Universidad Emory

Resumen

Dentro de un panorama de gestión de adquisición y cadenas de suministro que evoluciona rápidamente, las instituciones de educación superior enfrentan desafíos únicos que exigen soluciones innovadoras. Christopher Stokes y Kesha Hammock Reed, administradores del sistema de adquisiciones de Emory University, compartieron ideas sobre la estrategia de transformación que implementó la universidad para optimizar su proceso de adquisición a través de soluciones de compra inteligente para negocios y la colaboración con Amazon Business. Fundada en 1836 por el obispo metodista John Emory, la institución prestigiosa con sede en Atlanta identificó la necesidad de modernizar sus operaciones de adquisición entre crecientes complicaciones.

Consolidar cuentas de compras

Antes, la fragmentación de los procesos de compra en más de cien cuentas distintas de Amazon reducía drásticamente la transparencia y el control, lo que obstaculizaba la eficiencia de las estrategias de adquisición en la universidad. La falta de visibilidad de los comportamientos de compra y la incapacidad de hacer cumplir las políticas de adquisiciones en todos los departamentos acentuaron la necesidad con urgencia de un sistema consolidado. La relación con Amazon Business aseguraba una solución coherente a estos desafíos, junto con el uso de la tecnología para recuperar la supervisión y optimizar los procesos de trabajo de compras.

Kesha explica "El descubrimiento de Amazon Business fue un gran logro para la Universidad Emory. Observamos un gasto muy beneficioso en nuestro lado de la tarjeta de compra y pensamos que sería una buena oportunidad para avanzar entendiendo que habría ahorros financieros y beneficios administrativos al crear una cuenta para la Universidad Emory".

Como explica Christopher, "Nuestros departamentos de compras y tarjetas de compra notaron que había un gasto considerable con Amazon, aunque en ese momento no estábamos haciendo negocios oficialmente con ellos. Teníamos más de cien cuentas diferentes de Amazon Business asociadas con la Universidad Emory, pero el departamento de compras no tenía visibilidad de lo que compraban los usuarios de esas cuentas. Todo lo hacían en la tarjeta de compra y, por lo tanto, tenía que conciliarse en la fase final, lo que suponía una enorme carga administrativa que frustraba a los usuarios finales. Sabíamos que consolidar las cuentas definitivamente sería un gran ahorro [de costos] para nosotros. Tener más control sobre lo que compraban nuestros usuarios finales, poder asegurarnos de que las compras cumplieran con nuestras políticas y asegurarnos de que los carritos que nuestros compradores estaban creando pasaran por nuestro sistema de compras y se ajustaran a nuestros procesos de trabajo eran las cosas que realmente nos impulsó a trabajar con Amazon [Business]". 

Obtener información clara sobre el ahorro

Una de las soluciones clave fue Business Prime, ya que la Universidad Emory obtuvo ahorros cuantificables de inmediato en envíos e información clara sobre el progreso de sus ahorros a través de paneles prediseñados. "Business Prime nos dio ahorros cuantificables inmediatos realmente. Amazon tiene un panel de instrumentos que muestra los ahorros y nuestros superiores observan ese panel, lo cual les resulta muy útil para ver el progreso que estamos logrando y los ahorros que estamos obteniendo", sostuvo Christopher. Al inscribirse también en el Programa de Exención de Impuestos de Amazon (ATEP, por sus siglas en inglés), lograron aplicar el estado de exención de impuestos de su institución en compras elegibles, con el resultado de obtener más ahorros de costos. Además, herramientas como Guided Buying y la búsqueda integrada permitieron a la universidad adherirse más estrechamente a las políticas de adquisiciones y, al mismo tiempo, brindaron a los usuarios la flexibilidad de realizar comparaciones de precios efectivas y tomar decisiones de compra informadas directamente dentro del sistema de compras de la universidad. "También utilizamos la función Guided Buying", afirmó Christopher. Tenemos muchas categorías con ciertas advertencias [de cumplimiento]. Queremos advertir a nuestros usuarios finales que lo que están comprando puede no cumplir con nuestras políticas de compra, pero eso no les impide crear ese carrito y enviarlo al sistema, lo cual es excelente". 

