Optimización de las adquisiciones para reducir el costo total de la atención

Los modelos actuales de atención basados en el valor destacan la importancia de ofrecer atención de alta calidad a un costo razonable, en lugar de pagar por el tratamiento únicamente en función de la cantidad de servicios prestados. Al medir y administrar el costo total de la atención, las organizaciones de atención médica pueden trabajar para lograr gastos más sostenibles y mejorar los resultados sanitarios de las poblaciones de pacientes mediante compras empresariales inteligentes.

Son muchos los factores que contribuyen al costo total de la atención. Sin embargo, esto suele ignorarse: Mejorar la eficiencia de los procesos de adquisiciones puede desempeñar un papel fundamental en la reducción de costos.

Al evaluar la eficiencia de las adquisiciones, las organizaciones de atención médica deben considerar no solo las compras costosas, como el equipamiento de capital o los productos desechables de dispositivos médicos de alto costo, sino también las compras más pequeñas de gran volumen, como vendas y productos de oficina. Al obtener los mejores precios posibles para todas las compras, los proveedores de atención médica pueden administrar mejor los costos.

Con el crecimiento constante de las organizaciones de atención médica y el aumento de fusiones y adquisiciones en el último año (18 fusiones o adquisiciones durante el tercer trimestre de 2023), existe el riesgo de perder el control de las compras menores si cada centro adquiere los suministros de forma independiente. Al centralizar, simplificar y rastrear las compras, toda la organización puede beneficiarse de descuentos por volumen y de procesos de adquisiciones más eficientes.

Costo total de la atención

Las organizaciones de atención médica deben calcular el costo total de la atención para comprender mejor todos los componentes que incrementan los costos. Esto permite implementar estrategias para reducir los gastos, al tiempo que se mantiene o mejora la calidad de los servicios.

Para comprender el costo total de la atención, las organizaciones deben considerar los diferentes tipos de productos y servicios que impactan en los gastos de atención médica, incluidos los costos médicos directos y los costos indirectos asociados con la administración de las condiciones de salud.

Entre estos gastos se incluyen los relacionados con los servicios de atención médica, como las visitas médicas y las estadías hospitalarias; los costos de farmacia; la administración y coordinación de la atención; los gastos administrativos; y las primas y gastos de bolsillo.

La optimización de la eficacia de la cadena de suministro y la administración de los gastos operativos, como la compra de suministros médicos y de limpieza, son componentes fundamentales de cualquier esfuerzo de control de gastos.

Administración de la cadena de suministro

Debido a que las funciones de la cadena de suministro supervisan la mayor parte de los gastos externos del sistema de salud, que superan el 40 % de los costos totales, es una opción clara para invertir con el fin de optimizar el rendimiento, de acuerdo con uninforme reciente de la empresa de consultoría en administración McKinsey & Co.

“Una función de la cadena de suministro eficiente puede impulsar la resiliencia, mejorar el cuidado, incrementar la satisfacción entre los médicos, reducir el gasto en suministros en más de un 10 % y posicionar mejor a los sistemas de salud a fin de alcanzar sus ambiciones de crecimiento”, se afirma en el informe.

En una encuesta de McKinsey, ejecutivos del sistema de salud de EE. UU. y de la cadena de suministro identificaron como elementos fundamentales para una función de cadena de suministro eficiente el compromiso clínico, el establecimiento de objetivos y el análisis de datos.

“La pandemia ha obligado a las cadenas de suministro de los sistemas de salud a ser más resilientes y proactivas, a expandir sus límites y a elevar su posición estratégica dentro de la organización”, se menciona en el informe. El compromiso de los ejecutivos de los sistemas de salud y de los líderes médicos en áreas objetivo esenciales será indispensable para seguir mejorando el rendimiento de la cadena de suministro”. Junto con las inversiones en capacidades analíticas, los sistemas de salud tienen la oportunidad de asegurarse de que los suministros que necesitan para brindar atención médica efectiva a los pacientes se proporcionen de la forma más responsable en términos impositivos”.

Administración de las adquisiciones

Con estrategias de adquisiciones inteligentes, se puede reducir significativamente el costo total de la atención al garantizar que las operaciones sean eficientes y rentables. Para implementar estrategias de adquisiciones más inteligentes, se requiere un enfoque integral que abarque todos los aspectos de la administración de la cadena de suministro y las compras.

Las estrategias clave que deben considerarse son las siguientes:

• Invertir en soluciones de adquisiciones innovadoras, incluidas tecnologías y plataformas que permiten optimizar los procesos de adquisiciones.
• Enfatizar el valor en las decisiones de adquisiciones mediante la compra de productos y servicios que contribuyan a la eficiencia y la eficacia a largo plazo. 
• Implementar una administración estratégica de la cadena de suministro a fin de optimizar la forma en que se adquieren, almacenan y utilizan los recursos.
• Controlar los formularios y centralizar las compras.
• Optimizar las actividades de adquisiciones a fin de reducir las ineficiencias y garantizar que las decisiones de adquisiciones se basen en datos y se alineen con los objetivos de ahorro de costos.
• Implementar iniciativas de ahorro de costos específicas, como evaluar los gastos anuales por distribuidor y categoría, y definir casos comerciales para identificar oportunidades de ahorro de costos.
• Aprovechar las organizaciones de compras grupales para beneficiarse de la capacidad de compra colectiva.
  

