¿Cómo optimizó Sinceri Senior Living el gasto y el monitoreo de adquisiciones?

En los últimos años, Sinceri Senior Living, una empresa de gestión de residencias para mayores ubicada en Vancouver, Washington, experimentó una gran expansión. Creció de 40 comunidades a más de 70 ubicaciones en más de 20 estados.

Con ese crecimiento, la necesidad de una estrategia de adquisiciones optimizada se volvió evidente.

Como ejemplo, las comunidades, sin saberlo, tenían más de una membresía de Amazon Prime y utilizaban sus tarjetas de crédito comunitarias para pagar la suscripción y las compras. Eso abrió los ojos de Jaimie Steensen, directora nacional de Adquisiciones y Compras de Sinceri, mientras revisaba los datos. “Sabía que teníamos que hacer un cambio. No quería dejar Amazon, pero debíamos utilizarlo de manera más eficiente", expresó.

¿Cómo contribuye Amazon Business a un enfoque híbrido de adquisiciones?

Cuando Sinceri Senior Living comenzó a buscar socios para ayudar a optimizar su proceso de adquisiciones a comienzos de 2024, Amazon Business resaltó como una buena opción. Amazon ya era conocido por el personal de Sinceri por su familiaridad, comodidad y accesibilidad. Por ejemplo, algunas comunidades de Sinceri en zonas rurales usaban Amazon para conseguir suministros más rápidamente que con otros proveedores. Además, Amazon respalda el “enfoque de adquisiciones híbrido” de Sinceri”, comentó Steensen.

Si bien Sinceri contrata proveedores para ciertos suministros utilizados en toda la empresa, las comunidades individuales aún pueden adquirir productos específicos y servicios que ofrecen. “Nuestras comunidades son diferentes entre sí”, afirmó Steensen. “No todas, pero la mayoría de las necesidades pueden ser cubiertas por nuestros proveedores de empresas de compras grupales nacionales, lo que depende de la necesidad de una disponibilidad rápida y diversa.”

La experiencia de los residentes es un área en la que Amazon ya se usaba con frecuencia para comprar materiales destinados a actividades y eventos especiales organizados para residentes y empleados. En lugar de ir a tiendas cercanas para comprar los suministros, los directores de Experiencia de Residentes ahorraron tiempo al comprar a través de Amazon. Además de la comodidad, Amazon ofrece una selección más amplia que las tiendas minoristas convencionales.

Debido a estos comportamientos de compras y otras ventajas, el equipo de liderazgo de Sinceri quería que su personal siguiera comprando en Amazon, pero a través de un proceso estandarizado y transparente. Amazon Business lo hizo posible.

Experiencia de una implementación ordenada

Desde que comenzó a colaborar con Amazon Business, Sinceri adoptó un enfoque por fases para introducir y capacitar al personal. La capacitación se realizó en pequeños grupos especializados, con la presencia de representantes de Amazon Business que explicaron los procesos y respondieron preguntas y dudas. Los directores ejecutivos, responsables de las comunidades de Sinceri, y los gerentes de oficinas comerciales de cada comunidad recibieron la capacitación primero. El primer grupo se centró en las autorizaciones, mientras que el segundo abordó los pedidos. Luego, se capacitó a los directores de Experiencia de Residentes.

“La experiencia con Amazon Business ha sido excepcional”, compartió Steensen. Los representantes de Amazon Business no solo son receptivos, sino también flexibles y se adaptan a los horarios y al ritmo de Sinceri. “La presentación y toda la implementación se llevaron a cabo con normalidad”, afirmó Steensen.  

Generación de ahorros mediante Amazon Business

Todas las comunidades de Sinceri ahora están en una cuenta Amazon Business, lo que optimiza el proceso de autorización para todos los pedidos. Ahora, cuando un miembro del personal de una comunidad desea hacer una compra en Amazon Business, el director ejecutivo de esa comunidad recibe una notificación para autorizarla. Una vez autorizada, se genera una factura en Amazon Business, que luego se envía a la oficina de contabilidad corporativa de Sinceri para su revisión. Otra ventaja de la facturación es que ayuda a Sinceri a hacer un seguimiento de los presupuestos de todas las comunidades con facilidad.

El proceso de autorización otorga al equipo corporativo de Sinceri un mayor control sobre los gastos de adquisiciones en toda la empresa y, a su vez, les permite ser más estratégicos. Por ejemplo, si se presenta una solicitud para comprar un producto en Amazon Business que Sinceri ya adquiere a través de otro proveedor, el equipo corporativo puede informar a la comunidad individual sobre la opción alternativa. Llevado un paso más allá, la colaboración con Amazon Business permite a Sinceri comparar precios de distintos proveedores. Si Amazon Business ofrece un producto de gran calidad a un precio más económico que el proveedor contratado, Sinceri puede identificar esa discrepancia, reevaluar el contrato y lograr nuevos ahorros.

Steensen planea profundizar en la analítica de datos proporcionada por Amazon Business, incluyendo información sobre tendencias de compras, ya que podría revelar áreas para colaborar con nuevos proveedores. Por ejemplo, la analítica puede identificar nuevas categorías de suministros y productos que faltan en los documentos contractuales actuales de Sinceri. Con los datos de Amazon Business, “podremos discernir y entender lo que realmente necesitan nuestros departamentos”, agregó Steensen.

En conclusión, Amazon Business mejora el trabajo en equipo en Sinceri al crear oportunidades para que el personal discuta sobre las oportunidades y desafíos de adquisiciones. “Todo es menos aislado y trabajamos en equipo”, afirmó Steensen. Sinceri ya está ahorrando gracias a su colaboración con Amazon Business. Las membresías de Amazon Prime se han consolidado en las comunidades, y el proceso de autorización establecido permite tomar decisiones de compras informadas, incluidos los rechazos de compras.

“Ahorramos en todas las áreas gracias a las tarifas de membresía que antes pagaban todas esas comunidades”, detalló Steensen. “También se logrará un gran ahorro gracias al proceso de autorización, ya que ahora algunos pedidos pueden ser rechazados, lo que antes no era posible”.

Publicado originalmente en Modern Healthcare.