Por qué la optimización de la adquisición puede mejorar la experiencia de los huéspedes

El aumento de los precios de los alimentos y la energía, los costos de personal y otras presiones inflacionarias han creado un entorno complicado para las organizaciones de viajes y hotelería, por lo que estas han tenido que afrontar más desafíos de los habituales en los últimos años.

Al mismo tiempo, el aumento de los costos ha llevado a los negocios y a los consumidores a reducir sus gastos discrecionales. Estos negocios todavía se enfrentan a una demanda fluctuante o estacional y deben operar en distintos países con requisitos normativos específicos.

Las empresas de viajes y hotelería deben adaptarse a estas presiones sin dejar de ofrecer una experiencia de alta calidad a sus huéspedes. En el mundo actual de las reseñas en línea, las organizaciones no pueden arriesgarse a dañar su reputación como consecuencia de recibir comentarios negativos o de aplicar estándares más bajos.  

La difícil tarea de la adquisición

Las personas que trabajan en equipos de adquisición desempeñan un rol fundamental en el mantenimiento de los estándares de servicio y experiencia. Pero también deben mitigar el riesgo de la escasez de suministro proveniente de las interrupciones en la cadena de suministro. Este es un desafío clave; según el informe “El estado de la adquisición de 2025” de Amazon Business, el 33 % de los líderes sénior consideran que las interrupciones o demoras en la cadena de suministro son un factor que probablemente presentará riesgos organizativos en los próximos dos años, solo superado por el riesgo de inflación (34 %) y los delitos cibernéticos (34 %).

Sin embargo, muchas empresas se ven limitadas por prácticas de compra irregulares, ya que los productos se suelen adquirir según las necesidades. Esto impide que las organizaciones controlen quién puede hacer compras, cuánto pueden gastar y en qué se gasta el dinero.

A su vez, dicha cuestión dificulta la identificación de posibles ahorros o el desarrollo de estrategias para reducir la escasez mediante una previsión precisa de la demanda. Esto también puede complicar la conciliación de las compras con los equipos de cuentas, ya que los productos suelen reclamarse a través de informes de gastos, lo que genera procesos de autorización largos y trabajo adicional para equipos que ya están sobrecargados.

Las herramientas de combate contra las ineficiencias en las compras

La adquisición digital ofrece una solución a estas ineficiencias, además de mejorar la presentación de informes y el análisis para ayudar a los equipos de adquisición a evaluar sus estrategias generales de compra, algo que el 34 % de los líderes sénior en este ámbito identifican como una de las principales prioridades para el próximo año.

Soluciones como las que ofrece Amazon Business permiten a las empresas de viajes y hotelería tomar el control de sus compras.

Los negocios pueden aprovechar el Programa de Cuentas Asociadas, lo que permite a los socios de franquicias o integrantes de grupos más grandes acceder a más beneficios sin dejar de operar como entidades independientes. Este tipo de estructuras son muy frecuentes en el sector turístico y de hotelería, donde organizaciones locales independientes pueden operar bajo una marca más conocida.

La característica Guided Buying permite a los administradores dirigir a los compradores hacia los productos preferidos de la organización, lo que ayuda a mantener el cumplimiento de las normas de compra incluso en múltiples ubicaciones y propiedades. Los equipos de adquisición y de cuentas obtienen los datos de gasto que necesitan, lo que les permite identificar con claridad en qué se gasta el dinero y planificar las necesidades futuras para evitar el riesgo de quedarse sin stock.

La mejora de la experiencia de los huéspedes

Hasta 2023, los compradores de Pyramid Global Hospitality, que opera más de 220 hoteles, complejos turísticos y centros de conferencias en Estados Unidos, el Caribe y Europa Occidental, con ingresos superiores a los 3000 millones de dólares al año, utilizaban tarjetas de crédito como medio de pago en los distintos establecimientos. Esto creó un complicado proceso de autorización que requería que el equipo de cuentas invirtiera mucho tiempo.

Luego de empezar a trabajar con Amazon Business, el grupo implementó la herramienta Pago por factura , la cual concedió a cada establecimiento su propia línea de compra, que solo puede utilizarse con proveedores autorizados.

Esto ha contribuido a aumentar la eficiencia gracias a que los equipos de cuentas disponen de facturas detalladas y términos de pago de 30 días, lo que ayuda a mejorar el flujo de caja y a reducir los gastos no autorizados.

La organización también utiliza la Analítica de Amazon Business para comprender mejor las necesidades de compra de cada punto de venta e identificar posibles ahorros futuros.

Disponer de esta información permite a las organizaciones hacer un uso más adecuado de su dinero y sus recursos, y liberar más capital para mejorar sus servicios. Esto puede optimizar la experiencia de los huéspedes, mejorar la reputación y fomentar la fidelidad de los clientes.

Publicado originalmente en Business Reporter