Mayor eficiencia, ahorro de dinero

Dos ejemplos del mundo real que ilustran los beneficios de optimizar las adquisiciones para miles de compras.

Como muchos hospitales, Seattle Children’s realiza la mayor parte de sus compras a través de canales de distribución de productos médicos o quirúrgicos. Sin embargo, hasta hace poco, las adquisiciones de una larga lista de artículos más pequeños, que mantenían al hospital en funcionamiento constante, eran ineficientes.

El personal gastaba una enorme cantidad de tiempo en adquirir, verificar precios y ordenar estos suministros de bajo costo. Este proceso manual y engorroso requería múltiples aprobaciones dentro de los departamentos antes de que las solicitudes de compra siquiera llegaran al equipo de adquisiciones, que luego debía autorizarlas individualmente.

“Tengo seis solicitantes que piden una gran cantidad de artículos de bajo precio y bajo riesgo, muchos de ellos de menos de $10”, dice James LeRoy, director de Aprovisionamiento Estratégico y Análisis de Valor del hospital. “Tener que volver y autorizar cada operación habría causado a mi equipo una increíble cantidad de trabajo adicional. Sin embargo, Amazon Business ofreció una solución”.

Al utilizar Amazon Business, Seattle Children’s pudo agilizar el proceso de compra de cientos de artículos más pequeños.

“El principal beneficio de Amazon Business para nosotros es la capacidad de transformar los procesos de autorización costosos y engorrosos para estos artículos, de modo que los usuarios puedan realizar pedidos directamente mediante un proceso de autorización y revisión más sencillo”, afirmó LeRoy. “Nos ahorró mucho tiempo; hasta 500 solicitudes al año. La incorporación de Amazon Business tuvo un gran impacto positivo para nosotros”.

De modo similar, Pacifica Senior Living, que brinda atención a más de 10,000 residentes en 96 comunidades de 13 estados, ha logrado eficiencias de costos en las adquisiciones mediante la consolidación de proveedores, los procesos de autorización y los controles de gastos. “Amazon Business nos ayudó a reemplazar alrededor del 95 % de nuestros proveedores en la organización centralizándolos. Esto también nos permitió contar con la capacidad de escalar al adquirir nuevas propiedades y ha brindado una eficiencia significativa a nuestro programa de compras”, afirma Jack McCarty, vicepresidente sénior de Ventas y Marketing de Pacifica Senior Living.

A través del análisis de proveedores de Amazon Business, observamos que cada comunidad de Pacifica utilizaba un número engorroso de proveedores diferentes. Además, como parte de su rutina, las comunidades de Pacifica compran al por mayor productos específicos, como suministros de mantenimiento y limpieza, artículos de enfermería y otros productos de atención. Sin embargo, un análisis más exhaustivo reveló que Pacifica no aprovechaba su poder de compra, a pesar de las compras rutinarias al por mayor. Por ejemplo, el pedido de 50,000 guantes quirúrgicos al mes constituía una oportunidad de ahorro de costos, ya que podrían haber negociado precios al por mayor más bajos con sus proveedores. Esto no ocurrió hasta que Amazon Business apareció en escena para reducir la cantidad de proveedores y negociar los precios en función del gasto.

La parte contable de la ecuación también se simplificó gracias a la consolidación y racionalización de proveedores. El equipo contable de Pacifica ahora solo procesa facturas de un puñado de proveedores, lo que eliminó parte del tiempo que antes se perdía rastreando documentos de los miles de proveedores que abastecían a las comunidades de Pacifica. El procesamiento de las 30,000 facturas, como se hacía en 2022, se logró en mucho menos tiempo.

Pasos importantes

Para trasladar los costos del proceso de adquisiciones a los productos de menor costo y mayor volumen, las organizaciones de atención médica de todos los tamaños deben considerar adoptar diversas medidas, entre ellas las siguientes:

• Obtener descuentos por cantidad al comprar artículos en una tienda integral en línea que ofrezca una amplia variedad de productos, desde equipos médicos duraderos hasta productos informáticos, suministros de limpieza e incluso lapiceras y papel.
• Utilizar procesos para mantener el control, mediante el establecimiento de límites de gastos y restricciones por categorías.
• Implementar políticas de Guided Buying a fin de orientar a los compradores hacia proveedores o productos preferidos.
• Utilizar análisis para mejorar la visibilidad de las compras y generar informes que muestren los gastos por individuo y por grupo.
• Integrar la compra de artículos menos costosos con los sistemas de compras existentes para artículos costosos, a fin de mantener el control y la administración del cumplimiento.
  

Mediante la adopción de estas medidas, no solo se pueden reducir los costos, sino que también se logran mejores resultados en la atención de pacientes al garantizar que todos los suministros y servicios necesarios estén siempre disponibles.

Publicado originalmente en Fierce Healthcare.