Cómo la adquisición moderna ayuda a controlar el gasto marginal y a navegar en un mercado desafiante

La adquisición siempre fue compleja, pero el clima económico actual lo convierte en un aspecto más crítico y matizado del desempeño de un negocio en general. Los negocios enfrentan varios desafíos, desde la inflación y los cambios en los aranceles a un aumento en la demanda de sostenibilidad y cumplimiento.

Sin embargo, muchas organizaciones aún dependen de procesos descentralizados y sistemas desconectados, lo que dificulta la supervisión. Sin la visibilidad y el control adecuados, problemas como el gasto marginal, los ahorros no realizados y las violaciones de políticas erosionan silenciosamente los presupuestos e introducen riesgos.

Es por eso que más líderes están centrados en la adquisición, no solo para reducir costos, sino para implementar un enfoque estratégico. La adquisición electrónica se está convirtiendo en una pieza clave de la pila tecnológica, ayudando a las organizaciones a modernizar las compras e impulsar decisiones más inteligentes a gran escala. De hecho, según una encuesta mundial de Economist Impact, el 38 % de los líderes de adquisiciones consideran que la transformación digital es una prioridad máxima hoy en día, una cifra que se espera que aumente al 54 % en cinco años.

Empoderar a los compradores del equipo es un primer paso fundamental

Los compradores que compran para departamentos o equipos juegan un rol importante en el gasto de la empresa. Pero sin las herramientas adecuadas, son vulnerables a faltas de eficiencia y compras fuera de las políticas.

Los directores de información (CIO) y los líderes de adquisiciones están trabajando para empoderar a estos usuarios y al mismo tiempo mantener una supervisión crítica. Un sistema de adquisiciones electrónicas moderno, como Amazon Business, lo hace posible con herramientas intuitivas que guían a los usuarios hacia los proveedores y productos preferidos, junto con políticas de protección integradas que respaldan el cumplimiento y una compra socialmente más responsable.

Cuando reciben el apoyo adecuado, estos compradores se convierten en agentes de cambio: impulsan la adopción, generan ahorros y ayudan a que la adquisición funcione de forma más estratégica en toda la organización.

Fabiola Duenas, directora ejecutiva y agente inmobiliaria de Forza Real Estate Group–Keller Williams Houston, comparte el efecto de Amazon Business en el empoderamiento de su red de agentes independientes:

“Hemos visto un aumento constante en la adopción de Amazon Business a través del Programa de Cuentas Asociadas. Nuestros agentes nos informan de un mayor nivel de satisfacción y ahora invierten mucho menos tiempo buscando los productos necesarios y organizando los gastos. Nos permitió acceder a un solo lugar para pedir todo, por lo que es ordenado para todos. Las herramientas no solo proporcionan más tiempo para los agentes, sino también más formas de prestar servicios a los clientes, ya sea en mercados comerciales como en residenciales”.

Las estrategias evolucionan para respaldar las adquisiciones modernas

Empoderar a los compradores del equipo es solo el comienzo. Los líderes están recurriendo a estrategias basadas en la centralización, la automatización y el conocimiento para construir una función de adquisición verdaderamente moderna.

1. Comienza por unificar las adquisiciones en toda la empresa

La centralización de las adquisiciones en un sistema compartido permite a los líderes estandarizar procesos, consolidar proveedores y reducir los gastos marginales.

Las organizaciones también obtienen la capacidad de aplicar políticas de manera más efectiva y garantizar que las compras sigan las pautas establecidas y las relaciones con los proveedores preferidos. Herramientas como Guided Buying, disponibles exclusivamente para clientes Amazon Business con una membresía Business Prime, respaldan esto al permitir que los equipos creen procesos que administran umbrales de presupuesto, pasos de autorización y restricciones de productos. 

Joseph Strumolo, responsable de la fuente global de pago en Vacasa, describe cómo Amazon Business respalda su control de compras y señala: “Comenzamos a mejorar la visibilidad al optimizar los procesos y centralizar las cuentas, canalizando el gasto de BU a través de una única cuenta Amazon Business y eliminando el uso de tarjetas de crédito personales. Además, al establecer políticas que nos brindan una mejor visibilidad de las compras, también podemos aprovechar descuentos y consolidar el gasto, lo que nos permite alcanzar nuestros objetivos”.