Agilizando el proceso de compra

Las historias de éxito compartidas por Christopher resaltan los beneficios tangibles de migrar a Amazon Business. El compromiso de Amazon Business de adaptar sus ofertas para enfrentar los desafíos únicos que enfrenta la universidad, mediante la facilitación de compras fluidas que cumplan con las políticas. Otro beneficio de la medida fue una mayor eficiencia en las adquisiciones gracias al uso de Punchout, una integración de compras que simplificó el proceso de compra para la Universidad Emory. Esto permitió a los usuarios acceder al extenso inventario de Amazon Business a través de su propia aplicación de adquisiciones, simplificando el proceso de compra y manteniendo el cumplimiento de las políticas y flujos de trabajo institucionales. Esta integración no solo mejoró la eficiencia, sino que también aseguró que los procesos de adquisiciones se integraran perfectamente con los protocolos de compras existentes de Emory.

Christopher explicó "Con Punchout, nuestros usuarios finales pueden acceder a nuestro sistema de compras y crear un carrito sin problemas en el sitio web de Amazon Business. Ese carrito se transfiere nuevamente a nuestro sistema de compras. Luego, el carrito puede revisar las carteras que ya creamos y determinar si cumple con nuestras políticas. También utilizamos la búsqueda integrada, que es una buena manera para que los usuarios comparen artículos de Amazon con otros proveedores de nuestro catálogo. No tienen que entrar en la ficha, lo cual es genial, les ahorra mucho tiempo". Kesha explicó "Los tipos de artículos que pedimos [a través de este sistema] son ​​equipos de laboratorio, equipos de tecnología informática y muebles. Pedimos Similac al por mayor para el centro de primates, lo cual es bastante sorprendente".

La introducción de las funciones Punchout y Guided Buying no solo ha agilizado el proceso de adquisiciones en la Universidad Emory, sino que también ha generado importantes ahorros de costos, lo que demuestra la prudencia financiera de integrar estas herramientas avanzadas en su sistema de compras. Como explicó Kesha, "Las cifras de crecimiento con Amazon [Business] durante los últimos 12 meses habrían representado un ahorro total de $63,000, que se ha desglosado en ahorros de envío de $33,000. Creo que el descuento del negocio fue de $13,000. Qué ahorros tan geniales y considerables por nuestra parte”.

Christopher también enfatizó la importancia estratégica del análisis de gastos y la capacidad de hacer cumplir las políticas de adquisiciones directamente dentro de la solución Amazon Business, lo que marca un paso significativo hacia el logro de la eficiencia de las adquisiciones y el cumplimiento de las políticas.

Aprovechando un socio estratégico

“Nuestra relación con Amazon Business evolucionará hacia una relación de asociación y gestión de proveedores", dijo Kesha. "El equipo de Amazon Business fue de gran ayuda para nosotros en nuestro viaje", dijo Christopher. "Nos proporcionó una gran cantidad de análisis de gastos que han sido realmente útiles para determinar qué productos queremos presentar en el sitio web de Amazon Business. Fue útil para nuestro departamento de compras a la hora de determinar qué artículos deben subcontratarse. De hecho, es extremadamente útil. En el frente de la gestión de proveedores, el simple hecho de poder enviar proveedores locales diversos que pueden ser proveedores únicos de Emory y configurarlos con Amazon no solo redujo la carga administrativa de nuestra parte al no tener que configurarlos en nuestro proveedor. sistema de gestión, también les dio el beneficio de tener una audiencia más amplia en Amazon y no solo tener que depender de la Universidad Emory para gastar". 

En conclusión, la asociación de compras estratégicas entre la Universidad Emory y Amazon Business es un claro ejemplo de la evolución de las prácticas de adquisición dentro de la educación superior. Al abordar desafíos complejos a través de soluciones tecnológicas, la universidad logró considerables ahorros de costos y eficiencias operativas. La implementación de Business Prime, Guided Buying y Punchout demuestra un modelo de adquisiciones innovadoras que podría servir como modelo para otras instituciones de educación superior que enfrentan problemas similares de adquisiciones y gestión de la cadena de suministro. A través de esta colaboración, la Universidad Emory sentó un precedente en el aprovechamiento de la tecnología para mejorar la estrategia de adquisiciones institucionales, lo que subraya el potencial de la innovación colaborativa para transformar los marcos de adquisiciones tradicionales, logrando una mayor transparencia, eficiencia y cumplimiento de políticas para las compras de educación superior.