de suministros médicos en varias ubicaciones. La implementación de las herramientas digitales adecuadas puede optimizar considerablemente los procesos, mejorar la visibilidad y generar importantes ahorros de costos. Las organizaciones de atención médica, por ejemplo, recurren cada vez más a la inteligencia artificial para clasificar los datos de gastos y obtener información precisa que les permita ahorrar horas de trabajo manual.

La tecnología de adquisiciones también proporciona:

• Control y visibilidad centralizados: El uso de soluciones que permiten centralizar los pedidos y el seguimiento de todos los suministros médicos ofrece un único punto de control y visibilidad en tiempo real del proceso de adquisición en todo el sistema sanitario.
• Información de inventario en tiempo real: Obtén información instantánea sobre los niveles de inventario en cada ubicación, lo que ayuda a evitar el desabastecimiento y a reducir el costoso exceso de existencias.
• Procesos optimizados: Los procesos automatizados de solicitud y autorización agilizan considerablemente el ciclo de compras, reduciendo el tiempo administrativo y minimizando los errores manuales.
• Integración mejorada de proveedores: La integración perfecta con los sistemas de los proveedores permite realizar pedidos y facturas electrónicos de manera eficiente, lo que mejora la precisión y agiliza las transacciones.

Análisis de datos y presentación de informes

El verdadero poder de los sistemas integrados de adquisición e inventario reside en su capacidad para generar datos procesables. El aprovechamiento de sólidas capacidades de análisis de datos y generación de reportes proporciona información muy valiosa para la toma de decisiones estratégicas. Encuentra una solución que permita lo siguiente:

• Analizar datos del sistema: Analiza datos de todo tu sistema para identificar tendencias claves en el uso de suministros médicos, evalúa el rendimiento del proveedor y comprende los patrones de gasto.
• Optimizar los niveles de inventario: Usa información para optimizar los niveles del inventario en todas las ubicaciones, lo que garantiza que los insumos médicos apropiados están disponibles dónde y cuándo se los necesita.
• Informar a los proveedores sobre las negociaciones: Informa negociaciones internas y externas con los proveedores con datos claros sobre volumen y rendimiento, lo que permite obtener mejores términos contractuales y precios.
• Identificar reducciones de costos: Identifica de manera proactiva áreas específicas dentro de las operaciones de tu cadena de suministro en las que se pueda lograr una mayor reducción de costos basándose en pruebas concretas.

Al centralizar las compras de las clínicas, estandarizar los procesos y aprovechar la adquisición de tecnología avanzada, las organizaciones sanitarias pueden optimizar las operaciones, mejorar la atención al paciente y obtener un ahorro significativo en los costos y una mayor eficiencia.

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Publicado originalmente en Healthcare Purchasing News.