Strumolo también comparte cómo Vacasa frenó los gastos no autorizados, lo que resultó en una reducción del 7.7 % en los costos y dice: “Tomamos una medida decisiva: desactivamos la posibilidad de que los usuarios utilicen una tarjeta de crédito de la empresa. En su lugar, dirigimos esas compras a través de Punchout para poder aprovechar los descuentos, los términos netos de Pago por factura y obtener crédito para nuestros reembolsos en Amazon Business”.

2. Priorizar la automatización de procesos

Las tareas manuales, como la búsqueda de autorizaciones y el seguimiento de nuevos pedidos, a menudo saturan a los equipos de adquisición. La automatización elimina el desorden y brinda a los compradores más tiempo para concentrarse en el trabajo estratégico y orientado al valor.

En Jabil, la integración de Amazon Business con su plataforma Coupa ayudó al equipo a optimizar las compras y reducir la carga de trabajo táctica. Los equipos de adquisiciones pueden seleccionar el amplio catálogo de Amazon Business, establecer parámetros de compra y destacar a los proveedores preferidos, todo dentro de Coupa. Mientras tanto, los empleados podían avanzar con rapidez a través de los procesos de compra sin sacrificar la elección o tener que salir del sistema.

“Fue una ganancia de eficiencia realmente grande”, afirma Heidi Banks, directora sénior y socia de Participación para servicios de abastecimiento a pago en Jabil. “A los usuarios finales les encanta, ya que se requieren menos clics para obtener lo que necesitan, algo que siempre es útil. El equipo de adquisiciones lo adora porque la transparencia abierta mantiene a los socios competitivos. Con la amplia selección de Amazon Business, la membresía Business Prime y los precios exclusivos para negocios, Open Buy les permitió ganar más y fortalecer la asociación”.

El valor antes y después es evidente en los gastos marginales, donde las compras pequeñas y únicas anteriormente habían sido difíciles de administrar. 

“Una vez que se autorizan las solicitudes de compra, el 95 % de nuestras órdenes de compra se enrutan de manera automática, sin la necesidad de la intervención manual de un comprador”, explica Banks. “Las facturas también se integran de forma automática sin intervención humana y logran eficiencia para ambas partes. “Todo esto sucede de manera automatizada, lo que reduce el trabajo táctico y permite que la adquisición se concentre en actividades estratégicas, como el abastecimiento y la negociación”.

3. Tome decisiones más inteligentes y rápidas con analítica en tiempo real

Los paneles que rastrean las tendencias de gasto, el desempeño de los proveedores y los patrones de uso brindan a los equipos la información que necesitan para tomar decisiones más sólidas. 

Estas herramientas también respaldan un mayor cumplimiento al señalar lagunas en las políticas, sacar a la luz anomalías y facilitar la aplicación de las directrices de adquisiciones en todos los departamentos. La analítica puede ayudar a seguir el rendimiento según los objetivos de costos y las iniciativas de apoyo en torno a los proveedores preferidos y las compras socialmente responsables.

Jabil, por ejemplo, sintió que la capacidad de usar su stack digital para influir en las decisiones de compra era evidente casi de inmediato. 

Banks señaló: “Una vez que comenzamos a utilizar la integración de Amazon Business y Guided Buying, vimos un aumento del 4 % en las transacciones de compra que se trasladaron a catálogos preferidos en lugar de proveedores libres o no estratégicos. “Desde entonces, hemos logrado una mejora de más del 40 % en nuestro gasto en catálogo y en socios estratégicos”.

Menciona que, “Si observamos algo en los datos de gastos de Amazon Business, o gastos fuera de Amazon Business que no deberían estar ocurriendo, podemos corregir esos procesos ya sea a través de una administración de cambios o de Guided Buying”.

Las adquisiciones deben estar en el centro de la transformación digital

Durante mucho tiempo las adquisiciones se han considerado una función administrativa. Pero en un entorno empresarial más volátil y centrado en el valor, eso está cambiando. Los CIO, CPO y otros tomadores de decisiones reconocen cada vez más que las adquisiciones son una palanca estratégica para reducir el riesgo, mejorar la gobernanza e impulsar el crecimiento.

Al estructurar las compras distribuidas y permitir decisiones más inteligentes con datos y automatización, las empresas pueden construir cadenas de suministro más flexibles, mejorar la colaboración y alinear las adquisiciones con objetivos empresariales más amplios.

Publicado originalmente en CIO Dive.