Gestión del cumplimiento y los controles de las compras a medida que el negocio crece

En las pequeñas y medianas empresas (PYMES), las compras suelen comenzar de manera informal. Los propietarios, responsables de la toma de decisiones o empleados pueden realizar pedidos directamente a los proveedores, usar una tarjeta corporativa o recibir reembolsos por compras personales. Aunque esta flexibilidad puede funcionar en las primeras etapas, genera riesgos a largo plazo si no está respaldada por políticas claras y documentación adecuada. Sin una estructura, los negocios pueden enfrentar rápidamente problemas como gastos descontrolados, incoherencias con los proveedores, sobrecostos presupuestarios y dificultades para mantener registros financieros precisos. A medida que el negocio crece, también lo hace el impacto potencial de estas brechas, especialmente en lo que respecta a auditorías, cumplimiento y planificación financiera.

El cumplimiento de las compras consiste en garantizar que cada transacción, desde la solicitud hasta el pago, cumpla con las políticas de compra internas y los estándares reglamentarios externos. Cuando estos controles no se establecen, las pymes pueden enfrentar problemas como pedidos duplicados, relaciones fragmentadas con proveedores o documentación incompleta. Las prácticas informales también pueden dar lugar a errores en la declaración de impuestos o desafíos durante las auditorías financieras, lo que genera costos adicionales y rotación de personal. Según la Encuesta de adquisición digital de PwC 2024, el 65 % de los profesionales de adquisiciones identificaron el control de costos como su principal prioridad, lo que subraya la importancia de los procesos estructurados y la visibilidad en las compras diarias.

Iniciar con una política de compras formalizada

La base del cumplimiento es la política. Cada negocio, sin importar su tamaño, debe definir y documentar cómo se toman las decisiones de compra. Una política sólida debe aclarar lo siguiente:

• Quién está autorizado para realizar una compra
• Qué autorización se requiere según los límites de gasto y las categorías de gastos
• Qué documentos, como cotizaciones, contratos o recibos, deben recopilarse para controlar el gasto.
• Los procesos para realizar y conciliar compras

Esto ayuda a eliminar ambigüedades, alinear las decisiones con los presupuestos y mantener un proceso de compras coherente en todo el negocio. Cuando se sigue, la política no solo reduce el gasto innecesario, sino que también prepara a las pymes para auditorías, la temporada de impuestos y la planificación estratégica del presupuesto.

Establecer un proceso claro de autorización de compras

Tener un proceso de autorización de compras bien definido ayuda a garantizar que las compras sean revisadas y aprobadas antes de que se gaste el dinero. Los pasos pueden ser simples y flexibles según las necesidades del negocio. Por ejemplo, las compras menores a un cierto umbral pueden requerir solo la firma de un supervisor, mientras que las compras más grandes pueden necesitar una revisión adicional por parte del área de finanzas o la dirección. Formalizar estos pasos ayuda a prevenir el gasto no autorizado y promueve la responsabilidad. Lo más importante es que crea un registro de las decisiones de compra que respalden la supervisión financiera y el cumplimiento reglamentario.

Estandarizar la selección de proveedores según las necesidades del negocio y las políticas establecidas.

El uso inconsistente de proveedores representa un desafío común para los negocios en crecimiento. Cuando diferentes miembros del equipo compran bienes o servicios similares de distintas fuentes sin coordinación, esto puede llevar a incoherencias en los precios y términos de pago poco claros, lo que dificulta el seguimiento del historial de compras. Establecer una lista de proveedores preferidos y revisarla regularmente ayuda a mantener los estándares de calidad, costos y cumplimiento.

Utilizar la tecnología para respaldar las compras conforme a la política

Amazon Business ofrece varias características que ayudan a las pymes a controlar las compras y mantenerse alineadas con las políticas de compra internas. Los propietarios y responsables de la toma de decisiones pueden establecer roles y permisos dentro de su cuenta corporativa, lo que permite que solo las personas autorizadas puedan realizar pedidos. También pueden personalizar el enrutamiento de las autorizaciones y monitorear los patrones de gasto a través de herramientas integradas basadas en análisis. Además, pueden crear políticas de Guided Buying, a través de las cuales se dirige al personal a comprar de proveedores preferidos. Asimismo, Amazon Business ofrece la opción de Pago por factura, lo que facilita la gestión del flujo de caja y mantiene los registros financieros organizados.

Mejores controles, mejores resultados

El cumplimiento de las compras ayuda a las pymes a mantenerse organizadas, controlar los costos y tomar decisiones de compra informadas. Cuando las políticas de compra, los pasos de autorización y las prácticas de los proveedores están claramente definidos, resulta más fácil supervisar las operaciones diarias y mantener registros financieros precisos. Con el tiempo, esto permite que el negocio crezca y se expanda sin perder visibilidad ni control.